事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與優(yōu)化建議

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類社會(huì)已步入信息化社會(huì)。信息化社會(huì)的到來，給檔案管理工作帶來了新機(jī)遇與挑戰(zhàn)。檔案的實(shí)踐活動(dòng)決定了檔案的自身價(jià)值，檔案實(shí)踐活動(dòng)也有了形式多樣的發(fā)展和變化；而事業(yè)單位的檔案管理工作與事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，又有著非常直接的關(guān)聯(lián)性，因此，探究信息化條件下檔案管理水平提升策略，具有重要社會(huì)意義。本文首先概述了事業(yè)單位檔案管理的意義，提出了事業(yè)單位檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，并結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)提出了相關(guān)改善建議，以期為事業(yè)單位檔案管理事業(yè)有序發(fā)展提供有益參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)；管理建議；事業(yè)單位

在信息化技術(shù)廣泛發(fā)展的今天，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法適應(yīng)數(shù)字化信息管理需求。因此，立足于信息時(shí)代背景下，如何改善事業(yè)單位檔案管理工作、提高檔案管理水平是當(dāng)前檔案管理相關(guān)從業(yè)人員面臨的新課題，下文將就此展開論述。

1 事業(yè)單位檔案管理的改革意義

集合了信息時(shí)代、科技時(shí)代、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，各行業(yè)領(lǐng)域都面臨著一場(chǎng)與時(shí)俱進(jìn)的改革。事業(yè)單位同樣不例外，需要基于自身的發(fā)展和工作展開情況，從而有效地對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行改革，以此來突破傳統(tǒng)管理方法對(duì)于單位發(fā)展所產(chǎn)生的瓶頸與制約。具體地說，事業(yè)單位檔案管理有如下革新意義：

其一，提高員工個(gè)人素養(yǎng)。因?yàn)椋瑢?duì)事業(yè)單位檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，必然會(huì)強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、工作技能，以及信息化、科技化以及數(shù)據(jù)化的電子信息素養(yǎng)。而這些內(nèi)容不僅是檔案管理改革的必經(jīng)之路，經(jīng)過上述培訓(xùn)的人員也將成為事業(yè)單位發(fā)展所必須的人才，在日后的工作當(dāng)中能夠充分發(fā)揮和實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。

其二，提高管理工作效能。事業(yè)單位的檔案管理改革必然將引入現(xiàn)代化的管理方法與設(shè)備渠道，同時(shí)，基于當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技快速發(fā)展，也將引發(fā)人們思維和生活習(xí)慣的變化，繼而引入網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)化平臺(tái)。這就意味著檔案管理必然走向數(shù)據(jù)化的發(fā)展方向，如此不僅能夠提升檔案管理工作的精準(zhǔn)度，提升工作效率和工作質(zhì)量，還能間接提升整體管理工作的科學(xué)化水平。

其三，端正管理思想認(rèn)知。檔案管理改革一旦開始，就意味著從事改革的工作人員和要求啟動(dòng)改革的管理層，對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀與問題有了清晰的認(rèn)知。而其后所進(jìn)行的改革、策略的變更、操作方法的創(chuàng)新，以及對(duì)于設(shè)備的補(bǔ)給、工作人員的匹配必然都是在基于現(xiàn)狀和問題的基礎(chǔ)上所進(jìn)行的有針對(duì)性的改革，如此一來，便會(huì)促使工作的開展和對(duì)管理、決策方向的把握，更有理論性和目的性，不會(huì)過多受到外部因素所干擾。

2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀問題

檔案管理，廣義上說，就是對(duì)實(shí)體檔案或信息檔案進(jìn)行管理，并提供與之相關(guān)的各類型服務(wù)的工作總稱。從其工作流程來說，主要包括收集、整理、價(jià)值堅(jiān)定、保管、編目和歸檔、檢索與研究。對(duì)于檔案管理者而言，其每天所從事的正是將混亂無序的檔案資料、將分散質(zhì)雜的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的整合，是其按照統(tǒng)一的管理要求進(jìn)行排序和歸檔，便于使用者查詢和借用。基于目前事業(yè)單位現(xiàn)狀而論，普遍存在下述幾點(diǎn)問題較為突出：

其一，事業(yè)單位檔案管理資源投入度不足。此處所指“資源”不僅是指為實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)以及現(xiàn)代化科技的各種計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等硬件設(shè)施，也包括與檔案管理工作息息相關(guān)的工作人員。這兩方面資源的匱乏，都導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作在質(zhì)量、效率以及專業(yè)性方面都呈現(xiàn)出明顯的缺陷，甚至在工作當(dāng)中出現(xiàn)和偏差，最終不僅將影響到檔案的正常使用，還會(huì)為整個(gè)單位的發(fā)展帶來不利的影響。

其二，事業(yè)單位檔案利用率較低。據(jù)有關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前我國大部分事業(yè)單位對(duì)于檔案管理過程中的調(diào)查、收集、歸檔工作尤其重視，但是對(duì)于檔案資源的開發(fā)與使用則不以為然。對(duì)此，筆者認(rèn)為檔案只有被利用才能真正凸顯出其價(jià)值所在，否則那將變成毫無用處的展品，最終難以實(shí)現(xiàn)或體現(xiàn)出真正意義上的檔案價(jià)值。

其三，事業(yè)單位檔案管理未制定規(guī)范的管理制度。在實(shí)際操作中執(zhí)行率低。這就導(dǎo)致事業(yè)單位在真正展開檔案管理工作的過程當(dāng)中，經(jīng)常性出現(xiàn)檔案借閱不歸還、重要資料丟失、電子信息泄露，不僅嚴(yán)重影響到管理工作本身的質(zhì)量，甚至還會(huì)對(duì)涉及檔案信息的個(gè)人、項(xiàng)目甚至是單位帶來嚴(yán)重的損失。

3 提高事業(yè)單位檔案管理效能的實(shí)踐措施

（一）健全單位檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施既包括硬件的投入，也包括軟件的投入。其中，硬件主要是指良好的辦公場(chǎng)所及檔案存放設(shè)備；軟件則主要指存儲(chǔ)量強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫、性能良好的管理軟件及防火墻、殺毒軟件等。只有將軟硬件結(jié)合起來，才能保證數(shù)字化檔案有效推行在現(xiàn)代化社會(huì)。與此同時(shí)，為確保檔案設(shè)備設(shè)施的有序適用和維護(hù)，必須全面提升檔案管理人員綜合能力，致力于打造一批熟悉館藏資源、信息素養(yǎng)高、寫作能力強(qiáng)、歷史文化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)豐富的檔案工作人員團(tuán)隊(duì)。利用強(qiáng)大的人力支撐為事業(yè)單位檔案管理工作開展提供技術(shù)與智力支持，全面推動(dòng)檔案管理工作的順利開展。而檔案管理人員自身，也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，真正認(rèn)識(shí)到信息傳播在檔案管理中的重要作用，深入開發(fā)、利用檔案資源，在提高自身技術(shù)與知識(shí)儲(chǔ)備的同時(shí)，還要提高自身現(xiàn)代化技術(shù)操作能力。

（二）進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。立足于信息時(shí)代下，進(jìn)一步強(qiáng)化信息系統(tǒng)建設(shè)力度，建立健全檔案管理信息系統(tǒng)不僅是改善工作效能的有效途徑之一，也是單位發(fā)展的大勢(shì)所趨。建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)是促使檔案管理智能化、客戶使用方便化、信息資源共享網(wǎng)絡(luò)具體地說，首先，應(yīng)規(guī)范并改進(jìn)信息化條件下檔案管理基本工作流程，促使檔案管理與單位現(xiàn)代化需求兩者相吻合；其次，結(jié)合檔案管理流程設(shè)計(jì)檔案信息系統(tǒng)軟件，促使檔案管理信息化、科技化；再次，在建立健全完善的信息系統(tǒng)過程中，同步強(qiáng)化內(nèi)部控制策略和內(nèi)部控制制度建設(shè)力度，促進(jìn)檔案管理各項(xiàng)工作的順利開展；此外，單位檔案部門還應(yīng)抓住時(shí)下“電子政務(wù)”這一發(fā)展契機(jī)，將公開電子文件積極納入信息化建設(shè)流程中去，進(jìn)一步加快現(xiàn)代化信息建設(shè)步伐，有步驟、有計(jì)劃的建設(shè)文件信息數(shù)據(jù)庫。

（三）結(jié)合單位實(shí)際創(chuàng)新檔案管理模式。首先，結(jié)合事業(yè)單位自身的工作特點(diǎn)及業(yè)務(wù)經(jīng)營屬性，構(gòu)建與之發(fā)展相適宜的管理體系，既要明確其管理過程中各個(gè)環(huán)節(jié)所要承擔(dān)的工作職責(zé)與內(nèi)容，還要對(duì)所有參與檔案管理工作的人員進(jìn)行權(quán)責(zé)上的規(guī)范與劃分。其次，在秉承“約束的地位平等”這一原則下，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新。換言之，在事業(yè)單位檔案管理進(jìn)程當(dāng)中，不僅要約束和規(guī)范檔案管理工作人員的行為，也要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)責(zé)進(jìn)行明確規(guī)范和要求，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作整體的獨(dú)立性。。

4 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案改革，貼合經(jīng)濟(jì)社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展，就必須正視其在以往發(fā)展過程中所呈現(xiàn)出來的缺點(diǎn)和弊端，通過加強(qiáng)人才建設(shè)、構(gòu)建信息化平臺(tái)、拓展檔案服務(wù)能力和創(chuàng)新檔案管理模式來實(shí)現(xiàn)對(duì)于其發(fā)展模式和管理方法的創(chuàng)新。

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作者簡介

林怡（1982-），女，漢族，海南，館員（中級(jí)）職稱，研究方向：人事檔案管理為主，業(yè)績檔案為鋪。