城建檔案管理的難點問題及解決對策

朱曄暉

摘 要：城建檔案，就是城市在規劃和建設的過程中，產生的具有實際價值的圖表、資料、文件等。城建檔案是城市規劃工作的依據，總結了城市建設工作中的寶貴經驗。建立完備的城建檔案，是建設新時代和諧城市的必然要求。本文將對我國現在的城建檔案管理狀況存在哪些不足之處進行探討，并且根據實際情況提出一些相應的解決方法。

關鍵詞：城建；檔案管理；對策

管理好城建檔案，對于一個城市的建設來說是很重要的。由于信息化在全社會的普及，城建檔案的管理工作也開始進入信息化趨勢。目前我國城建檔案的管理工作還存在著一些不足：城建檔案的管理方式太落后；檔案管理不嚴謹，不能夠得到有效率地利用；管理人員工作敷衍等。為了推動檔案管理的信息化，管理者要從根本上重視起檔案管理工作，結合時代的變化改變城建檔案的管理方式。還要在引進先進技術，加強管理設施的建設，讓城建檔案的價值在城市規劃和建設的過程中得到充分的發揮。

1 城建檔案的管理有哪些不足

1.1 管理人員心態問題

雖然城建檔案的管理工作在城市規劃和建設過程中具有十分重大的意義，但是目前很多城建檔案的管理人員并沒有意識到這一點。檔案管理的工作內容相對枯燥，流程繁瑣，需要進行大量的重復步驟。而有些檔案管理人員在工作時沒有嚴謹認真的態度，建檔不及時甚至不建檔；有些檔案缺乏相應的資料，沒有的得到管理人員的補充；還有的工作人員，對于檔案的管理只是表面走走流程，不進行編排和維護，形成的檔案有名無實，根本沒有實際應用的價值。

1.2 管理人員素質問題

我國還沒有建立檔案管理人員應該遵守的制度，對檔案管理人員的能力認證和選拔也沒有一個評定標準。很多檔案管理人員都是由相關部門，甚至是無關的職位和部門調動而來的。這些檔案管理人員沒有檔案管理的相關知識，工作能力根本不能滿足實際需要。檔案管理工作經常要進行重復性工作，內容繁多，需要工作人員具有強大的資料整理能力。還有要分辨資料的實際價值，將高價值的資料錄入檔案，價值不足的資料可以舍棄。這些都需要檔案管理人員具有一定的專業素養。

1.3 檔案管理的制度問題

我國當前的許多城市，對于檔案的管理，采取的都是舊制度、舊辦法，甚至有些地方沒有專門的檔案管理制度。比如有些地方對于檔案的格式規定沒有明確標準，檔案整理人員采用的編號方式各不相同，甚至字體顏色也都不一致。這就

導致檔案的不規范，不能夠統一利用。還有些地方的檔案管理人員在辦公室內吸煙，隨意使用電器，給檔案管理帶來了安全隱患。這些都是因為沒有專門的制度進行管理所造成的。

1.4 相關法律問題

我國今年來在檔案管理的立法工作上做出了努力，對我國的城建檔案管理進行了一定改善，但是仍然還有很大的提升空間。從國家全局的角度來看，目前我國部分地區的檔案管理法規與中央的管理法規存在一定的沖突，對于檔案文件也沒有一個明確的規范，不利于形成統一的管理。城建檔案的內容需要嚴格的保密的。對于檔案的查閱、抄錄，要經過嚴格的審批流程，防止機密泄露。對于查閱、抄錄檔案的單位和個人，也要經過上層批準，嚴格按照手續流程來進行[1]。

2 如何改進城建檔案的管理工作

2.1 轉變管理思路

領導者要深刻認識到城建檔案的管理工作的重要性，認識到檔案管理在城建工作中的巨大作用。國家和政府要制定配套的檔案管理方案，規范檔案的書寫、編輯和檢索。地方政府要提高城建檔案管理工作的地位，大力宣傳檔案管理工作的重要性，采取各種措施支持檔案管理工作的進行。比如完善檔案管理場地，消除檔案管理場地的不安全因素。還要培養檔案管理員工的專業精神，養成員工積極、認真的工作態度。

2.2 建設專業工作隊伍

針對檔案管理人員的專業素質不足，政府必須給予足夠重視。首先，政府部門要注意對工作人員的教育工作。對檔案管理員工的工作態度和工作技能進行全面提高。

對于檔案管理人員，不能夠盲目進行調用。首先，政府要增強檔案管理人員對相關知識的了解。通過一些關于檔案管理知識的講座，培養員工的檔案收集能力、檔案整理能力、檔案價值鑒定能力、檔案的編輯和檢索能力[2]。其次，還要建立獎懲制度，表彰優秀員工，懲罰懈怠員工。檔案管理工作由于其特殊性，很容易導致員工在工作過程中精神松懈，敷衍了事。政府必須從員工著手，培養高素質、高能力、工作態度嚴謹的檔案管理人員。

2.3 完善管理制度

完善檔案管理的各種制度，要從國家和地方政府兩方面說起。國家要加強檔案保密的措施，避免檔案的內容發生泄露。建立有關檔案管理的各種法律法規，對檔案的借閱、抄錄流程進行嚴格審查，對調用檔案的權限進行嚴格界定。地方政府也要參照國家的法律制定相關政策，保持與國家法律的統一性，規范城建檔案的書寫、編號、命名、保存。對于檔案管理事，要徹底落實安全管理制度，嚴禁工作人員吸煙、隨意使用電器，嚴禁安放易燃易爆物品。

2.4 推進信息化

由于信息科技的發展，信息化已經成了各行各業發展的共同趨勢[3]。城建檔案管理工作的信息化趨勢也不可避免。要推行檔案管理的信息化，首先必須要先建立統一管理的城建檔案平臺，收錄政府各部門的資料數據進行整合。其次要引進新的科學技術，加快檔案的檢索速度，提高工作的效率。最后要形成信息化管理的監督機制，在效率利用城建檔案的同時保證國家機密的安全。

3 結論

城建檔案的管理工作已經越來越受到國家政府部門的重視。城建檔案是我國各個城市在城市規劃和城市建設過程中的寶貴經驗和工作依據，在城市建設工作中具有重要的指導作用。我國現在的城建檔案管理還有很多不足之處。對此需要國家、政府、工作人員的共同努力，從思想上重視檔案管理工作，從行動上落實檔案管理政策，遵守管理制度，建立城建檔案管理的完善體系。

參考文獻

[1]李麗.分析城建檔案管理的難點問題及解決對策[J].江西建材，2014，03：295.

[2]章磊.論當前城建檔案信息化建設中的難點與解決對策[J].黑龍江史志，2014，21：231.

[3]付偉.縣級城建檔案信息化建設中存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案，2015，01：49.