試論高校《學報》資料室的作用及資料積累的優化

姚衛星

摘 要：本文從《學報》資料室的作用出發，對《學報》資料的積累和優化措施進行分析，并提出了一些自己的見解。

關鍵詞：《學報》資料室；資料積累；資料收集；優化

《學報》資料室既是《學報》編輯部的有機組成部分，也是高校圖書資料的重要部門，在辦好《學報》和為教學、科研服務上擔負著重要的使命。但從目前狀況看來，無論是理論上還是實踐中都未能對《學報》資料室的建設予以高度的重視，《學報》資料室尚僅僅限于交換期刊、保管資料這個低層面上，未能發揮它應有的作用。同時，資料的積累也存在著一定的自發性和盲目性，缺乏必要的計劃管理和理論探討，導致大批珍貴的資料閑置和浪費。如何使《學報》資料室多功能、高效率地為編輯、教學與科研服務，這是當前迫切需要深入研討的問題。筆者認為，首先要充分認識和發揮《學報》資料室的作用，使之更好地為教學、科研服務，其次要從本校的教學、科研的實際出發，有選擇地積累資料，搞好資料庫的優化建設。

1 《學報》資料室的作用

《學報》資料室既然擔負著辦好《學報》和為教學、科研服務的重要使命，那么，我們的工作就不應僅僅局限于資料保管這一低層面上，而要多方挖掘潛能，充分發揮其作用。

第一，《學報》資料室應做好編輯的后勤工作，努力為編輯提供學術動態方面的資料。對學術動態的了解是編輯選出好稿件的先決條件，如果對學術動態缺乏了解，就難以確定稿件在學術領域中所處的地位。如今是科學研究大繁榮時期，各類學術期刊不斷涌現，我們資料員應主動為編輯們提供學術動態方面的資料（如研究綜述、文摘、學術報道等），還可編制一些專業的文獻索引等，以幫助編輯了解學術動態，這不僅便于編輯的審稿活動，同時又可為學校的教師科研人員所利用，為教學科研服務。如遇編輯人員在編輯和科研中所需的資料在本部門沒有的情況時，我們資料員就應及時到其他部門或院外圖書館查找，以方便編輯工作，從而更有效地提高《學報》的質量。

第二，多方位，多渠道為學校的教學與科研工作提供資料服務。教學與科研在某種程度上就是對資料進行收集、整理、傳授與創造的活動，教研活動開展的好壞與資料工作有著直接的關聯。《學報》資料室因有其獨特的身份和渠道而擁有著許多公共圖書館所不具有的資料，而這些資料對于教學、科研人員來講也正是具有重要的參考價值的資料。因此，作為高校圖書資料部門中重要一環的《學報》資料室也應為學院的教學和科研提供資料，做到資源共享，以滿足教學、科研人員的資料需求，同地也能使那些資料得到物盡其用，充分地獲得它最高價值取向。

第三，搜集反饋信息，為《學報》的評估、提高《學報》質量，完善《學報》審稿機制創造條件。編輯成績與《學報》質量的一個重要評估標準就是《學報》所刊文章的社會反映狀況。《學報》應專門對所載文章的社會反映情況進行分析，以此來作為編輯評估的依據和提高《學報》質量的途徑。《學報》資料室應擔當起收集反饋信息的責職，盡可能全面地、及時地了解和掌握這些反饋信息，有助于科研人員了解科研成果的社會反響，也有助于《學報》編輯工作的改革和完善，更有利于推動學院的教學、科研工作的進程。

2 資料的積累和優化

《學報》資料室庫藏有大量的資料，其主要來源于兩方面：一為交換的學報與學術刊物；二為訂閱的各類期刊、書籍。隨著學報資料室服務對象的擴大和服務觀念的更新，資料室將為教務人員和其他社會人員提供更多、更及時的資料，它在教學和科研活動中起的作用將越來越大。因此，藏書建設在《學報》資料室工作中已是一件不可忽視的大事了。資料的積累不能只限于被動的交換和有限而零散的訂購了。庫藏資料是資料室服務讀者的資本，沒有資料就談不上多方位、高效率地為讀者服務，而缺乏有特色的庫藏同樣發揮不了其應有的作用。因此，作為高校信息源之一的《學報》資料室，要在資料積累的優化上下功夫，即從本校的教學、科研的實際出發，有目標、有計劃地積累資料，剔除和放棄訂閱一般性的書刊資料，以其鮮明的資料特點，確立其在教學科研中的獨特地位，以方便讀者利用而充分發揮它的作用。

在探討《學報》資料室的資料積累特點中，還應遵循以下原則：一是實用原則，資料要講求實用；二是獨特原則，在‘獨和‘特上下功夫；三是學術性原則，《學報》作為學術期刊，其資料必須具有鮮明的學術性。遵循這些原則，《學報》資料室在藏書建設時可重點積累以下幾類的資料：

（一）刊物的積累。目前大多數《學報》都互相建立了刊物交換網，利用自己出版的《學報》同其他院校的《學報》及其他科研單位主辦的刊物進行交換，這樣一方面擴大了《學報》的影響，另一方面又互相交流了學術信息和科研新進展。交換《學報》是學校取得情報資料的一個重要途徑，對于編輯的審稿和教師的教研活動起到了一定的積極作用，有助于繁榮科學研究。然而，如果對交換來的刊物不加選擇地一味存貯，也是不明智的，這勢必會造成人力、物力方面的浪費。因此，必須通過剔除不常用的書刊來優化藏書結構，這些被剔除的書刊可以有償轉讓給校圖書館或其他部門。這樣既優化了《學報》資料室，又豐富了校圖書館的的藏書。

（二）學術動態方面的資料和工具書。對學術動態的了解是《學報》編輯的當務之急，工具書則是編輯們不可或缺的工具，它們在《學報》資料室中均占有一席之地。這兩類資料雖然在圖書館中也有收藏，但與《學報》資料室的收藏是有區別的，首先，兩者藏書的比重不一樣，學術動態方面的資料在校圖書館中占的比重很小，而在《學報》資料室中卻應占較大的比重；其次，存貯形式不一樣。一般來說，圖書館只將刊有學術動態方面的刊物資料原物保存，而《學報》資料室則應將零星地刊發在各期刊上的這類資料加以分門別類地整理，并裝訂成冊，以便于檢索。而工具書的作用在《學報》編輯工作中更是不言而喻的了，因此對于一些常用的工具書在《學報》資料室中應是必備的，除此之外，一些年鑒類的工具書亦應注意收藏，以便于為編輯們節省時間而提高編輯效率。

（三）編輯學方面的期刊和書籍。這類書刊是編輯人員進行業務自修和科學研究的必備資料，在《學報》資料室的藏書中也應占有較大的比重。一般來說，《學報》是高校的最高級刊物，無論從人員、圖書及其他設備來講都較學校其他部門更具有專業性和權威性。因此，要提高《學報》的編輯質量和編輯水平，編輯們就必須進行業務自修，而這類書刊正是他們最需要的參考資料。

四，刊有教師科研成果的書籍和期刊。此類書刊也應成為《學報》資料室重點收藏的內容。《學報》是反映本學院教學與科研成果的園地，為了能較為全面地反映學校的科研成果，應將本校教師在校內外發表的文章摘要刊登在《學報》上。作為《學報》組成部分之一的資料室就應該努力收集刊有本學校教師科研成果的期刊和書籍，這樣既能便于領導把握本學院的科研狀況，又在一定程度上彌補了本《學報》在反映本校科研成果方面的不足，這尚是一筆難得的學術財富。

3 總結

總之，高度重視和充分發揮《學報》資料室的作用，并優化其資料的積累，是辦好《學報》資料室的關鍵。在科技日新月異、數字化日益提高、情報瞬息萬變的當今，我們應該努力把它辦成科研的窗口、教學的窗口，讓它在編輯、教學、科研中充分發揮功能與效益，這應該成為我們資料室工作的出發點與歸宿。

參考文獻

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