信息技術在計劃生育檔案管理中的應用

李淑春

摘 要：隨著我國社會和經濟的不斷發展與進步，信息技術在計劃生育檔案管理領域得到了廣泛的應用，極大地提高了計劃生育檔案管理工作的效率。本文將主要圍繞信息技術在計劃生育檔案管理中的應用展開論述，旨在為提高我國計劃生育檔案管理水平提供一些有價值的參考意見。

關鍵詞：計劃生育；檔案管理；信息技術

由于我國人口眾多，人口信息資源數量龐大，計劃生育工作內容繁雜，在整個計劃生育檔案管理過程中，面臨著諸多的問題。要準確的、便捷的、高效的統計和上報各種計生數據，為政府了解和掌握人口發展趨勢、計劃生育動態、人口流動狀況等提供基礎信息，僅憑傳統的紙質檔案在保管過程中存在較大難度。因此，在進行計劃生育檔案管理過程中，需要采用更為先進的管理手段，應用信息技術建立健全計劃生育檔案管理體系，從而有效地促進我國的計劃生育工作的順利實施。

計劃生育工作內容繁雜，包括國家政策的宣傳、計生知識的傳播、相關證件的辦理、流動人日的管理、藥具的免費發放等等，還包括對各種計生數據的統計和上報。這些數據為政府了解和掌握人日發展趨勢、計劃生育動態以及人日流動狀況等提供了原始性資料。但由于紙質檔案在保管過程中存在較大難度，將信息技術應用到計劃生育檔案管理中，必將為此項工作帶來巨大創新和改革。

1 信息技術應用的必要性

1.計劃生育檔案管理的現狀要求。隨著市場經濟的發展和城鎮化進程的不斷加快，人日流動量大、頻繁，且跨地域、跨省份多，給計劃生育檔案管理增加了工作量和難度。特別是農村務工人員大量離開戶籍地外出謀生，給流出地和流入地的計劃生育管理部門增加了工作量，在農村鄉鎮僅靠紙質登記薄來記錄，不能保證管理及時到位。而且紙質登記薄易破損，管理不善還容易丟失；其次，由于計劃生育檔案管理項目多、內容多，卷宗數量龐大，需要一定的場所和空間進行保存。檔案受環境、溫濕度的影響容易發霉、變質，使檔案喪失其應有的作用。同時，因為數量多，也不方便查找。加之各地對計劃生育檔案歸檔要求不同，特別是檔案管理人員的頻繁更換，各時期對檔案整理的要求也不同，等等，這就使各地區、各時期的計劃生育檔案管理存在差異。

2.檔案信息化的要求。提高計劃生育檔案管理效率的有效手段，就是實行檔案信息化管理。簡言之，就是實行檔案的網絡化以及數字化管理。實行網絡化和數字化的檔案管理手段，將為計劃生育檔案管理工作提供較大的便利。信息技術的應用推動了計劃生育檔案管理工作的開展，提高了檔案的質量和規格，推動檔案管理進入良性循環。同時檔案信息化管理可以減輕檔案管理工作人員的工作量，使其更加快捷和高效，也為檔案利用者提供便利。

2 信息技術在計劃生育檔案管理中的應用

1.統一計劃生育檔案管理設備。信息技術在計劃生育檔案管理中的應用，可以將檔案信息轉化為數字化的信息，讓紙質的檔案信息轉變為可以充分利用的電子資源，需要依靠統一的管理設備和網絡。首先，要讓計劃生育檔案管理實現計算機化。計劃生育檔案管理工作中利用信息技術，可以實現檔案的快速檢索和編目、檔案業務工作的管理、檔案自動的存儲以及自動的標引等。而這些都有賴于統一化信息檔案管理設備的建立，實現硬件的保障。其次，存儲載體要安全高容量。隨著人日數量的變化、各項惠民政策的落實以及流動性大，檔案數量的快速增長，計劃生育檔案機構而臨著存儲空間大、保管壓力大，這就需要高容量的存儲硬件。利用計算機的移動硬盤、磁盤存儲和光盤存儲可以緩解存儲壓力，同時也減緩了檔案管理人員的工作量，提高工作人員的工作效率。存儲還要注意的是要保證數據的安全，做好加密以及系統安全，保證數據的安全性，防止不法分子的篡改和竊取。最后，要實現檔案信息的共享交流和傳遞。在計劃生育檔案管理工作中，高效率的信息傳遞以及豐富的資源可以給用戶新穎的服務方式，更是現在信息交流和共享的重要工具。計劃生育的檔案管理也要適應這一發展趨勢，不斷的規范和科學、高效的來進行信息的共享和交流。

2.規范計劃生育檔案管理機制。在計劃生育檔案管理工作中，信息技術的應用，需要明確相關的責任，讓數據和網絡能夠安全運行，要建立相關的規范化管理機制。檔案管理機構要根據相關檔案管理辦法來制定相應的檔案管理制度。首先，要建立健全計劃生育檔案管理的流程規范，細化相關的技術環節，要有嚴格的管理步驟。其次，要對檔案的傳輸、利用過程加強安全管理，確保電子信息的安全性和完整性。檔案管理人員要保持高度的責任感，保證檔案的安全不被任意篡改和竊取。最后，規范信息檔案管理機制最重要的一點就是要統一檔案管理的標準，這是信息化檔案建設的基礎。檔案管理的標準化主要是要檔案收集、檔案整理、檔案編目與檢索、檔案統計、檔案鑒定、檔案保管與保護標準等實現統一。這些標準自接關系到檔案信息化管理的建立。標準統一，可以保證信息網絡的暢通和資源的共享。

3.提高計劃生育檔案管理隊伍的素質。新世紀，人才是實現一切的基本保障。要想實現信息技術在計劃生育檔案管理中得到較好的應用，檔案管理人員的素質建設就迫在眉睫。首先，要提高檔案管理人員的意識，要重視檔案管理工作，認識到檔案管理工作自接關系到檔案工作的開展，例如，其資料的有效記載，關系到廣大計生家庭的切身利益。只有提高檔案管理人員的重視程度，才能有效的開展工作。其次，要提高檔案管理人員的信息技術水平，檔案的登記、歸檔、輔助立卷等都是要在計算機上實現，如果檔案管理人員的信息技術水平達不到要求，將影響到檔案管理工作的進一步開展。因此，檔案管理人員需要熟悉電子檔案的管理過程，還要掌握網絡安全的相關知識，保障檔案管理工作安全有效進行。最后，還要培養管理人員精益求精的工作態度以及創新精神。計劃生育檔案管理是一項繁瑣而且長期的過程，從材料的收集到記錄、保管利用，都需要管理人員細心和嚴謹的工作態度。另外，檔案管理人員還要具有創新精神，要善于發現問題，解決問題，不斷轉換思維方式，提出新的方法和觀點，樹立積極探求的意識。

總之，計劃生育檔案管理是一項長期并且繁瑣的工作，其信息技術在檔案管理中的應用，是適應計劃生育檔案信息化的要求，也是計劃生育檔案管理現代化的必然要求。因此，我們要轉變觀念，正確而對目前計劃生育檔案管理中存在的問題，要注重從統一計劃生育檔案管理設備、規范計劃生育檔案管理機制以及提高計劃生育檔案管理隊伍的素質來積極的將信息技術應用于計劃生育檔案管理。

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