基層事業單位文書檔案管理工作淺談

李文斌

文書檔案通常也被稱作管理性檔案，它記錄了機關、團體、企事業單位所從事的各種管理性活動，是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。在新時期的改革發展中，管好用好文書檔案，對一個單位的事業發展起著至關重要的作用。作為一名基層事業單位的檔案管理人員，同時兼任辦公室文秘工作，在多年的工作實踐中積累了一些經驗，下面對如何做好文書檔案管理工作談些自己的認識，與大家分享。

1 規范公文處理工作，把好公文的形成關

一個單位絕大多數的文書檔案都是由公文演變而來的，公文處理完畢之后經鑒定具有保存價值的部分，經過整理歸檔，轉化為文書檔案。可以說，公文是文書檔案的前身，文書檔案是公文的歸宿之一，二者實際是同一事物在生命周期的不同發展階段的不同稱謂而已。因此，公文的形成質量與管理狀況直接影響到后續文書檔案的質量及諸多環節，所以，規范好公文處理工作，把好公文的形成關，是做好文書檔案管理工作的基礎。而公文的擬制工作又是公文形成的關鍵環節，由于基層單位各部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草相關要求的理解存在差異，導致起草的文件質量有高有低，因此，公文文稿在簽發前，應由文秘人員嚴格按照《黨政機關公文處理工作條例》及《黨政機關公文格式》的要求，對擬制公文的紙張、排版、印制裝訂以及公文格式各要素的編排規則進行審核把關，對公文制發的簽發手續、審核權限、正文標題、主/抄送單位、落款及日期等進行嚴格的檢查，使得文種使用準確，格式擬定符合標準要求，對簡稱及不標準的字盡量少用或不用，以便對未來文書檔案的規范管理，提高運用信息化檢索的查準率。另外，擬制公文應按要求，選用耐久性好的紙張及碳素墨水、藍黑墨水、激光打印等字跡材料，避免使用各種不耐久的字跡，如鉛筆、圓珠筆、復寫紙、紅墨水、感光傳真紙等，因紙張及字跡材料的質量直接關系到公文使用壽命的長短。

2 實行文檔一體化管理，堅持平時鑒定歸檔

文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展，將兩者有效地結合起來，就能實現文書運轉的高效率和檔案管理的高質量。文檔一體化管理系統將公文處理與檔案管理相結合，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、鑒定、整理、歸檔、利用、統計等形成一個有序的整體，實現文件的一次性輸入，達到多功能、多途徑的輸出和全網絡信息共享，避免了檔案人員的重復勞動，使檔案的資源能夠達到最大限度的開發和利用。實行文檔一體化管理，從文件的形成開始直到整理歸檔，按照統一的標準、統一的格式，進行文件處理、文件歸檔和檔案管理工作，保證了歸檔質量，為文書檔案工作的標準化、規范化建設打下堅實的基礎。將辦理完畢的文件放到平時收集、鑒定、整理歸檔，化整為零，既避免了文件的散亂丟失，有利于安全保密，又便于平時的保管利用，節省時間。

3 加強檔案管理教育培訓，不斷提高管理人員綜合素質

文書檔案管理工作是一項政治性、機要性、專業性很強的工作，管理人員不但要有高度的工作責任感，良好的職業道德，細心辦事的工作態度，樂于奉獻的工作精神，還要有扎實的管理檔案的基本技能。因為一個基層單位的兼職檔案人員，既要管理文書處理，又要管理檔案工作，對文件的來龍去脈、辦理的輕重緩急，檔案的借閱與歸還等都要做得有條不紊、主次分明，還要熟悉室藏，及時準確地提供利用，如果沒有系統的檔案、文秘專業知識和基本的業務技能，是很難勝任工作的；加上設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化、管理方法的不斷改革等，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。因此，單位要從實際出發，多渠道、多形式的開展教育培訓，給檔案管理人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，以提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念，彌補一次性教育的不足；檔案管理人員要不斷強化現代科技知識的學習，加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，并靈活運用到實際工作之中，這樣才能不斷提高業務能力和水平，與時俱進地搞好文書檔案管理工作。

4 建立健全文書檔案管理制度

檔案制度的健全與否關系著文書檔案管理工作的發展，健全的檔案管理制度是一個單位開展文書檔案管理工作的準則和保證。因此，基層檔案室應依據國家檔案主管部門或本系統有關部門關于文件歸檔的有關規章制度，結合本單位工作職能及文件產生的情況，制定本單位的文書檔案歸檔制度，正確劃定并編制文書檔案的歸檔范圍及保管期限表，制定單份文件（或立卷法）歸檔整理的方法步驟，明確歸檔的時間、要求及交接手續，指導、督促各職能部門的兼職檔案人員認真落實，做好文件材料的整理歸檔工作。

5 建立獎懲機制，細化考核監管

建立一個檔案管理工作領導小組，加強對檔案工作的指導、檢查與考核，明確檔案管理人員的崗位工作責任，并納入到日常的績效考核工作中，做到獎罰分明。通過各種形式開展《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法等國家有關檔案工作法律、法規、規章制度的宣傳學習教育，進一步提高文書檔案管理人員對檔案管理工作的認識，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，不斷提高檔案管理工作水平。

6 結論

文書檔案管理工作是衡量單位管理水平的一個重要標準和重要組成部分，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性，在單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用。因此需要切實做好文書工作和檔案管理工作的規范化銜接，從根本上切實提高文書檔案的利用率，以符合單位文書檔案管理工作實際情況的運行模式，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發展的需要，促進單位事業又快又好地發展。

參考文獻

[1]李彩香，胡可征.文書檔案管理.中國檔案出版社.2010

[2]褚立慧.文書檔案管理中存在的問題與對策研究[J].黑河學刊.2011（02）