淺析基本建設項目中的檔案管理

趙慶芳

摘 要：基本建設項目檔案是企業檔案管理的重要工作之一，其管理工作非常重要且具有一定的難度，本文闡述了基本建設項目檔案管理工作中容易出現的問題及相應對策，用以提高建設項目檔案案卷質量，規范企業建設項目檔案管理工作。

關鍵詞：基本建設項目；檔案管理

基本建設項目檔案是企業檔案管理的重要工作之一，基本建設項目檔案是指整個工程建設項目從醞釀、決算到建成投產（使用）的全過程中應當保存的文件資料，包括基建項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘察、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產（使用）等工作活動中形成的文字、圖表、聲像、實物等形式與載體的材料，是企業基本建設活動的真實歷史記錄，也是全面鑒定基建工程質量、使用和維護建設項目的重要依據。

基本建設檔案的收集和整理工作有一定的難度、很容易出現問題，收集工作做不好，就難以保證基建檔案的完整性和質量，后續工作也無法得到有效開展，也會導致出現“無檔可查”的問題。

1 原因淺析

1.企業管理層面重視程度不夠。大部分企業從項目立項開始，對項目的未來效益以及基礎建設工作非常重視，但是對于項目檔案的管理往往容易忽視，導致項目建設工作完成后，需要擴建或工程改造時會出現所需的檔案資料不缺失或者甚至沒有。遇到這種情況，企業只好重新收集整理相關檔案，但往往很難建立完整的企業檔案體系。

2.涉及部門多，收集難度較大。一個大中型建設項目，從可行性研究開始直至項目竣工投產，需要牽扯到計劃、物資、勘測、設計、環境保護、電力通訊、交通、安裝等諸多環節。由于建設單位多，建設環節繁雜，涉及范圍廣，因而產生文件材料的部門也很多，由于這些部門分別屬于不同的行政系統，因此增加了資料收集的難度。同時由于基本建設活動中形成的科技文件材料轉手多，運行時間長，過程復雜，如果每個環節交接手續不嚴格，歸檔不及時，就可能造成檔案的文件不齊全或簽字蓋章不完整。

3.資料形成周期長，變化點多。由于基礎建設項目實體龐大，不易移動，就只能在固定的場所作業，加之露天作業多，受自然界及其他方面的因素影響比較大，因而項目建設周期長，人員變動等因素也給檔案收集整理工作帶來了很多不利。例如：施工人員有所變動，資料就不能交接到資料員手中，如果資料員變動，會導致資料保管不當，文件丟失，文件材料簽字蓋章不全等。即使在資料歸檔時發現該問題，由于時間久遠，所造成的損失很難予以彌補。

4.資料收集過程控制難度大。檔案產生和保管使用單位分離，工程竣工之后，應將有關工程的全部檔案材料向建設單位移交，由建設單位歸檔保管。單就這項工作來說，檔案資料產生和最終保管使用部門存在分離現象，有些工程的施工，在距離檔案保管部門幾百公里之外，檔案人員只能在工程的各個階段去指導培訓，又不能時時刻刻待在施工工地及資料整理場所督導，很容易使一些單位不重視過程中材料的形成和積累。

5.施工動態性造成資料收集不能一次完成。由于施工動態性極強，基本建設項目竣工驗收交于建設方后，經常會有日常維護、維修、技術改造等活動，這些活動也會形成相應的科技文件材料，這些文件也應該作為基建檔案來保存，因此造成資料收集不能一次完成，需要即時補充完善。

2 管理項目檔案收集整理的措施及對策

（一）收集方面

收集整理數量眾多的基建檔案材料的有序化，必須反映文件材料形成過程中的有機聯系，這項工作做不好，就會出現“無檔可查”的問題。因此，做好收集工作是及其重要的。

檔案材料并不是由檔案人員自己產生，而是由其他業務部門在活動過程中自然形成的，其形成過程比較分散，控制起來難度也很大，單靠檔案人員的力量是遠遠不夠的，為了保證基建檔案收集齊全、完整及檔案材料的質量，必須做好以下工作：

1.制定完善的符合本公司基建檔案的歸檔范圍和保管期限。

基建檔案歸檔范圍和保管期限，應明確列出歸檔文件的名稱、興建的形成單位、歸檔的責任者、歸檔時間、歸檔分數、載體類型等等。有了這個表，誰交什么、什么時候移交也就一目了然了，但是，每個項目都有其獨特性，形成的材料不可能完全一樣，很難做到標準化，這就需要施工單位和建設單位針對此工程來統一協調，該有明確的文件材料范圍，這樣才便于檔案人員在工程的過程中收集。

2.將項目建設檔案管理工作納入基建活動業務流程。

加強檔案人員對基建業務活動的參與度，可以很好的控制基建文件材料，保證基建文件材料的收集的完整、齊全和質量。基建檔案管理工作應與項目建設同步進行，從立項開始，就要建立相應的對你感管理流程，對文件材料進行及時收集。否則，基建文件材料的丟失在所難免。檔案人員要參與初期的項目會議，了解項目的概況及進程，檔案人員還應參與項目的竣工驗收，在項目竣工驗收之前，做好整個工程的檔案驗收，只有檔案驗收通過，并得到檔案人員的簽字確認，整個實體工程才可進行竣工驗收。

3.將檔案管理在簽定的合同中予以明確。

基建活動周期長、參建單位多，為了保證文件材料的完整、齊全與準確，合同中必須有明確的條款來約束。例如，可以在合同條款中列出關于檔案方面向建設方交保證金，等項目結束后，建設單位驗收如果檔案符合標標準后，應將保證金保證金退還參建單位。

（二）基建檔案的整理

基建檔案的組卷，就是將形成過程中存在有機聯系的文件材料組合、裝訂在一起，形成案卷，主要包括以下材料：

1.項目建設單位形成工程的前期文件、竣工驗收管理文件、生產準備管理文件，因按階段結合問題進行組卷。

2.施工單位形成的工程技術文件，按標段、單位工程、分部分項工程、專業等組卷；

3.調試單位形成的工程調試文件，按系統、階段、專業、技術結構等特征組卷；

4.設備儀器文件，按專業、系統、臺件、技術結構等特征組卷。

5.監理文件，按專業、時間、文中等特征組卷。

6.基建檔案的排列，要注意卷內文件和案卷的排列順序，排列規則是：批復在前，請示在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后；審批文件在前，報審文件在后；文字在前，圖紙在后排列；

7.單位工程文件案卷，因按照單位工程綜合管理性文件卷、施工記錄及相關試驗報告卷、質量驗收文件卷的順序排列。

（三）項目文件的組卷。

根據多年的經驗，建議施工單位或監理單位在收集整理好文件后，盡量拿到公司檔案部門，在檔案部門專業檔案人員的指導下，開始組卷，案卷之間要保持有機聯系，不能將內容毫無意義不相關的一堆文件隨意組合；另外，案卷文件的數量要適度，對于案卷，除了“具有有機聯系”這樣一個要求外，還因該有一個量的界限，稱為案卷的組合度，一份案卷，所含文件分數太多或太少，均不利于保管和利用，直觀地表現為案卷的厚度。

（四）案卷內保存價值和保密等級應統一。

從檔案的鑒定、保管和利用角度來看，高質量的案卷要求是必不可少的，在維護文件有機聯系的前期下，應考慮不同價值和密級組織案卷，若兩者發生矛盾，不能硬性分開具有有機聯系的文件，而應家直銷的服從價值大的，密級低的服從密級高的。

3 結束語

項目檔案是工程建設的真實記錄和質量鑒定的重要依據，是一項寶貴的資源和財富，同時項目檔案也是企業檔案的重要組成部分，項目檔案的完整與否，檔案管理水平的高低，對工程項目的開展、生產運營、維修、技改、擴建等起著舉足輕重的作用，做好建設項目的檔案管理工作，不僅會促進了建設項目的管理，同時還可以更好的保證項目建設質量。因此，做好基本建設項目中的檔案管理意義深遠。