醫(yī)院會計檔案管理電算化存在的問題與對策研究

梁彥

摘 要：隨著計算機的快速發(fā)展，其在醫(yī)院會計檔案管理中的應(yīng)用越來越多，醫(yī)院會計檔案無紙化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的應(yīng)用對會計檔案管理提出更高的要求。尤其是遠(yuǎn)程報銷、查賬，會計檔案的精確、快速查找等方面的管理上存在諸多問題。本文認(rèn)為提升電算化會計檔案的管理有效性，可以大大改善醫(yī)院會計人員對會計檔案梳理與服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院會計；會計檔案；電算化；計算機

1 引言

國內(nèi)醫(yī)院已經(jīng)實行了多年的會計電算化核算，卻一直沒有對其計算機系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)做過備份，有的會計人員甚至不知道如何正確備份電算化會計資料；很多單位的電算化檔案管理工作還處于自發(fā)狀態(tài)，流于形式，完全由會計人員自行決定如何保管和處理備份的會計數(shù)據(jù)和會計軟件，使得電算化檔案管理長期處于一種無序的、不連貫的狀態(tài)。隨著會計人員崗位的調(diào)整，以前的電算化會計資料很可能也就無檔可查了；即便對會計數(shù)據(jù)進行備份，多數(shù)也僅是對會計核算軟件里的數(shù)據(jù)做備份，很少有按《會計電算化管理辦法》的規(guī)定，及時對電算化會計數(shù)據(jù)以及會計軟件等重要電算化資料進行歸檔管理。很多會計人員對電算化會計檔案管理的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為保證會計軟件的正常運行，只要做好日常的數(shù)據(jù)備份和計算機防病毒工作就可以了，電子資料看不見、摸不著，既然已經(jīng)打印出會計憑證、會計賬簿和會計報表等紙質(zhì)檔案了，就沒必要將那些電子數(shù)據(jù)進行歸檔管理。

2 醫(yī)院會計工作與檔案管理存在的問題

（一）會計與檔案管理工作失衡

醫(yī)院會計檔案也是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于醫(yī)院會計業(yè)務(wù)工作中，是醫(yī)院會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，醫(yī)院會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。醫(yī)院的會計檔案管理制度亟待完善，制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定。只突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

（二）會計電算化效率有待提升

經(jīng)濟新常態(tài)下，醫(yī)院電子計算機形式記賬，會計核算形式也發(fā)生了變化，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性。然而實際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。加強電算化會計檔案管理，是保障會計電算化工作正常開展的必要手段。會計電算化大大提高了工作效率，減輕了會計人員的負(fù)擔(dān)，但是計算機本身并沒有防腐拒變的能力，如果我們不能做好電算化資料的保管工作，僅靠紙質(zhì)會計資料的管理，終將給會計電算化工作造成損失或不必要的麻煩。由于我們的會計電算化工作還不完善，在較長一段時間內(nèi)，會計軟件也需要升級或更新，有必要事先對原有會計數(shù)據(jù)或會計軟件進行備份甚至歸檔管理，也屬電算化會計檔案的管理范疇。

3 提升醫(yī)院會計電算化檔案管理水平

（一）強化會計監(jiān)督檢查職能

加強醫(yī)院會計電算化檔案管理工作的監(jiān)督檢查。對已經(jīng)實施的醫(yī)院會計電算化的單位，應(yīng)要求其嚴(yán)格執(zhí)行《醫(yī)院會計電算化工作規(guī)范》、《醫(yī)院會計電算化管理辦法》等文件中關(guān)于電算化檔案管理的規(guī)定，并參照相關(guān)內(nèi)容制定符合本單位的電算化會計檔案管理辦法，定期組織檢查。通過有效的監(jiān)督檢查工作，促使各醫(yī)療單位財務(wù)部門加強對電算化會計檔案管理的制度建設(shè)，提高會計人員對電算化檔案管理的重要性認(rèn)識，自覺做好醫(yī)療電算化檔案管理工作。

（二）擴充電算化會計檔案管理范圍

醫(yī)院會計電算化工作規(guī)范規(guī)定的會計檔案，指存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)。電算化會計檔案的管理工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，但是電算化會計資料的收集工作卻需要每一位會計人員的配合。因此，要做好電算化會計檔案的管理，首先需要制定一套嚴(yán)格的電算化會計資料歸檔的操作流程，確保電算化會計檔案的完整性、實用性，要做到原始會計電子文檔與保存在財務(wù)系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)，以及打印出的紙質(zhì)會計檔案的對應(yīng)關(guān)系。比如，可以要求每年存檔的會計賬簿必須同時附帶保存一張本年度的電子賬簿數(shù)據(jù)光盤，兩賬相符，以滿足不同需要。

（三）提升會計電算化檔案管理方法

對于醫(yī)院電算化會計檔案的保管，應(yīng)緊跟計算機技術(shù)的進步而發(fā)展。本文認(rèn)為隨著計算機科學(xué)技術(shù)的進步，計算機電子文檔的保存方式方法都在不斷創(chuàng)新、進步。原有的會計電算化檔案管理的基本要求，如“對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點”；“對采用存儲介質(zhì)保存的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復(fù)制，防止由于存儲介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失”等條文，可以而且應(yīng)該作一些適當(dāng)?shù)男薷摹，F(xiàn)在的很多存儲方式已經(jīng)被證明是可以信賴的。對于一個基層單位的電算化檔案管理需求來說，使用這些先進的存儲介質(zhì)備份會計檔案，即安全、又節(jié)約，方便實用，并且可以與紙質(zhì)會計檔案同時同地保管，便于查找、核對。在利用外存儲器備份電算化會計檔案的同時，還可以將相同備份在檔案管理部門、財務(wù)部門的計算機（或服務(wù)器）的硬盤中同時保存，這樣即無需多次復(fù)制，又可達(dá)到異地、專人負(fù)責(zé)管理，也提高了電算化會計檔案的利用率和安全性。

（四）提高會計與檔案管理人員素質(zhì)

醫(yī)院會計與檔案管理人才是醫(yī)療事業(yè)成功的決定因素。實現(xiàn)醫(yī)院會計電算化，必須增加具有綜合能力的電腦專業(yè)人才，對系統(tǒng)安全和電算化軟件進行維修養(yǎng)護，加強對電子檔案管理；對現(xiàn)有的會計、檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)；引進適當(dāng)?shù)募日莆崭鞣N現(xiàn)代技術(shù)知識和技能、了解檔案管理知識，又精通會計工作業(yè)務(wù)、專門從事會計檔案管理的工作人員。只有這樣，才能適應(yīng)新時期會計檔案管理的要求。當(dāng)然，要真正做好會計電算化檔案的管理工作，按照目前會計電算化工作的發(fā)展?fàn)顩r，還有很多基礎(chǔ)工作需要落實、完善。電算化內(nèi)控制度的建立健全等都會影響到電算化會計檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]曹玉芬.淺析提高檔案管理水平的思考與對策[J].科技展望.2016（02）

[2]張霞.油田企業(yè)檔案管理水平的提升對策探討[J].辦公室業(yè)務(wù).2013（19）