衛生院檔案管理存在的問題及對策

陳容韶

摘 要：在社會向科學化方向發展的背景下，衛生院在檔案管理方面有了更新、更嚴格的要求。文章探究了目前衛生院所進行的檔案管理工作的實際情況，初步認為以下幾個方面是檔案管理中較為嚴重和突出的問題：沒有健全的管理機制、缺少專業的管理人才、管理設備不夠科學等。在此基礎上，筆者認為衛生院在進行檔案管理時，一定要引進大量的專業人才、先進的管理設備，并制定科學、可行的管理方案，進而促進檔案管理朝著現代化方向邁進。

關鍵詞：衛生院；檔案管理；問題；對策

衛生檔案是衛生院管理與眾多項醫療活動共同形成的一些歷史資料，衛生院能夠憑借這些資料進行管理，與此同時，衛生院領導也可以根據這些資料做出科學、準確的管理決策，從而推動衛生院的全面化、現代化建設。在衛生院不斷改革的過程中，衛生院所應用的服務模式也發生了極大改變。此時，衛生院在檔案管理方面便出現了眾多的問題，怎樣應用有效的方法促使衛生院實際檔案管理更加規范和科學，使管理工作的效率大幅度提升，是現在以及未來人們都應該重點關注與探討的問題。對此，筆者對衛生院在檔案管理過程中存在的問題和解決對策進行了重點探究，詳細探究結果如下。

1 衛生院在進行檔案管理過程中出現的眾多問題

（一）沒有完善的管理機制

在社會快速發展以及進步的過程中，致使檔案管理這項工作的形式開始向著多樣化方向發展，與此同時，檔案的范疇也越來越大，可是有一部分衛生院依舊未建立健全的管理模式，進而使衛生院的現代化檔案管理進程受到了阻礙。衛生院在通常情況下，都是應用分散模式對大量檔案材料進行管理，沒有建立約束制度以及考核制度，且管理體制也有所欠缺，即使是制定了管理體制，也卻沒有相應制約機制，執行力大大不足[1]。與此同時，檔案管理技術不夠先進，現在網絡技術已經成為眾多行業重視和應用的一種管理方式，可是很多衛生院依舊應用傳統方式進行檔案管理，未能緊跟時代的發展腳步。

（二）沒有先進的管理設施

現在我國醫療保障體系在逐漸的完善，并且醫療條件也越來越高，此背景下，前來衛生院就醫的人員開始增多，這樣需要衛生院管理的檔案信息量也在增加，然而衛生院卻沒有增加檔案管理設施，且還存在管理庫房較少、管理設備陳舊等問題，這些都阻礙了衛生院檔案管理工作的發展。特別是在信息化水平快速提升的大背景下，計算機技術已經大范圍的被應用在檔案管理工作中，檔案的信息化要求不斷升高，衛生院的計算機設備過于落后，致使衛生院依舊應用手工的方式來收集以及抽取資料，嚴重影響了工作效率，無法匹配衛生院的信息化水平[2]。與此同時，由于設施條件不先進、存放時間太長、存放檔案的庫房過于老舊等眾多因素，致使經常出現檔案丟失和破損的情況，無法使檔案局在檔案管理方面提出的要求得到滿足。

（三）沒有眾多的檔案管理人才

專業檔案管理人員的缺失，在一定程度上也制約檔案管理工作的發展，衛生院在進行檔案管理時，也必須增加一些素質高、技術能力強、專業知識豐厚的管理人才，可是目前衛生院卻沒有聘用和委派專門的人員對檔案進行管理，而是應用其他部門的非專業人員來進行權權負責。這不僅阻礙了檔案管理工作的進步以及發展，還致使檔案管理不夠清晰、標示不明確、查找非常困難，從而影響了醫院其他工作的進行[3]。

（四）對檔案的重視程度不夠，缺乏歸檔意識

部分衛生院認為檔案管理工作其實就是簡單的進行保管，不是衛生院的主要工作，并且還不會創造很高的經濟效益，平常只要保證檔案不丟失就可以了，這種錯誤的認識，致使衛生院忽視檔案管理工作，缺乏歸檔意識，進而因為歸檔工作沒有做好，牽連了衛生院的其他工作，最后衛生院的發展也受到了影響。

2 管理衛生院檔案的辦法

（一）構建完善的管理制度

其一，衛生院的領導應該對檔案管理加強重視，并從多方面給予大力支持，為檔案管理提供眾多的便利條件，并將檔案管理歸結到衛生院重要管理內容之中。與此同時，衛生院還應該建立一支專門管理檔案的隊伍，與衛生院的業務一同建設、一同管理、一同發展。其二，衛生院應該清楚意識到檔案管理對于自身的發展來說非常重要，并應用新理念、新方法對檔案進行管理，進而促進檔案管理工作持續發展[4]。其三，衛生院應該按照衛生部《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》和《檔案法》等一些法律法規，再根據自身管理檔案的需求，制定與自己單位相符合的管理制度，健全管理制度，與此同時，還應該建立明確的監管責任制度以及考評制度，只有這樣檔案管理的每一個環節都能做到有法可依、有章可循，進而保證檔案管理工作有序進行。

（二）提高管理人員的素質

衛生院的檔案管理工作效果以及成敗會受到管理人員的操作水平與實踐經驗所影響，所以，衛生院想要實現現代化的檔案管理目標，就必須建立一支專業的檔案管理團隊。把檔案人員的培養歸結到衛生院培養人才的計劃當中，提升管理檔案人員的綜合素質。定期開展檔案知識培訓，組織檔案管理者參加，通過知識培訓、知識更新、繼續教育以及進修學習等方法提高管理檔案人員的知識水平。與此同時，對于衛生院檔案管理所具有的特殊性質，應該組織管理檔案人員經常到臨床一線進行深入調查和學習，經常對檔案信息需求進行更新，深入探究和歸納與檔案管理工作相適應的方法，進而促進衛生院的檔案管理工作快速發展。

（三）引進先進的管理設施

在檔案管理朝著信息化方向發展的進程中，計算機的應用會對檔案管理造成較為嚴重的影響，衛生院一定要此點加強重視，引進先進、科學的設備以及技術，能夠促進檔案管理工作邁向社會化[5]。其一，引進存放檔案的技術和設備，例如：檔案柜、庫房、空調與檔案盒等。其二，在社會信息化不斷發展的過程中，計算機已經被深入的應用在檔案管理工作中，所以，醫院一定要積極應用計算機技術來管理檔案，利用計算機對檔案信息進行存儲，這樣在檢索過程中不但會更加方便和快捷，還可以提升檢索效率，節省大量的人力資源。

（四）應用信息技術，做好檔案創新服務工作

首先，建立完善的檔案信息網頁，在網上建立便捷的服務，這樣衛生院中的檔案管理人員就可以通過衛生院網站對網頁進行制作，并讓管理檔案的服務系統與本衛生院的網站相連接，通過網絡檢索、管理和利用檔案信息，并為廣大人民群眾以及醫務人員提供良好的信息服務。其次，對檔案數據管理中心進行建設。衛生院可以聯系當地檔案館，共同建立一個完善的檔案管理中心，我們可以應用這個中心收集單位的眾多歸檔文件，同時在網站上為人們提供一些非保密或限制性文件查詢，使信息服務變得更加便捷。此外，管理檔案的工作人員還可以對挖掘技術以及大數據技術加以應用，以方便衛生院領導以及上級部門可以準確掌握醫療衛生方面的信息。最后，自動上傳和收集電子文件，現在管理檔案的工作人員在建設檔案信息時，通常都是“單兵作戰”，把所用的檔案信息都放置在同一臺電腦之上，這樣不但不能實現信息共享，還無法保證信息的安全。相比于紙質檔案的收集，檔案信息的收集、轉存以及保存變得更加方便，所以，檔案管理部門完全可以嘗試應用“一鍵保存”這種功能管理檔案，進而實現第一時間收集檔案信息目標。

（五）讓衛生院工作人員學習《檔案法》，進而自覺的對檔案進行歸檔處理

增加檔案工作的宣傳力度，讓衛生院中的領導、職工和檔案工作人員都意識到檔案工作的重要，從而更好的投入到檔案管理工作當中。《檔案法》中明確規定：在進行檔案歸檔工作時，一定要建設統一領導和分級管理這兩項原則，進而使檔案可以保持完整，以便為社會眾多領域提供服務。

3 結語

總之，衛生院開展檔案管理工作的主要目的就是促使檔案作用得到最大發揮，衛生院在實施檔案管理時，一定要根據衛生院管理的各種不同需求，不斷地深入探索和發展，找尋最科學、最有效的方法來對檔案進行管理，進而在保證檔案實際利用率得到進一步提升，促進衛生院健康發展。

參考文獻

[1]陳成.加強衛生院檔案管理努力實現檔案管理規范化[J].黑龍江史志，2014（13）：105-105.

[2]呂海召.衛生院檔案管理工作的重要性及完善措施[J].黑龍江史志，2015（11）：175-175.

[3]李凌凌.談鄉鎮衛生院門診慢病檔案應如何管理[J].才智，2015（14）：313-313.

[4]韓雪.淺談如何加強醫院檔案管理工作[J].黑河學刊，2013，（3）：180.

[5]劉紅，劉淑芳.基層衛生院檔案管理存在的問題和改進措施[J].科技創新導報，2015（2）：197-197.