試論辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理

歐陽(yáng)麗娜　龔燕

摘 要：本文就我國(guó)當(dāng)前醫(yī)院辦公自動(dòng)化檔案管理中的問(wèn)題進(jìn)行研究，并對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行了詳細(xì)的分析，提出了相應(yīng)的解決方法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；辦公自動(dòng)化；問(wèn)題；方法

相對(duì)于傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理而言，辦公自動(dòng)化給醫(yī)院的檔案管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到醫(yī)院的檔案管理工作中，將會(huì)提高醫(yī)院檔案管理的效率，對(duì)于完善醫(yī)院檔案管理也具有重大的作用。

1 辦公自動(dòng)化環(huán)境

辦公自動(dòng)化就是一種計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，它應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行科學(xué)、有效地處理。辦公自動(dòng)化能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案信息的自動(dòng)發(fā)送、傳輸、接收以及儲(chǔ)存等，這樣在一定程度上能夠提高醫(yī)院對(duì)檔案信息的管理質(zhì)量，這種管理方式能夠?qū)崿F(xiàn)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)以及對(duì)媒體技術(shù)進(jìn)行多項(xiàng)交流的管理模式。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作特點(diǎn)

2.1 檔案管理的一體化

隨著醫(yī)院檔案管理的不斷發(fā)展，傳動(dòng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在發(fā)展的需求，所以必須對(duì)醫(yī)院的檔案管理進(jìn)行改革，要在方法、制度以及觀念上改變傳統(tǒng)落后的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的辦公自動(dòng)化管理，這樣在一定程度上能夠滿足檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的新問(wèn)題。所以醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理的一體化，辦公自動(dòng)化的快速發(fā)展與醫(yī)院檔案信息的有效結(jié)合，必然能夠提高醫(yī)院檔案管理的效率，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的一體化。

2.2 醫(yī)院部門之間的共同協(xié)作

傳統(tǒng)的的檔案管理工作在醫(yī)院中是一個(gè)獨(dú)立的部分，而在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案的管理工作是以文件為單位的，處理好直接存檔。所以辦公自動(dòng)化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用必須要求檔案管理部分以及技術(shù)部門共同合作，只有這樣才能真正發(fā)揮辦公自動(dòng)化在檔案管理中的作用。

2.3 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案歸檔

醫(yī)院的檔案歸納可以分為兩個(gè)部分，分別是電子檔案和紙質(zhì)檔案。醫(yī)院可以有效利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，建立高標(biāo)準(zhǔn)、高性能的管理系統(tǒng)，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平具有重要作用。但是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，要按照一定的規(guī)章制度行事，只有這樣才能應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，發(fā)揮信息化技術(shù)的整體作用。

3 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院的檔案管理實(shí)行辦公自動(dòng)化，雖然能夠使檔案管理工作方便、快捷，但是也帶來(lái)了許多問(wèn)題，辦公自動(dòng)化對(duì)檔案的存檔是以文件的形式歸檔的，所以并沒(méi)有最原始的底稿。在醫(yī)院的正常工作中，打印機(jī)的打印材料、復(fù)印件作底稿歸檔以及傳真機(jī)接收的文件等材料作為存檔的材料隨處可見(jiàn)，所以醫(yī)院檔案信息的存檔并沒(méi)有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。這種現(xiàn)象嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，為了實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化給醫(yī)院檔案管理的快捷檢索作用，必須建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)水平低

目前，我國(guó)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展水平較低，所以在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用水平也有限，其主要原因是我國(guó)在辦公自動(dòng)化上的投資較少，這樣嚴(yán)重制約了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)整體水平的提高。在實(shí)際軟件的開(kāi)發(fā)中，開(kāi)發(fā)商的水平各不相同，缺乏相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)，再加上開(kāi)發(fā)隊(duì)伍模式不合理，這樣必然會(huì)導(dǎo)致軟件開(kāi)發(fā)程度較低，制約軟件開(kāi)發(fā)的發(fā)展，從而造成了辦公自動(dòng)化水平低下。

3.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)

在傳統(tǒng)的檔案管理中對(duì)管理人員的個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)要求較低，但隨著辦公自動(dòng)化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，這就要求檔案管理人員必須具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。所以醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理人員的個(gè)人能力，使管理人員能夠準(zhǔn)確應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案設(shè)備，進(jìn)而提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的作用。醫(yī)院的檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)掌握電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用，這是對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)最基本的要求。

3.4 存儲(chǔ)文件的安全隱患

醫(yī)院檔案管理中存在安全問(wèn)題，所以醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的普及，加強(qiáng)防盜密技術(shù)的應(yīng)用，從而保護(hù)醫(yī)院檔案信息資料的安全。由于電子文件沒(méi)有固定的形式，也沒(méi)有特殊的字跡，所以比較容易修改，這樣就會(huì)損害檔案信息，與紙質(zhì)檔案相比較這是電子檔案的弱點(diǎn)，所以醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息防泄漏工作，保證儲(chǔ)存文字、圖片、圖形、數(shù)據(jù)等資料的安全，這也是醫(yī)院檔案管理工作中的重要內(nèi)容。

4 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的有效對(duì)策

4.1 制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索以及利用等流程制定相應(yīng)的規(guī)章制度，制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣才有利于醫(yī)院檔案信息的管理。對(duì)于醫(yī)院檔案信息的管理應(yīng)當(dāng)將管理標(biāo)準(zhǔn)與檔案的實(shí)際情況下結(jié)合，對(duì)檔案材料的辦理手續(xù)一定要嚴(yán)格把關(guān)，這樣才能確保檔案材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，才能保證檔案信息的價(jià)值。但是醫(yī)院也要對(duì)相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改和改善，只有這樣才能適應(yīng)醫(yī)院檔案管理的要求，這也是辦公自動(dòng)化在醫(yī)院檔案管理中必須進(jìn)行的內(nèi)容。

4.2 構(gòu)建檔案管理子系統(tǒng)

在實(shí)行辦公自動(dòng)化的檔案管理過(guò)程中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)大力發(fā)展檔案管理子系統(tǒng)，這樣有利于保障公文生成和歸檔機(jī)制的發(fā)展。檔案子系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，在一定程度上能夠降低對(duì)檔案管理系統(tǒng)的資金投入，降低綜合應(yīng)用成本，同時(shí)也能夠提高系統(tǒng)的適應(yīng)性，這為醫(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行提供有效的依據(jù)。

4.3 建立人才培養(yǎng)機(jī)制

隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作越來(lái)越困難，醫(yī)院檔案的數(shù)量不斷增加，信息不斷豐富，管理形式各種各樣，管理方法也比較復(fù)雜，為了能夠保證醫(yī)院檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性，必須加強(qiáng)相關(guān)人員的培養(yǎng)，建立相應(yīng)的人才培養(yǎng)機(jī)制。醫(yī)院建立相應(yīng)的人才培養(yǎng)機(jī)制，在一定程度上能夠提高檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)，能夠提高管理人員對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，再加上制定的考核制度，就能夠保證醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。

4.4 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，在一定程度上能夠保證儲(chǔ)存資料的完整性、可靠性、安全性、高效性，但是仍然需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)，其主要目的就是為了保證醫(yī)院檔案資料的安全性，這也是醫(yī)院檔案管理工作中的重要內(nèi)容。所以醫(yī)院可以通過(guò)防火墻、數(shù)據(jù)加密以及數(shù)據(jù)恢復(fù)等技術(shù)保護(hù)檔案信息資料，防止泄露，這也是為了保護(hù)患者的隱私不受侵犯。醫(yī)院采用辦公自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，必然會(huì)存在安全問(wèn)題，只要采取有效的措施保證檔案信息的安全性，辦公自動(dòng)化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用是值得推廣的。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理工作將會(huì)朝著辦公自動(dòng)化趨勢(shì)發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)辦公自動(dòng)化檔案管理所存在的問(wèn)題進(jìn)行具體分析，提出相應(yīng)的解決措施，充分利用醫(yī)院的資源，促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

歐陽(yáng)麗娜，湖北省黃岡市羅田縣萬(wàn)密齋醫(yī)院，本科。

龔燕，湖北省黃岡市羅田縣萬(wàn)密齋醫(yī)院，大專。