事業單位檔案管理的現狀與優化建議

摘 要：隨著科學技術的飛速發展，人類社會已步入信息化社會。信息化社會的到來，給檔案管理工作帶來了新機遇與挑戰。檔案的實踐活動決定了檔案的自身價值，檔案實踐活動也有了形式多樣的發展和變化；而事業單位的檔案管理工作與事業單位的長遠發展，又有著非常直接的關聯性，因此，探究信息化條件下檔案管理水平提升策略，具有重要社會意義。本文首先概述了事業單位檔案管理的意義，提出了事業單位檔案管理過程中出現的問題，并結合工作經驗提出了相關改善建議，以期為事業單位檔案管理事業有序發展提供有益參考。

關鍵詞：檔案管理；現代化建設；管理建議；事業單位

在信息化技術廣泛發展的今天，傳統檔案管理方式已無法適應數字化信息管理需求。因此，立足于信息時代背景下，如何改善事業單位檔案管理工作、提高檔案管理水平是當前檔案管理相關從業人員面臨的新課題，下文將就此展開論述。

1 事業單位檔案管理的改革意義

集合了信息時代、科技時代、知識經濟時代的當下，各行業領域都面臨著一場與時俱進的改革。事業單位同樣不例外，需要基于自身的發展和工作展開情況，從而有效地對其檔案管理工作進行改革，以此來突破傳統管理方法對于單位發展所產生的瓶頸與制約。具體地說，事業單位檔案管理有如下革新意義：

其一，提高員工個人素養。因為，對事業單位檔案管理工作的改革與創新，必然會強化檔案管理人員的業務能力、工作技能，以及信息化、科技化以及數據化的電子信息素養。而這些內容不僅是檔案管理改革的必經之路，經過上述培訓的人員也將成為事業單位發展所必須的人才，在日后的工作當中能夠充分發揮和實現個人價值。

其二，提高管理工作效能。事業單位的檔案管理改革必然將引入現代化的管理方法與設備渠道，同時，基于當今社會經濟與科技快速發展，也將引發人們思維和生活習慣的變化，繼而引入網絡以及數據化平臺。這就意味著檔案管理必然走向數據化的發展方向，如此不僅能夠提升檔案管理工作的精準度，提升工作效率和工作質量，還能間接提升整體管理工作的科學化水平。

其三，端正管理思想認知。檔案管理改革一旦開始，就意味著從事改革的工作人員和要求啟動改革的管理層，對當前事業單位檔案管理工作現狀與問題有了清晰的認知。而其后所進行的改革、策略的變更、操作方法的創新，以及對于設備的補給、工作人員的匹配必然都是在基于現狀和問題的基礎上所進行的有針對性的改革，如此一來，便會促使工作的開展和對管理、決策方向的把握，更有理論性和目的性，不會過多受到外部因素所干擾。

2 事業單位檔案管理的現狀問題

檔案管理，廣義上說，就是對實體檔案或信息檔案進行管理，并提供與之相關的各類型服務的工作總稱。從其工作流程來說，主要包括收集、整理、價值堅定、保管、編目和歸檔、檢索與研究。對于檔案管理者而言，其每天所從事的正是將混亂無序的檔案資料、將分散質雜的內容進行統一的整合，是其按照統一的管理要求進行排序和歸檔，便于使用者查詢和借用。基于目前事業單位現狀而論，普遍存在下述幾點問題較為突出：

其一，事業單位檔案管理資源投入度不足。此處所指“資源”不僅是指為實現信息技術以及現代化科技的各種計算機、網絡、服務器等硬件設施，也包括與檔案管理工作息息相關的工作人員。這兩方面資源的匱乏，都導致事業單位的檔案管理工作在質量、效率以及專業性方面都呈現出明顯的缺陷，甚至在工作當中出現和偏差，最終不僅將影響到檔案的正常使用，還會為整個單位的發展帶來不利的影響。

其二，事業單位檔案利用率較低。據有關調查數據顯示，目前我國大部分事業單位對于檔案管理過程中的調查、收集、歸檔工作尤其重視，但是對于檔案資源的開發與使用則不以為然。對此，筆者認為檔案只有被利用才能真正凸顯出其價值所在，否則那將變成毫無用處的展品，最終難以實現或體現出真正意義上的檔案價值。

其三，事業單位檔案管理未制定規范的管理制度。在實際操作中執行率低。這就導致事業單位在真正展開檔案管理工作的過程當中，經常性出現檔案借閱不歸還、重要資料丟失、電子信息泄露，不僅嚴重影響到管理工作本身的質量，甚至還會對涉及檔案信息的個人、項目甚至是單位帶來嚴重的損失。

3 提高事業單位檔案管理效能的實踐措施

（一）健全單位檔案庫房基礎設備設施。完善基礎設備設施既包括硬件的投入，也包括軟件的投入。其中，硬件主要是指良好的辦公場所及檔案存放設備；軟件則主要指存儲量強大的數據庫、性能良好的管理軟件及防火墻、殺毒軟件等。只有將軟硬件結合起來，才能保證數字化檔案有效推行在現代化社會。與此同時，為確保檔案設備設施的有序適用和維護，必須全面提升檔案管理人員綜合能力，致力于打造一批熟悉館藏資源、信息素養高、寫作能力強、歷史文化與網絡技術豐富的檔案工作人員團隊。利用強大的人力支撐為事業單位檔案管理工作開展提供技術與智力支持，全面推動檔案管理工作的順利開展。而檔案管理人員自身，也應當與時俱進，積極轉變思想觀念，真正認識到信息傳播在檔案管理中的重要作用，深入開發、利用檔案資源，在提高自身技術與知識儲備的同時，還要提高自身現代化技術操作能力。

（二）進一步推動檔案管理現代化進程。立足于信息時代下，進一步強化信息系統建設力度，建立健全檔案管理信息系統不僅是改善工作效能的有效途徑之一，也是單位發展的大勢所趨。建設檔案管理信息系統的目標是促使檔案管理智能化、客戶使用方便化、信息資源共享網絡具體地說，首先，應規范并改進信息化條件下檔案管理基本工作流程，促使檔案管理與單位現代化需求兩者相吻合；其次，結合檔案管理流程設計檔案信息系統軟件，促使檔案管理信息化、科技化；再次，在建立健全完善的信息系統過程中，同步強化內部控制策略和內部控制制度建設力度，促進檔案管理各項工作的順利開展；此外，單位檔案部門還應抓住時下“電子政務”這一發展契機，將公開電子文件積極納入信息化建設流程中去，進一步加快現代化信息建設步伐，有步驟、有計劃的建設文件信息數據庫。

（三）結合單位實際創新檔案管理模式。首先，結合事業單位自身的工作特點及業務經營屬性，構建與之發展相適宜的管理體系，既要明確其管理過程中各個環節所要承擔的工作職責與內容，還要對所有參與檔案管理工作的人員進行權責上的規范與劃分。其次，在秉承“約束的地位平等”這一原則下，對檔案管理制度進行創新。換言之，在事業單位檔案管理進程當中，不僅要約束和規范檔案管理工作人員的行為，也要對領導權責進行明確規范和要求，以此來實現檔案管理工作整體的獨立性。。

4 結語

綜上所述，事業單位要想實現真正意義上的檔案改革，貼合經濟社會現代化發展，就必須正視其在以往發展過程中所呈現出來的缺點和弊端，通過加強人才建設、構建信息化平臺、拓展檔案服務能力和創新檔案管理模式來實現對于其發展模式和管理方法的創新。

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作者簡介

林怡（1982-），女，漢族，海南，館員（中級）職稱，研究方向：人事檔案管理為主，業績檔案為鋪。