淺談現時期檔案信息化建設

李法強

摘 要：信息化的社會環境，給檔案界帶來了前所未有的發展契機，使檔案管理從檔案實體管理向檔案信息資源管理轉變、從檔案管理自動化向管理智能化轉變、從分散的檔案信息網絡向統一的檔案信息網絡轉變。本文通過對現時期檔案信息化建設進行分析研究，希望對促進現時期的檔案管理工作作出有益貢獻。

關鍵詞：檔案；信息化

隨著信息技術的飛速發展，信息化日益成為經濟與社會發展不可缺少的重要組成部分。作為一種重要的信息資源，面對與日俱增的檔案數量和需求，原有的檔案管理方式已不適應我國經濟建設和社會發展的需要。因此，適應我國國民經濟和社會信息化的客觀要求，借助現代化的管理手段，搞好檔案信息化建設，提高檔案管理工作效率和水平，就成為了檔案現代化建的一個重要問題。

1 構建檔案工作信息網

建設檔案網站是檔案部門提高服務水平的一條重要渠道，也是提高檔案信息服務水平和質量的一個重要途徑。作為，檔案信息化建設最根本的目的所在，建設檔案網站，不僅能實現文件在線查詢閱覽服務等項目，而且能夠提供開放檔案目錄查詢服務。為了能夠建立和維護檔案網站，并帶動檔案信息化建設其它各項工作，檔案信息化建設就必須把網站建設當作突破口。

2 實施電子公文歸檔與管理

電子文件的載體穩定性差，易損壞，而紙質檔案的載體較為穩定安全相比紙質文件，電子文件歸檔與管理是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，可謂至關重要。經實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。為防止數據丟失，需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存儲磁盤的數量。因此，要利用統一的網絡平臺整合檔案信息資源，積極參與電子政務建設，制定電子公文歸檔、電子檔案管理的規范性文件和標準，做好網絡移交歸檔，加強對機關電子公文歸檔、電子檔案管理，充分發揮辦公業務資源網電子公文傳輸系統的作用，最大限度地實現信息資源共享。

3 檔案信息技術的開發與利用

（一） 加強檔案信息技術的研究

只有加強檔案信息化的研究和建設，才能使檔案管理是隨著網絡技術、數據庫技術、多媒體技術的發展而發展，才能使各級各類檔案、圖書、情報、信息中心等部門朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，實現信息資源互補和共享，提高館藏利用率。信息時代的檔案館要具有五種基本功能：數字化檔案信息內容的制作和獲取、存儲和管理、檔案信息分發技術以及信息安全和權益管理。而實現這五種基本功能的技術是形成高科技網絡時代的檔案館的技術基礎。

（二）檔案管理軟件系統建設

檔案管理軟件是基于各種計算機環境，用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的應用軟件系統，是檔案管理應用系統的核心。可分為有文件檔案一體化管理軟件、全文版檔案管理軟件、專業檔案管理軟件、檔案室檔案管理軟件和檔案館檔案管理軟件、單機版檔案管理軟件和網絡版檔案管理軟件等。提高檔案軟件技術，開發高效的檔案管理軟件，對加強和規范檔案管理具有重要意義。

4 檔案信息化人才隊伍建設

（一）提高檔案案工作者的職業道德素質

檔案工作專業性、機密性很強，維護檔案的完整和安全，是每個檔案工作者的神圣職責，這是一項維護黨和國家歷史真實面貌的一項重大事業。因此，檔案人員素質的標志之一，就是嚴格保守機密，遵守檔案的保密制度，嚴格執行有關法律、法規，忠于職守、為信息時代下的電子檔案管理工作奠定基礎。同時，檔案工作者還要有強烈的事業心和責任感，熱心服務于檔案事業熱，無私奉獻，急利用者之所急，默默無聞地努力工作，以優質的服務向利用者提供方便服務，在平凡的崗位上做出不平凡的成績。

（二）提高檔案工作者的業務素質

人才是信息化建設的成功之本，重視信息化人才的培養，提高檔案從業者的信息素養和信息技能，造就一支適應檔案信息化建設需要的人才隊伍，是檔案信息化建設的重要內容。因此，要加強檔案業務人員的培訓工作，把檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入檔案信息化人才隊伍建設指導性教學計劃，同時，加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能。

5 加強信息安全建設

檔案信息不同于一般信息，檔案中有相當部分的內容具有保密性和利用限制性，包含敏感信息，記錄著社會活動的歷史過程。提高檔案信息的安全系數，構筑可靠的檔案信息安全保障體系，成為檔案信息化建設一項重要而艱巨的任務。因此，加強檔案的信息化管理，還要做好檔案信息安全保障體系建設，提高信息安全意識，加強對計算機檔案管理系統的管理，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效，防止失密、泄密的發生，確保檔案信息和系統安全。

總之，檔案是信息的一種，檔案部門是儲存、輸送信息的一個部門。信息技術及信息產業的高速發展，給檔案工作帶來了挑戰和壓力，同時也帶來新的機遇，加強檔案信息化建設，實現檔案工作信息化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的技術基礎和重要手段，也是檔案事業應對全球科學技術迅猛發展形勢的必然選擇。在信息技術日新月異的今天，只有努力學習和運用當代先進的科學知識與科技手段，加快檔案工作融入信息社會的步，才能推動檔案信息化建設，才能使檔案管理實現跨越式發展。

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