建設工程檔案資料管理中的突出問題及應對措施思考

摘 要：建設工程檔案資料記錄了建設工程的全過程。做好建設工程檔案資料的收錄、管理及使用，使建設工程檔案資料完整、全面、規范，甚至是通用，對于建設工程項目的全工程都有著至關重要的作用。但是如今的建設工程檔案資料管理中存在著許多問題，文章對工程建設檔案資料管理中存在的突出問題進行討論，并提出了提高建設工程檔案資料管理的相應措施。

關鍵詞：建設工程；檔案資料；突出問題；對應措施

建設工程檔案資料是一種極具保存價值的文件資料。它以工程建設項目為單位，在建設工程全過程中形成的并以圖紙、圖表、文字等形式保存下來的工程項目檔案資料。建設工程檔案資料不僅僅是為了記錄當前的建設工程設計、施工、管理階段，也是明確建設工程項目各施工程序質量責任的重要依據。所以建設工程各方管理者應當樹立建設工程檔案資料管理的意識，嚴格按照建設工程檔案資料管理的相關法制規范，保證建設工程檔案資料的準確并得到充分地利用，為建設工程項目交付使用后的維修、改建提供必要的依據。

1 建設工程檔案資料管理中存在的突出問題分析

結合工程項目建設的特點以及筆者的工作經歷，筆者認為在我國的建設工程檔案資料管理中仍存在著以下一些突出的問題：

（一）建設工程管理者注重工程建設，忽視檔案資料建設

建設工程項目中相關單位的領導、管理人員、技術人員都對檔案不夠重視，檔案法治意識觀念薄弱。建設工程項目的相關負責人雖然在工程項目籌劃過程中有對建設工程檔案資料管理進行了初步的規劃，但是在實際項目管理中只注重建設項目的進度、質量，忽視相關人員對建設工程檔案資料的記錄、收集及管理。在建設工程項目的全過程中，工程建設各方管理者沒有指定完善的工程建設檔案管理機制，使得建設工程檔案資料管理與工程建設進度脫節，更有甚者，建設工程檔案資料中有很多的遺漏，或是相關技術人員沒有提交，或是使用復印件。有的單位雖然有著完善的建設工程檔案資料管理制度，但是形同虛設，更談不上按照制度進行檔案資料管理。

（二）工程建設項目的施工工序多而復雜，資料整理歸檔不按規范

一個建設工程項目一般包括土建、樁基、水、電、市政建設等多個施工過程，這也需要多個施工單位來完成。建設工程項目必須按照施工工序的先后順序，所以對應的施工過程的檔案資料管理工作都至關重要。建工工程項目檔案資料由這些施工過程的檔案資料整理組合而成的，每個施工單位的資料都是獨立完成的，所以就容易出現檔案資料分散、檔案管理出現脫節的現象。有的施工單位對其施工過程中的必要相關記錄填寫有遺漏、不規范，對于一些建筑材料的檢驗報告、質量保證書等內容殘缺、不實；有的單位不按要求進行編制建設工程竣工圖，導致建設工程檔案資料質量不高，不能為建設工程后期的維修改建提供有利的考察依據。

（三）建設工程檔案資料管理人員與其他單位、部門缺乏溝通

檔案管理人員在管理工程中的自覺性及主動性決定了檔案資料的質量。建設工程是一個復雜的項目，它需要很多企業及單位的參與，需要各個部門的相互配合。建設工程項目的參與單位都對應著相關負責人，所以檔案管理人員與各負責人之間存在著必要的聯系。在當前的建筑行業當中，檔案管理人員極度缺乏自覺性及主動性，使得各單位的提交的資料沒有得到有效的檢查或者沒有索要缺失的資料。這是由于建設工程檔案管理人員與其他單位缺乏溝通，使得滯留在相關人員手中的資料無法提交，出現錯漏的地方無法及時更正補充。

2 加強建設工程檔案資料管理的應對措施分析

針對以上建設工程檔案資料管理中存在的突出問題，對于加強建設工程檔案資料管理提出如下應對措施：

（一）強化工程建設全過程的檔案資料管理意識

在工程檔案資料管理過程中，要樹立檔案質量管理意識，按照合同要求及檔案管理的相關規范，施行全過程管理，提升建設工程檔案資料的質量。領導對建設工程檔案的意識就決定了工程建設全過程中檔案資料管理質量。建設工程項目管理者應當組織相關人員學習建設

工程檔案資料管理方面的規范。建設單位的負責人在與設計單位、施工單位、監理單位分別簽訂合同的時候，應將建設工程檔案資料的收集、整理及移交等納入合同條款中，在建設工程竣工之后，驗收建設工程的竣工檔案。這就相當于將建設工程檔案管理工作與單位利益相關聯，這樣不僅使得相關技術人員注重檔案資料管理，也明確了責任，提高了他們認真記錄及管理建設工程檔案資料的責任心。建設項目的設計單位應當按照與建設單位訂立的合同進行編制工程項目實際的竣工圖紙及文件，與此同時，建設單位可以按照國家的相關規定提供給設計單位一定的報酬。

（二）發揮監理部門的作用協調配合，保障工程檔案資料整理規范

建設單位要積極發揮監理單位在建設工程項目施工現場監管的作用，協調各參與單位和施工單位的關系，明確分工、相互配合，高質量的完成建設工程全過程的檔案資料歸檔之前的各項工作，銜接系統緊密，使建設工程檔案資料管理進度跟上建設工程項目的進度，保障建設工程每個施工工序的檔案資料都按照實際工程的真實情況進行收集和整理。此外，建設單位還要積極發揮監理部門的監管作用，明確參建單位的責任，及時與各參建單位溝通協調，定期督促各個參建單位及時記錄、收集并提交各個過程的建設工程檔案資料，并且嚴格審核提交的檔案資料，確保建設工程檔案資料歸檔前完整系統，沒有遺漏。為了保障建設工程項目檔案資料的質量，監理部門還應與建設單位緊密配合，做好建設項目文件的收集及前期匯總工作，建設工程檔案資料前期的收集及匯總是后期檔案資料系統整理的基礎，所以監理部門應發揮積極的作用以確保檔案資料的真實和完整。

（三）加強檔案管理人員與工程建設各單位、部門溝通協調，做好檔案資料管理工作

建設工程檔案部門應當積極地與其它相關部門進行交流、協商，取得他們的配合與支持，并請工程建設相關部門監督建設工程檔案的管理過程，確保每各工程項目階段的檔案資料都真實、完整、系統。各個部門的工程檔案資料都是由各自的檔案管理人員進行記錄、收集、整理，而建設項目檔案資料管理則是將這些單位的資料都收集起來進行整理、歸檔。通過與其他部門的溝通了解相關技術人員在進行建設工程檔案資料管理工作中存在哪些問題，及時給予合理的建議與指導，并適時督促各方相關技術人員認真記錄和收集建設工程檔案資料，確保檔案資料的收集進度及資料的真實性。在建設工程項目中，參建單位較多，相關部門如果沒有緊密地聯系，就容易造成檔案資料的不系統，這時候就要發揮檔案管理人員的作用，與各單位各部門進行有效地溝通，協調各部門的檔案資料管理工作，使得建設工程檔案資料管理的緊密度與建設工程施工工序的銜接度保持一致，保障建設工程檔案資料在工程建設全過程中及時和準確。

3 結束語

建設工程檔案資料管理需要各部門的積極配合，并在宏觀的監控過程中，按照相關的管理規范及體系進行工作。在此過程中，需要提高建設項目相關人員對于工程項目全過程的檔案資料管理意識，需要監理部門加強對建設工程項目檔案資料的監管作用，需要建設工程檔案管理人員與其他部門積極地溝通協調，只有這樣，建設工程檔案資料才能夠準確、完整、系統，建設工程檔案資料管理工作也會更加系統化、高效化，在建設工程項目的后期運行、維護中發揮巨大的作用。

參考文獻

[1]張冰.走芻議建設工程檔案有效管理的措施[J].建筑工程技術與設計.2014（18）：896.

[2]陳麗娟.工程檔案在工程項目管理中應用[J].科學時代.2014（22）：35-36

作者簡介

王麗艷（1984—），女，新疆石河子人，新疆天智辰業化工有限公司企管部，資料員，大學本科學歷，研究方向：檔案資料管理。