基層單位檔案管理創新與改革探討

孫希英

摘 要：社會信息化和科技化的浪潮，不僅改變了社會民眾傳統的思維方式、工作習慣，也迫使越來越多的產業以及事業領域開始思考自身能夠展開變革、邁向現代化的可能。因此，信息化條件下如何改善檔案管理工作、提高檔案管理水平等問題是檔案從業人員面臨的新課題。本文概述了基層單位檔案管理工作的意義，分析了其在管理實踐中的問題，并提出了改進檔案管理效能的建議，以期為基層單位檔案管理工作有序開展提供參考借鑒。

關鍵詞：基層單位；檔案管理；信息化；管理策略

檔案管理工作是基層單位日常管理工作中的重要組成部分，與單位的長遠發展具有非常直接的關聯性，而在當下社會經濟不斷發展、普通民眾的生活方式、服務要求不斷發生變革的背景下，基層單位更為迫切需要對檔案管理有所創新與改革，使之更貼近時代需求，成為單位自身進步的助推力量，對此，下文將圍繞這一課題展開探討。

1 革新基層單位檔案管理工作的意義

對基層單位檔案管理進行改革不僅是順應時代發展之舉，也是與時俱進的必然選擇。具體地說，首先加強對基層單位檔案管理工作的改革與創新，必然要加大對檔案管理人員業務能力、工作技能，以及面向信息化、科技化以及數據化的電子信息素養的培養力度。這不僅是基層單位檔案管理改革的必經之路，這些經過特訓的人才也將成為基層單位他日發展所必須的人才，將在日后的工作中充分發揮和實現個人價值。其次，基層單位的檔案管理改革，也意味著將引入現代化的管理方法與設備渠道，此舉必然會基于當今社會經濟與科技快速發展所引發的人們思維和生活習慣的變化，而引入網絡以及數據化平臺。由此說明單位檔案管理將走向數據化的發展趨勢，這不僅能夠提升檔案管理工作的精準度，還能提升其管理效率和工作質量，最終實現基層單位整體工作更符合科學化和規范化管理。再者，基層單位檔案管理改革一旦開始，亦意味著從事改革的工作人員和要求啟動改革的管理層，必然已經對當前單位檔案管理工作中的現狀與問題有了清晰的認知。而其后所進行的改革、策略的變更、操作方法的創新，以及對于設備的補給、工作人員的匹配必然都是在基于現狀和問題的基礎上所進行的有針對性的改革，如此一來，便能夠促使檔案管理工作的開展和對方向的把握，更具有理論性和目的性。

2 基層單位檔案管理的工作現狀

簡單來說，所謂的檔案管理就是對實體檔案或信息檔案進行管理，并提供與之相關的各類型服務的工作總稱。而從其工作流程來說，主要包括收集、整理、價值堅定、保管、編目和歸檔、檢索與研究。但對于廣大管理者而言，工作內容即是將混亂無序的檔案資料、將分散質雜的內容進行統一的整合，按照統一的管理要求進行排序和歸檔，便于使用者查詢和借用。可見管理主體理念的不同，管理內容也將有所不同。對其實際觀察，主要可概括如下：

首先，單位投入檔案管理工作的各項資源有著根本性的欠缺。這里所謂的資源不單指為實現信息技術以及現代化科技的各種計算機、網絡、服務器等硬件設施，還包括與檔案管理工作息息相關的工作人員。這兩方面資源的匱乏導致基層單位的檔案管理工作在質量、效率以及專業性方面都呈現出明顯的缺陷，甚至導致工作當中出現和偏差，最終不僅將影響到檔案的使用，還將為整個單位的全局發展帶來不利的影響。其次，單位檔案利用率低。據有關調查數據顯示，目前我國多數基層單位對于檔案管理過程中的調查、收集、歸檔工作相當重視，但是對于其中檔案資源的開發與使用則不以為然。針對這一問題，筆者認為檔案只有被利用才能真正凸顯出其價值所在，否則將變成毫無用處的展品，難以實現真正意義上的價值。再次，檔案管理工作未形成明確的管理制度，或者在實際操作中執行率低，導致單位在真正展開檔案管理工作的過程當中，經常性出現檔案借閱不歸還、重要資料丟失、電子信息泄露，不僅嚴重影響到管理工作本身的質量，還將致使檔案信息所有人及相關項目遭受損失。

3 提高基層單位檔案管理效能的措施

（一）構建檔案管理信息化平臺。基層單位自身的建設與發展離不開社會經濟與局勢的大環境，因此，在外部環境所構建的信息技術發展愈發迅速，各類先進的管理手段與技術不斷作用于日常生產、經營和管理的工作時，越來越多的事業單位就開始將信息技術手段作用于檔案管理過程中，以期實現管理的快捷和高效，而這也是構建信息化平臺的重要途徑與最終發展目標。具體構建信息化平臺的路徑為：首先，應當規范并改進信息化條件下檔案管理基本工作流程，促使檔案管理與信息化需求兩者相吻合，同時結合檔案管理流程設計檔案信息系統軟件，促使檔案管理信息化、科技化；其次，在建立健全信息平臺的過程中，同步加強內部控制制度建設力度，有步驟、有計劃的建設文件信息數據庫，并逐步推行檔案文件信息共享，建設共享信息網絡。

（二）拓展檔案服務范圍與能力。據有關調查結果顯示，目前我國基層單位對檔案的使用方式大多以收集和存儲為主，真正意義上實現對其內在加之開發和使用的不多，使得檔案利用率低成為了一種普遍現象。越來越多的信息內容從歸檔的那一刻起，便成為“死檔”，陷入永無止境的“休眠”進程中，極不利于檔案管理工作長期發展以及價值生成的行為。要改變這一現狀，首先，基層單位領導層和管理層要從根源上重視檔案管理各個環節，在固有展開檔案服務功能和業務的基礎之上，拓展與檔案服務相關的其他職能，如利用單位內部局域網對檔案信息內容進行檢索和利用的功能；或依托單位對外網站、其他網絡終端、自媒體平臺實現檔案的線上查詢和在線服務功能。此外，立足于大數據環境下，還可以基于現有技術條件，通過將各地既有的數字檔案或檔案業務統一部署在“云端”，利用虛擬技術來分配云端存儲空間，藉此展開“云服務”。此舉相對于傳統的檔案管理，不僅更有助于提升檔案管理業務的工作速率，還能有效縮減原有過程中所需的軟硬件設施投入經費；并將位于不同地區、擁有不同屬性的檔案管理機構其內部的檔案信息進行徹底整合與共享，從而切實推進檔案信息一體化建設，形成檔案管理發展的大格局，進一步促進“一站式、全方位、立體化”單位檔案管理目標的實現。

（三）加強檔案信息安全性管理。隨著互聯網的普及與發展，電子檔案范圍、內容、數量迅猛擴展，隨之而來的就是黑客攻擊、病毒侵襲等問題。信息技術雖然能為檔案管理工作帶來快捷與高效，但與此同時也埋伏著一定的隱患，存在著檔案信息外泄以及個人隱私信息公開的可能性。這就需要檔案管理人員及單位全體加強安全防范意識，強化信息技術的安全定位，通過各種殺毒軟件、定期檢查計算機系統等方式，全面提高檔案管理工作質量；加強檔案管理人員的安全素養建設，提高工作人員網絡環境中識別信息安全的意識與能力，進一步拓寬電子檔案保護領域，有效促進檔案管理工作、檔案信息化建設事業可持續發展。

參考文獻

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