現代化檔案管理工作的創新探究

王晶

摘 要：隨著科技化、信息化進程的不斷深入，社會經營活動與計算機的使用及檔案的管理之間的聯系日益增強。現代化檔案管理工作的創新對于現代事業發展創新具有重要意義，現代化檔案管理工作不再是對單純的文件資料的收集、整理與歸檔，同時也是對各種電子信息資料的整理與維護。信息化技術為企業檔案管理提供一個新的發展方向及平臺，同時也要求企業不斷創新現代化檔案管理工作的方法及模式。本文指出創新現代化檔案管理工作的重要意義，分析目前企業檔案管理中的一些問題，并提出針對性的解決策略。

關鍵詞：現代化；檔案管理；創新；探究

知識的不斷更新與社會各項活動的不斷發展，使得改革與創新成為現代社會發展的關鍵因素。近年來，信息化、現代化技術發展迅速，企業各項工作也隨之進行改革與創新以保證在日益激烈的競爭市場占有利地位[1]。現代化檔案管理工作作為企業管理的重要部分，是企業信息系統化建設的基礎，更是各項企業活動的有力傳遞媒介。為尋求更先進更高效的檔案管理工作以提高企業檔案管理能力及水平，本文對現代化檔案管理現狀進行具體分析，具體如下。

1 現代化檔案管理工作創新的重要意義

現代化檔案管理工作是社會進步與企業發展的必然選擇。創新是現代化社會建設的關鍵，我們的學習、生活及工作等方面的進步與發展都離不開創新，因此，現代化檔案管理工作的創新具有重要意義。基于時代發展的特點與需求，企業要想不斷進步與發展，在競爭日益激烈的市場經濟環境保持有利地位，就需要不斷改革與創新其內部各項制度，檔案管理工作作為辦公室管理工作的重要組成部分，是企業內部制度創新改革工作之一，它應根據社會的不斷發展與進步進行不斷的創新與改革，以提高整個企業的工作效率。

同時，現代化企業管理工作的創新對于企業檔案管理部門的發展也具有重要意義，其為企業內部的管理工作帶來新的思路，提供發展動力與生機。此外，檔案管理工作的現代化創新與發展，對于其社會功能的提高與進步具有重要意義，提高現代化檔案管理工作的水平，使得社會各資源的利用更加便捷高效，節省社會不可再生資源在人力、財力、物力上的成本，提高管理工作效率，提高企業管理工作質量。

2 現代化檔案管理工作現狀

檔案管理工作指的是包括對檔案質量錄入、收集、辨別、管理以及保存等各種對工作單位信息及檔案處理以及管理工作。目前常見檔案管理包括人事檔案管理、歷史資料管理以及單位數據信息的管理。分析目前檔案管理工作現狀，發現存在不少問題，主要包括以下幾點。

（一）檔案管理人員現代化管理意識薄弱

檔案管理人員對待檔案管理工作的重視度不高，且現代化管理意識薄弱，從而導致工作時注意力集中較差，檔案管理工作效率及質量不高。檔案管理范圍僅限于紙質檔案而忽略電子檔案的管理與維護，管理模式較被動，管理工作效率較低，且由于管理工作人員的工作責任感不強，導致檔案管理及查閱的難度增加，從而使得檔案無法為企業的決策發揮其重要作用，一定程度上阻滯公司的發展。

（二）檔案管理記錄及收集不全面

目前，許多事業單位的檔案管理人員對于檔案的記錄及收集不嚴謹，出現記錄及收集不全面的問題。由于檔案管理人員本身的責任意識不強烈及對檔案管理工作的監管機制不健全，使得其對于檔案的記錄及收集工作出現懈怠，從而導致檔案記錄中出現信息錄入不完整、項目資料不全面等問題。這些資料集信息的殘缺可能導致項目分析上的失誤，進而影響整個公司的項目決策進度及企業發展。

（三）檔案管理人員缺乏現代化管理知識與技能

不同企業檔案管理人員工作能力及專業水平呈現出較大差別，擁有較高現代化檔案管理工作知識及技能的檔案管理人員使得檔案的收集更全面、歸檔更清晰，可有效提高企業對檔案的利用效率，提高企業整體信息管理水平。企業對于檔案管理人員現代化管理知識的宣傳教育及相關技能的培訓，是做好企業檔案管理工作的重要途徑之一，也是提高企業檔案管理綜合能力的有效方法。

（四）檔案管理制度不健全

一些企業的檔案管理工作分配不合理、不科學，對于檔案收集時間、保管期限、歸檔范圍以及注意事項等具體問題未做科學合理的規范，導致出現漏記、重記、資料留作私用的等現象出現，甚至出現某些檔案未進行及時的更新與收集[2]。這些問題反映出企業檔案管理制度上存在缺陷，使得企業資源無法得到充分的利用，降低企業整體工作水平。

3 現代化檔案管理工作創新策略

（一）創新檔案管理工作思想

現代化檔案管理工作的創新，首先要創新檔案管理人員的檔案管理工作思想。企業要建立起一個現代化、信息化的檔案管理思想。改變檔案管理工作中存在的思想上的松懈、忽視等問題，進一步加強檔案管理人員的現代化管理思想，創新管理思想的建設，通過講座、交流會等各種方式對企業檔案管理人員的工作意識及創新意識進行加強，提高檔案資料信息的利用率及利用效率，從而實現檔案資料信息的經濟及社會價值。

（二）創新檔案管理工作模式

檔案資料管理工作的難度也隨著現代企業檔案資料信息的繁多及更新速度不斷增加，這就對企業檔案管理工作的模式提出更高的要求。只有不斷創新檔案管理工作模式，才能有效提高企業檔案管理工作水平及質量，利用企業有限資源，不斷優化信息的收集、錄入、歸檔及維護等各環節工作細節，同時利用各種現代化設備、檔案管理軟件等進行協助檔案管理工作。此外，對于現代化設備的維護與保養以及對于管理軟件的更新也是影響檔案管理工作效率及質量的重要環節。

（三）加強對檔案管理人員的培訓

檔案管理工作的創新事實上是對檔案管理人員的創新，企業除不斷吸收高素質創新型人才外，還應不斷加強對企業現有檔案管理人員的培訓。優秀的檔案管理人員不僅要具備強烈的現代化檔案管理意識，同時還應具備專業管理知識及管理能力[3]。企業通過培訓，進一步加強檔案管理人員對檔案資料的敏感性培養，增強檔案管理人員的現代化管理意識。對于部分現代化管理能力不強的人員，應進行針對性的知識以及技能的強化培訓，并對現代化檔案管理工作的重要意義進行宣傳教育，從而提高企業檔案管理質量。

（四）完善現代化檔案工作管理制度

完善現代化檔案管理制度，明確并細化檔案收集時間、保管期限、歸檔范圍以及注意事項等具體問題，對于保證檔案的收集、整理、歸檔工作的高效開展具有重要意義。根據單位實際情況，并依照相關的法規及職責分工制度，科學合理的明確檔案的歸檔范圍，以促進檔案的收集工作的開展。同時，進一步明確歸檔期限，以便集中統一保管，防止私留以作它用。此外，進一步明確檔案歸檔期限，對于提高材料收集效率及檔案管理人員工作積極性具有重要作用。各單位及部門應根據其自身發展及時更新改進文書檔案的管理制度，以適應不斷發展變化的文書檔案收集及歸檔需求。

4 結束語

現代化檔案管理工作對企業的發展有著重要作用及意義，企業應從思想、工作模式、人才創新及制度完善等多方面不斷創新現代化檔案管理模式，從而達到有效提高檔案管理工作水平及檔案管理工作質量，進而提高企業整體工作水平。同時，檔案管理工作是一項長期且復雜的工作，需要企業相關人員不斷改革與創新，以適應不斷發展進步的社會及市場經濟環境。

參考文獻

[1]許巍.淺談現代化檔案管理工作的創新[J].科技資訊，2013，（11）：229.

[2]王磊.論檔案工作創新與現代化管理的途徑[J].辦公室業務，2013，（09）：56.

[3]于彥明.文書檔案管理工作的創新路徑探究[J].東方企業文化，2015，（17）：73.