廣東LNG檔案工作目標管理

吉慶碧

如果檔案工作沒有統一納入企業目標管理，檔案工作領域必然被忽視。廣東LNG（廣東大鵬液化天然氣有限公司）管理層檔案工作進行有效目標分解，將檔案工作總體目標轉變成各部門及職能崗位的分目標，公司根據分目標的完成情況進行考核、評價和獎懲。

廣東LNG檔案工作目標管理是以目標為導向，以各部門為對象，以歸檔結果為依據，使公司檔案工作取得最佳業績的績效考核管理方法。因此，檔案績效考核是目標管理必不可少的組成部分，要真正實施目標管理，就必須以績效考核為后盾。

1 檔案工作目標管理難題

長期以來，由于缺乏可執行的考核標準，企業對各級領導及有關人員的檔案工作考核從來就沒有實施過。企業通常以項目檔案驗收通過與否、調檔反應快慢或上級檢查反饋作為檔案部門績效，從而忽失檔案產生源頭，對各部門業務活動或事項處理產生或接收的記錄沒有規范管理，企業檔案工作沒有縱向開展績效考核。

2 檔案工作目標實施原則和注意問題

廣東LNG部門檔案工作目標實施是公司檔案工作方針目標的分解、整合，它以公司全面風險管理為基礎，將檔案工作各項要求嵌入內控制度中，部門檔案工作根據實際制定具體的工作實施方法。

（一）確定檔案工作目標實施的原則

檔案工作目標實施是向廣東LNG檔案工作立下的軍令狀。本著“看得見、摸得著、抓得住、量得準”的原則來確定目標值。總的原則是：

1.大局意識原則

應當以廣東LNG檔案工作總體目標為前提來展開，克服內部懶散管理弊端，以確?？偰繕说膶崿F。

2.可考核原則

無論是定量目標還是定性的具體事項，都應直接、具體、可量化與可操作，這樣才能便于考核。

3.效益至上的原則

效益是企業各項工作的出發點和落腳點，是企業經營的終極目的和價值體現。檔案工作應為廣東LNG可持續發展提供基礎管理和檔案信息資源的保障，以增全企業信息資產和證據力為前提。

4.突出重點原則

業務部門是企業職能的聚合體，每個部門檔案工作目標往往是多方面、多層次，部門檔案工作目標也應突出重點、體現綱目。

（二）制定檔案工作目標實施應注意問題

1.所定目標應力求具體，具有可操作性。

2.明確具體責任，使責任具有可追溯性，部門內部應同時將上報給公司的本部門檔案工作目標實施對照表中的目標縱向展開給崗位或個人。

3.對文件歸檔范圍和保管期限表進行精細化，內控制度是企業文件歸檔范圍和保管期限表的科學依據。

（三）確定“目標難度系數”的原則

1.企業職能風險相對大的難度系數高于職能風險難度相對低的。

2.相對復雜的工作難度系數高于相對簡單的工作難度系數。

3.具體事項相對多的難度系數應高于具體事項相對少的難度系數。

4.工作有創新的難度系數應高于工作墨守成規的難度系數。

5.“目標難度系數”取值一般由公司領導、人力資源管理部門根據實際情況綜合審定。

3 制定檔案工作目標實施

廣東LNG中心文控根據公司領導層要求編制部門檔案工作實施對照表框架，分為文件資源建設、文件安全管理、文件利用三大模塊，其中文件資源建設模塊占60分，文件安全管理和文件利用模塊各占20分。文件安全管理、文件利用模塊由中心文控統一設置。文件資源建設模塊根據各部門職能劃分，在職能基礎上由中心文控采集收集歸檔范圍，經中心文控與職能部門溝通確定。

（一）文件資源建設模塊

2011年廣東LNG根據管理層部署修訂了公司全面風險管理體系，廣東LNG中心文控全程參與風險體系文件的編制、審核工作。廣東LNG內控制度體系包括12個管理模塊、41個管理制度、228個管理辦法、595個管理細則，涵蓋了廣東LNG各個職能管理的業務環節。

結合公司內控體系，中心文控與相關職能部門共同研究確定，把具體的文件歸檔要求體現到配套的內控制度中，確定業務活動應形成文件材料種類和名稱，文件形成時間和形成者，文件歸檔責任崗位和歸檔時間等。最后，中心文控統一摘錄形成條目化EXCEL表格形式的《廣東LNG文檔分類、歸檔范圍及保管期限表》，該表參數包括歸檔部門、職能類別、職能代號、歸檔文件內容、歸檔時間、歸檔份數等，共確定599個文件種類需要歸檔。文件資源建設模塊以《廣東LNG文件歸檔范圍和保管期限表》作為歸檔管理的模板依據。工程建設項目部、技術服務部、合同采辦部、財務部、營運部目標難度系數1.03，資源運輸部、QHSE部、人力資源及行政部目標難度系數1.02，其它支持部門目標難度系數1.0。

（二）文件安全管理模塊

文件安全管理模塊設文件管理現場安全情況、應急演練和培訓記錄共3個指標，文件管理現場安全設10分，應急演練和培訓記錄各設5份，工作有創新的目標難度系數1.2，其它目標難度系數為1.0。

1.文件管理現場安全情況

文件管理現場安全情況考核是否有足夠文件保管設施、“七防”措施是否落實到位、廢舊文件處理、支持文件資料的采集和管理設備和文件資料存放處安全性共5個考核指標。

2.應急演練

應急演練考核專兼職檔案員是否參加每年公司組織的臺風、水災、火災、庫房盜竊和檔案重大泄密記錄。

3.培訓記錄

培訓記錄考核專/兼職檔案人員學歷、資格證書、內部每年檔案培訓記錄參加率。

（三）文件利用模塊

文件利用模塊設目錄著錄和原文掛接、借閱記錄、檔案編研、利用反饋共4個指標，每個各5分。工作有創新的目標難度系數1.2，其它目標難度系數為1.0。

1.目錄著錄和原文掛接

該指標考核各部門是否按廣東LNG《文檔分類、歸檔范圍及保管期限管理辦法》按時、按質完成目錄著錄和原文掛接至電子文檔管理系統，掛接電子原文格式、命名是否符合規定，專兼/職檔案人員是否熟悉檔案數據庫系統的基本操作等。

2.借閱記錄

借閱記錄考核該部門文件利用是否有控制手續，是否有借閱登記記錄等。

3.檔案編研

廣東LNG按“形成者負責制”原則考核部門檔案編研。人力資源及行政部負責企業大事記，中心文控協助負責組織機構沿革編研，其它相關業務部門負責業務文件匯編，商務相關部門負責上商務編研，公共關系團隊負責重要領導參訪及重大活動聲像檔案編研，QHSE負責歷次應急演練工作及安全事故編研等。

4.利用反饋

中心文控通過設置調查問卷形式，對各部門文件資料的利用是否產生良好效果并得到業務人員的認可進行反饋評分。

4 考核結果及獎懲兌現

按照廣東LNG崗位管理辦法和員工績效管理辦法，公司的檔案工作目標管理均達到高標準要求。

（一）集體認定

通過目標管理活動，使公司檔案管理更加規范，檔案管理明顯提升，檔案的效果顯著提高，更大程度挖掘了檔案的潛在價值。通過公司范圍內的文檔管理調查問卷結果，2014年度，廣東LNG文件資料的利用滿意度反饋為94.38%，文檔規范管理滿意度反饋為94.61%。檔案工作目標考核，使公司獲得了來自國家、部、省市的檔案管理工作榮譽，在廣東省內也獲得檔案工作最高榮譽金冊獎，使領導充分認可檔案目標管理的現實意義，公司內部檔案意識增強。

（二）個人認定

檔案工作目標考核，使檔案人員工作更有信心，進一步激發了檔案員的工作積極性和創造性。檔案人員在年度績效考核結果中獲AB的考核，獲得了年度最高加薪比例。獲EE的考核，則次于AB的加薪比例。