如何做好新形勢下城建檔案業務指導工作

楊曉華

隨著新疆奎屯市進入“十三五”全面建成小康社會的決勝階段，城市建設發展十分迅速，在新區開發、舊區改造、形成了大量的城建檔案資料，成為城市規劃、建設、管理、維護的重要依據，城建檔案的作用也越來越大，社會效益、經濟效益也越來越顯著，在新形勢下如何保證建設工程檔案的完整、系統、準確地移交報送，是對當前城建檔案業務指導工作一個新的要求。

1 建設工程檔案業務指導工作意義

建設工程業務指導主要是指城建檔案管理機構依據有關城建檔案的法律、法規、規章和業務標準，對建設系統各行業管理部門、建設工程檔案形成單位的檔案形成、積累、整理、編目、歸檔、移交等業務，進行登記、告知、督促、檢查、驗收以及提供咨詢、培訓、示范等的過程。

建設工程檔案業務指導工作是工程檔案管理工作的“前沿陣地”，并貫穿于工程建設的全過程。其工作成效直接關系到工程檔案是否能夠及時進館以及歸檔案卷的質量。業務指導應遵循統一、分級、分類和重點指導的原則。城建檔案業務指導應統籌規劃、統一工作制度，在統一組織協調下開展；應遵循一切從實際出發，實事求是，針對不同情況，提出不同要求，采取不同的措施和方法。

2 提高指導人員的業務素質夯實基礎

抓好城建檔案業務指導人員專業知識與能力的培訓，提高業務指導水平，首先要求指導人員努力學習黨和國家關于城建檔案工作方面的法律、法規、規章。如《中華人民共和國城鄉規劃法》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國電子簽名法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》、《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，以及建設行業的標準規范，如《城市建設檔案著錄規范》（GB/T50323-2001）、《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2001）、《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117-2007）、《城市建設檔案業務管理規范》（CJJ/T158-2011）、《城建電子檔案元數據標準》（CJJ/T187-2012）、《城建檔案分類法則》、《建筑工程資料管理規程》（JGJ/T185-2009）、《新疆自治區建筑工程資料管理規程》、《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T-31-2005）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）等相關規范。

其次，由于城建檔案屬科技檔案內容專業性很強，按照分級分類培訓的要求，業務指導人員還應參加與之相關的工程技術專業知識的學習培訓和繼續教育。同時還要圍繞建設工程檔案業務指導過程中遇到的重點和難點問題，開展專題研討。一個不懂工程技術專業的人，一個不懂前期文件、監理文件、施工文件、竣工驗收文件各個環節的形成、看不懂竣工圖紙，就不能很好地開展業務指導工作，同樣如果僅懂得工程專業知識，不懂檔案專業知識，不懂案卷立卷，同樣無法按檔案專業的要求做好業務指導。

3 利用“建設工程資料在線收集與跟蹤管理系統”，對在建工程文件進行實時業務指導

伴隨著奎屯市智慧檔案館的穩步推進，較之以往對于施工全過程的業務指導時，業務指導責任人要經常深入現場，了解工程進展情況，檢查指導施工及監理文件材料的形成、積累和編制情況，檢查工程建設過程中形成的各種文件材料是否完整、準確、系統，是否能夠反映工程建設活動的全過程，并提出整改意見有所不同的是，利用建設工程資料在線收集與跟蹤管理系統，建設工程檔案的形成通過一系列標準規范要求，在建設工程資料文件采集管理系統提供的模板作用下對于在建設工程過程中隨時形成的文件實現隨時收集。并監督指導建設工程檔案形成單位及時對在建工程資料文件進行數據整理，真正實現對工程資料文件的前端控制和全程管理，城建信息資源的收集。

建設工程電子文件的在線接收業務指導工作，實現對在建工程文件管理與工程進度保持同步，以前端控制原則和全程管理原則以及相關理論為依據，穩步推進建設工程檔案、各種業務管理類檔案電子文件的接收，加強業務審批過程的電子文件歸檔與管理，建立真實、準確、完整、有效的電子檔案，保障電子檔案的安全保管與有效開發利用，建立一個相對穩定的電子檔案收集網絡和運行機制。穩步推進建設工程檔案紙質和電子雙套接收，實現城建檔案電子文件與實體檔案雙套接收制，為館藏檔案數字化解決了后顧之憂，為智慧城建檔案館的提供數字資源。

4 開展靈活多樣的指導方式，擴大業務指導范圍

1、城建檔案法規規范的宣傳工作

在本行政區域內通過召開會議、舉辦講座、開展檔案網絡活動等多種手段和形式，做好城建檔案法律法規和規范性文件的宣傳工作。通過廣泛地宣傳和學習，使建設工程各參建單位進一步認識到依法治檔的重要性，使廣大工程檔案從業人員認識到城建檔案管理部門的業務指導，可以促進自己更好地做好工程檔案工作，從而保障業務指導工作順利進行。

2、建設工程檔案業務培訓工作

定期舉辦城建檔案管理培訓班，讓許多新開工的建設單位、施工單位和監理單位的工作人員能及時了解城建檔案的編制、收集、報送等環節的要求和國家規范，有效解決建設檔案資料管理人員由于整體業務水平不高，人員流動性大等原因造成的檔案收集的脫節和不完整。

3、分期抓好建設工程檔案的指導工作

城建檔案的業務指導工作應貫穿于整個建設工程的全過程。要抓好建設工程檔案的前期、中期、后期的業務指導工作，使建設工程竣工檔案按要求收集齊全并及時歸檔。

前期指導工作，要督促項目法人嚴格按照相關規定，對屬于歸檔范圍的檔案，在建設工程開工前即與建設單位簽訂建設工程竣工檔案移交責任書，詳細告知建設單位應收集的檔案材料內容和有關事項。對施工過程中檔案工作進行業務指導，利用建設工程資料在線收集與跟蹤管理系統對工程項目進行及時跟進，同時深入工地，對施工過程中形成的各種施工、監理技術文件材料提出整改意見，以保證施工過程中技術文件材料的準確、齊全。后期業務指導工作即對于工程檔案預驗收時的業務指導。業務指導人員要嚴格按照《建設工程文件歸檔整理規范》的要求，認真檢查檔案材料是否完整、準確、系統，竣工圖的編制是否正確，組卷是否規范，案卷質量是否符合歸檔要求等，對沒有按規定做竣工檔案的單位提出整改要求，限期整改。