事業單位檔案管理創新探討

楊桂湘

摘 要：隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理模式已不適應當今社會的發展需求。傳統的檔案管理模式已改變為信息化管理模式。信息化管理模式帶來的是信息安全性問題，檔案管理工作者應充分利用新的技術及方法進行有效改善信息化管理帶來的問題。本文主要對事業單位的檔案管理優勢及思路進行分析，供同行借鑒參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新管理

在社會主義市場體制下，事業單位在不斷完善自身管理模式的過程中，需要針對檔案管理實現完善的信息化建設，以打破傳統人工管理下管理效率低的弊端，提高事業單位檔案的利用率。任何一個行業在經營管理過程中都會存在大量的檔案資料，這些資料作為是事業單位在發展過程中衍生的證據及內容，對單位的未來發展具有重要的借鑒作用。因此，打破傳統人工管理模式，通過創新優化檔案管理信息化，保持一種全面開放的思維，創造性地開展檔案工作，為社會發展需求提供更高效的服務。

1 事業單位檔案管理創新思路的原則

（一）檔案管理合法性、真實性原則

對于事業單位而言，其所儲存的檔案都具備一定的權威性。其檔案在一定職能范圍內會對某個事件起到決定性影響，對此，檔案的真實性是事業單位檔案管理創新思路的首要原則，如果真實性受到影響，那么檔案管理的意義便不復存在。在傳統的紙質檔案管理中，需要相關領導人或者單位進行相應的簽字或者蓋章，其較為容易識別檔案的合法性和真實性。但是在使用檔案信息化管理模式之后，其因為電子檔案較為容易修改和復制的特點，造成電子檔案的真實性和合法性受到一定的不確定性。

（二）檔案管理安全性原則

對于新時代的檔案管理，其管理過程中的安全性主要體現在檔案的傳輸使用過程以及儲存過程中。在傳輸、使用的過程中，信息化檔案管理更加便于傳輸、共享，但是在共享的過程中，檔案的信息安全性也會受到一定的影響，信息化檔案能夠借助網絡實現隨時、遠程傳輸。但是，這也埋下安全隱患伏筆。在傳輸過程中，極有可能在信息化檔案內發生篡改、竊取和偽造的可能。尤其是事業單位，其普遍使用的都是高度保密的檔案，如果被篡改、竊取和偽造，都會造成嚴重的影響；對于傳統的紙質檔案而言，信息化檔案的儲存能夠保障檔案儲存時間更長。但是，在長時間的儲存信息化檔案的過程中，會因為一系列的因素而受到影響和制約，例如計算機軟件或硬件的使用壽命、平臺和電子檔案信息之間的一致性等。這些都需要管理人員改善管理模式，加強管理質量，如果管理模式、管理質量出現問題，則極有可能造成信息化檔案檔案造成一定的損壞，從而影響檔案使用質量。

2 信息化檔案管理對于事業單位的優勢

（一）提高信息化檔案的使用效率

傳統的檔案管理模式，在搜索檔案時需要相關工作人員在案卷或目錄中進行手動的查找，其查找效率非常低，也極容易出現錯誤。在信息化檔案管理普及之后，搜索檔案的工作不在是尋找紙質的卷宗，而是輸入檔案代碼，便能夠直接的尋找到想要使用的檔案。這樣的檔案管理，不僅能夠極大程度的提升檔案信息的查找效率，還能夠極大程度的降低出現差錯的可能性。

（二）提高信息化檔案的便利性

隨著人們生活的改變，人們對環境的保護意識也越來越高。無紙化的辦公受到越來越多的關注，并在各個部門當中普及，事業單位更是如此。辦公自動化程度越來越高，使得紙質檔案信息和辦公數字化辦公之間有較大的矛盾沖突。在使用信息化檔案之后，檔案的信息可以以數字化、信息化的形式展現，直接應用于數字化辦公，并且在檔案共享與傳遞的過程中也不會造成任何影響。信息化檔案管理，不僅能夠有效的解決了傳統紙質檔案和辦公數字化的沖突，還為檔案使用者提供了極大的便利。

（三）提高信息化檔案利用率

傳統的紙質檔案模式，使用者需要通過相關檔案管理部門進行查找或者通過郵寄、傳真，但這些都給使用者帶來極大的不便利。但是信息化檔案管理能夠借助信息網絡，及時的將檔案信息傳輸于檔案使用者手中，如此在很大程度上節省了人力和財力。除此之外，信息化檔案管理能夠實現檔案信息的收集、整理和管理，并且可以在允許范圍內，將檔案信息共享給更多的使用者。

3 信息化檔案管理在事業單位中的創新思路

（一）轉變管理方式，創新管理服務

傳統的檔案管理知識單純的管理性工作，隨著信息化檔案管理的普及，檔案傳遞與使用只需要在瞬息之間便能完成。在這樣的環境之下，事業單位需要針對新時代檔案管理的優勢，創新檔案管理的服務類型。事業單位的檔案管理工作者，需要轉變以往的檔案管理性質，將管理理念轉變為服務理念，從而改善檔案管理工作。例如，在信息化檔案管理中，檔案管理者可以給檔案使用者提供更加豐富、完善的檔案資料，將電子檔案按照一定特點進行歸類，從而提供更多相似檔案給檔案使用者。

（二）轉變檔案管理從被動轉變為主動

傳統的檔案管理普遍都是枯燥、固定的紙質檔案，隨著信息化檔案管理的普及，檔案的形式從紙質檔案變為了電子形式，想要提升檔案管理的工作效率，滿足檔案使用者對檔案管理的需求，檔案管理必須要從以往的被動管理轉變為主動形式的管理。例如，某些部門或某些單位需要事業單位檔案管理工作者定時提供相應的信息資料，在檔案更新之后，檔案管理者便可以將更新的內容、信息主動的發送給相關的部門或單位，并將以往的信息進行及時的修改，從而保障信息的準確性、有效性。與此同時，在更改檔案信息或更新檔案信息的過程中，檔案管理者給予檔案使用者一定的提示。

（三）從實體檔案轉變為虛擬檔案

信息化檔案管理相對于傳統紙質檔案而言，其形式轉變為電子模式。在信息化檔案管理中，不需要大量的紙質材料作為檔案的承載媒介，而是使用無紙需求的信息操作以及檔案管理，這樣的檔案管理在環保的基礎上，還能夠隨時對檔案進行修改。電子檔案的數據庫更加全面，其功能更加強大、完善，檔案數據的更新操作也更加便利、快捷，查詢也更加準確、快捷。

（四）總結

綜上所述，隨著信息化社會的快速發展，其各個行業的電子檔案也會隨之增多。在事業單位中，檔案的安全性更為重要，發展速度更快。對此，檔案管理的安全性尤為重要。事業單位的成長以及國家建設當中的核心任務便是全面、有效的實現信息化檔案管理。這對于相關工作人員而言，需要正確的認識到檔案信息化管理客觀方面存在的問題和優勢，并且積極主動的使用行之有效的改善措施，使事業單位檔案管理更加科學、合理，助于國家成長。

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