新時(shí)期提高檔案收集歸檔質(zhì)量的對(duì)策

摘 要：收集歸檔是檔案保存和利用的前提。本文結(jié)合新時(shí)期檔案收集歸檔要求更高、任務(wù)更復(fù)雜的特點(diǎn)，以資產(chǎn)檔案收集歸檔為例，針對(duì)資產(chǎn)檔案管理中的不足，指出加大對(duì)歸檔管理的支持力度，推動(dòng)立卷歸檔制度的完善、加強(qiáng)復(fù)合型檔案隊(duì)伍建設(shè)、改善檔案發(fā)展條件、實(shí)施動(dòng)態(tài)跟蹤檔案收集歸檔模式、加快檔案信息化建設(shè)，提高檔案收集歸檔質(zhì)量，確保固定資產(chǎn)檔案的價(jià)值能夠完整、準(zhǔn)確、快捷地得到體現(xiàn)和利用。

關(guān)鍵詞：檔案收集；固定資產(chǎn)；歸檔

檔案收集歸檔是檔案館、檔案室接收并將辦理完畢且有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理、保存的過程，是檔案管理的基本業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。近年來，隨著各項(xiàng)檔案政策陸續(xù)頒布和落實(shí)，尤其是國家檔案局第8、9號(hào)令的發(fā)布實(shí)施，文件材料的歸檔范圍、保管期限、價(jià)值鑒定等工作有了指導(dǎo)方針和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。但從現(xiàn)階段檔案資料收集歸檔管理的細(xì)節(jié)來看，仍然存在亟待改善的地方。本文以固定資產(chǎn)檔案的收集歸檔為例，探討提高檔案收集歸檔質(zhì)量的方法。

1 現(xiàn)階段固定資產(chǎn)檔案收集歸檔存在的問題分析

固定資產(chǎn)檔案是指固定資產(chǎn)從規(guī)劃、購置、安裝、使用、維修、更新直至報(bào)廢過程中形成的有保存價(jià)值的圖紙、文字、說明、憑證和記錄等文字材料，通過不斷的收集、整理、歸檔等工作建立起來的檔案。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異和辦公條件的日益改善，固定資產(chǎn)的種類越發(fā)繁多、更新變動(dòng)也比較頻繁，經(jīng)調(diào)查部分單位資產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)檔案收集歸檔工作存在不少問題。

（一）固定資產(chǎn)檔案收集存在困難

首先，固定資產(chǎn)使用時(shí)間跨度較長(zhǎng)給檔案收集帶來困難。按照《固定資產(chǎn)分類與代碼》（GB/T14885-2010）規(guī)定，資產(chǎn)使用年限一般6-12年，房屋建筑物等使用時(shí)間更長(zhǎng)，相應(yīng)地資料收集時(shí)間跨度長(zhǎng)，持續(xù)收集困難較大。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有的單位資產(chǎn)購入階段的檔案資料殘缺不全，甚至連購入數(shù)量、型號(hào)都沒有清楚記錄；有的在資產(chǎn)使用階段，沒有使用部門和使用人的相關(guān)記錄資料。因此，較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，如不適時(shí)做好平時(shí)收集歸檔工作，難免給資產(chǎn)的運(yùn)行、管理留下隱患。其次，固定資產(chǎn)使用過程動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)給收集帶來困難。有些資產(chǎn)譬如通用設(shè)備經(jīng)歷預(yù)算、審批、購置、使用、外借、調(diào)撥、報(bào)廢等生命周期，其中轉(zhuǎn)移、借用、領(lǐng)用等變更情況較為頻繁，尤其是遇到保管人退休、調(diào)動(dòng)等人事變動(dòng)時(shí)，如不及時(shí)收集、登記、備案，時(shí)間一長(zhǎng)容易遺漏。一單位資產(chǎn)調(diào)撥后，調(diào)撥申報(bào)審批單及調(diào)撥申請(qǐng)這樣重要的檔案資料沒有得到保存，檔案的收集不能隨著資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)使用而呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)性。再次，固定資產(chǎn)使用范圍較廣泛、檔案分散性較強(qiáng)，有些部門或個(gè)人出于使用便利，把操作手冊(cè)、維修說明書等放在手邊，不歸檔或延遲歸檔。

（二）固定資產(chǎn)檔案信息化程度不高

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，資產(chǎn)管理已從傳統(tǒng)的手工管理演變?yōu)榘胧止ぁ⑿畔⒒芾恚壳八行姓聵I(yè)單位都使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，通過信息系統(tǒng)能快捷準(zhǔn)確地查到每份資產(chǎn)檔案資料。但是，信息化程度不高，資產(chǎn)管理系統(tǒng)仍需完善，數(shù)字檔案室建設(shè)也尚處于規(guī)劃階段，存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化步伐均有待提高，依然存在對(duì)賬困難、監(jiān)控不力等問題，影響單位內(nèi)部資產(chǎn)管理信息的集中度、時(shí)效性和連續(xù)性，無法為資產(chǎn)調(diào)劑、共享提供及時(shí)、全面和準(zhǔn)確的參考信息。

（三）固定資產(chǎn)檔案收集歸檔意識(shí)不強(qiáng)，制度執(zhí)行不到位

因?qū)ο嚓P(guān)政策規(guī)定和檔案知識(shí)不是十分了解，一些單位對(duì)固定資產(chǎn)檔案管理工作不夠重視，沒有制定資產(chǎn)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，存在“重使用、輕檔案”的錯(cuò)誤意識(shí)，導(dǎo)致管理職責(zé)不明、檔案工作與業(yè)務(wù)工作聯(lián)系不緊密、有價(jià)值的資產(chǎn)檔案得不到歸檔保存等問題。盡管有的單位制定了比較健全的歸檔制度，但執(zhí)行力度不夠，出現(xiàn)不按規(guī)定統(tǒng)一管理的情況。有的片面追求歸檔率，將利用價(jià)值不高、不值得歸檔的文件資料移交給檔案部門，造成庫房面積的緊張和檔案利用的不便。

（四）賬外固定資產(chǎn)檔案收集歸檔不到位

對(duì)由歷史形成的未在賬內(nèi)核算的賬外固定檔案，由于資金來源多元化、經(jīng)手人員較多、各部門間缺乏溝通協(xié)作等原因，賬外資產(chǎn)檔案流失率較大，資料收集較不齊全。譬如，一些單位沒有原始資產(chǎn)材料可查，不同程度地出現(xiàn)“來歷不明”的資產(chǎn)，有些甚至將賬外資產(chǎn)連同賬內(nèi)資產(chǎn)一同報(bào)廢處置，有的出現(xiàn)了難以理清使用部門的“閑置資產(chǎn)”。

2 新時(shí)期提高檔案收集歸檔的對(duì)策

（一）完善檔案工作制度，嚴(yán)把歸檔動(dòng)態(tài)跟蹤管理環(huán)節(jié)

首先，積極接受上級(jí)檔案管理部門對(duì)檔案收集整理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，及時(shí)建立健全單位內(nèi)部檔案工作制度，及時(shí)制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門審核后實(shí)施，不管是賬內(nèi)還是賬外的文件資料做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。凡是應(yīng)歸檔的文件材料及時(shí)向本單位檔案部門移交，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔；開展資產(chǎn)專項(xiàng)工作時(shí)，根據(jù)需要吸收檔案部門參加，確保建立檔案與開展專項(xiàng)工作同步進(jìn)行。其次，明確規(guī)定檔案接收范圍，防止資源分散。有的單位明確規(guī)定“固定資產(chǎn)卡片、臺(tái)賬、會(huì)計(jì)賬簿、盤存核對(duì)表等均為重要的檔案材料，必須裝訂成冊(cè)，并按照有關(guān)檔案管理的規(guī)定妥善保管”，“要求對(duì)大型設(shè)備建立圖紙、使用說明、操作規(guī)程等技術(shù)檔案”[1]。其次，狠抓關(guān)鍵關(guān)口，實(shí)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理，確保檔案的系統(tǒng)性、完整性。在“資產(chǎn)入口關(guān)”，加強(qiáng)支出管理，規(guī)范核算；在報(bào)批、購置、驗(yàn)收時(shí)一般收集申購報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)文件、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，內(nèi)容清晰、齊全、規(guī)范。在“資產(chǎn)使用關(guān)”，一般收集借用單、轉(zhuǎn)移單、故障維修記錄、調(diào)撥單、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)清查盈虧表等。在“資產(chǎn)出口關(guān)”，一般收集處置協(xié)議、處置清單、處置審批單等。對(duì)歸檔后的基建檔案資料要做到及時(shí)跟蹤管理，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)管理。

（二）組建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，建立集中統(tǒng)一的檔案資源管理架構(gòu)

積極運(yùn)用遠(yuǎn)程教育開展檔案繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)培訓(xùn)、鍛煉交流等活動(dòng)，使檔案工作者具備豐富的檔案管理知識(shí)、扎實(shí)的管理能力與必備的資產(chǎn)管理知識(shí)，掌握有關(guān)資產(chǎn)檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、檔案的整理、分類、編目、編號(hào)、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案歸檔管理工作打好基礎(chǔ)。建立科學(xué)的育才引才機(jī)制，培養(yǎng)和引進(jìn)既懂檔案又懂資產(chǎn)的復(fù)合型人才；關(guān)心檔案工作者成長(zhǎng)，鼓勵(lì)他們埋頭苦干、樂于奉獻(xiàn)、銳意進(jìn)取，保持檔案隊(duì)伍穩(wěn)定，不斷提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。

同時(shí)，健全考核評(píng)價(jià)機(jī)制，堅(jiān)持責(zé)任考核。將固定資產(chǎn)檔案工作列入職能部門和檔案管理人員年度考核內(nèi)容，對(duì)好的做法加以總結(jié)推廣，突出個(gè)人予以表彰，對(duì)工作不到位，造成檔案損毀、遺失或拒不移交的部門和個(gè)人，依法追究責(zé)任并督促相關(guān)責(zé)任人積極予以補(bǔ)救。結(jié)合單位檔案管理實(shí)際，對(duì)檔案部門和人員進(jìn)行有效整合，提高資產(chǎn)檔案工作效能。

形成以檔案主管部門為指導(dǎo)，以檔案管理員為主體、以各部門檔案協(xié)管員為輔助的檔案管理構(gòu)架，檔案室負(fù)責(zé)落實(shí)資產(chǎn)材料收集、整理和歸檔等工作，在各使用部門指定協(xié)管員負(fù)責(zé)本部門資產(chǎn)的日常登記、維修、保養(yǎng)、檔案收集等工作。通過微信、QQ等信息平臺(tái)，促進(jìn)管理員、協(xié)管員間雙向溝通，打破部門和條塊分割，整合單位內(nèi)不同部門的檔案資源，推動(dòng)檔案資源科學(xué)配置和高效利用。檔案室（員）及時(shí)規(guī)范檔案流向，嚴(yán)防檔案流失、材料缺失、價(jià)值判斷不一、歸檔范圍不全、移交滯后等問題，推動(dòng)資產(chǎn)檔案的妥善管理。

（三）加強(qiáng)歸檔宣傳爭(zhēng)取重視，履行檔案管理職責(zé)

檔案室結(jié)合實(shí)際開展多種形式的宣傳教育，提高單位職工對(duì)國家檔案管理制度的了解和對(duì)固定資產(chǎn)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，以增強(qiáng)歸檔意識(shí)，形成重視、支持、參與檔案收集歸檔的工作局面，推動(dòng)立卷歸檔管理日趨完善、檔案發(fā)展保障條件日益改善和檔案收集模式、管理手段的進(jìn)一步創(chuàng)新。譬如，通過集中學(xué)習(xí)、分發(fā)宣傳品、微信、微博等途徑深入宣傳歸檔是法定義務(wù)，檔案是單位的血脈和歷史記錄，資產(chǎn)檔案是防止國有資產(chǎn)流失、促進(jìn)保值增值、進(jìn)行資產(chǎn)管理決策的重要參考；把檔案工作納入本單位發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，定期組織開展文件積累、歸檔知識(shí)，收集分類注意事項(xiàng)等活動(dòng)，為自覺支持并認(rèn)真做好歸檔工作奠定思想基礎(chǔ)。

嚴(yán)格依照《檔案法》、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等規(guī)定和科學(xué)可操作性的歸檔制度，明確相關(guān)責(zé)任人職責(zé)，有序開展檔案的統(tǒng)一移交、驗(yàn)收、歸檔工作。檔案管理人員在歸檔時(shí)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，對(duì)文件的形成實(shí)施超前控制，有責(zé)任向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門反映情況、提出改進(jìn)意見，并督促整改，必要時(shí)請(qǐng)有關(guān)部門做補(bǔ)充記錄或要求列清相關(guān)數(shù)據(jù)等；尤其要定期開展檔案的自查、檢查工作，形成自查或檢查記錄，重視盤查、評(píng)價(jià)賬外資產(chǎn)檔案管理情況；分管領(lǐng)導(dǎo)或主要負(fù)責(zé)人定期督促檢查、聽取工作匯報(bào)，及時(shí)研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題，提出指導(dǎo)性意見和建議，拓寬工作思路，形成工作有宣傳、有布置、有落實(shí)、有檢查、有反饋的良好局面，使得檔案工作和資產(chǎn)工作一起推進(jìn)。

（四）做好固定資產(chǎn)管理工作，提高資產(chǎn)檔案管理信息化水平

把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，加快數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、存量傳統(tǒng)賬檔案電子化和檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)，提供方便快捷優(yōu)質(zhì)的資產(chǎn)檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)智慧化，徹底杜絕來歷不明或不人問津的資產(chǎn)情況存在。

資產(chǎn)管理和檔案管理工作相輔相成，資產(chǎn)管理混亂，資產(chǎn)檔案管理也不會(huì)出現(xiàn)良好的勢(shì)頭。完善資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)、提升管理信息化水平，不但能提高資產(chǎn)管理效能，也促進(jìn)資產(chǎn)檔案管理的信息化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，使固定資產(chǎn)檔案管理變得方便快捷和準(zhǔn)確全面。通過先進(jìn)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)結(jié)合資產(chǎn)分類統(tǒng)計(jì)等報(bào)表，實(shí)現(xiàn)“賬、卡、物”相符，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)從購置、領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移到報(bào)廢等全方位準(zhǔn)確齊全的記錄和保存。

總之，新時(shí)期檔案收集歸檔的要求更高、任務(wù)更復(fù)雜，固定資產(chǎn)檔案是涉及范圍較廣、系統(tǒng)性較強(qiáng)的信息資源。應(yīng)高度重視檔案文件材料的收集與歸檔工作，推動(dòng)立卷歸檔制度的完善、加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)、改善檔案發(fā)展條件、創(chuàng)新檔案收集模式、信息化手段，確保資產(chǎn)檔案的價(jià)值能夠完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地體現(xiàn)和利用，從而更好實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

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作者簡(jiǎn)介

劉志慧（1981-），女，漢，河南信陽，浙江省林業(yè)后勤管理服務(wù)中心，中級(jí)職稱（檔案館員），碩士研究生，研究方向：檔案管理與信息資源開發(fā)。