基層疾控機構計生檔案管理方法探討

黃珠珠

摘 要：目的 通過對市疾控中心2011-2014年度個人計生信息檔案的收集整理實踐，探討兼職計生工作人員提高工作效率的辦法。方法 根據“泉州市單位人口與計生管理系統”的運行特點，制定適用本單位實際情況查詢表格和編制相對應的個人計生檔案號。結果 與原來的工作程序比較，科學有序的檔案管理方法能使兼職人員在雜又多的工作中隨時進入工作狀態，方便查閱利用，及時跟蹤補缺補漏。結論 編制個人計生檔案號管理單位的個人計生檔案簡單易行，適合基層使用。

關鍵詞：疾控機構；計生檔案管理；Word軟件

作為世界第一人口大國，我國人口與計劃生育工作始終是常抓不懈，作為基層單位，計生工作既是必不可少又要時常更新，在人員婚育情況的不斷變化下，對計生工作者提出挑戰——如何既快又準確地滾動婚育情況檔案資料，通過在不斷的實踐中摸索出科學的方法和策略。本文探討用新方法管理個人計生檔案，實現信息的完整性，提高工作效率及管理質量。

1 材料與方法

1.1 資料來源

2011-2014年度單位個人計生信息資料（包括兩查、婚育變化、新進、調動、退休、辭職、臨時工等個人計生情況變化相關資料）。

1.2 方法

用Word軟件編制“市直單位干部職工（含合同工）花名冊、計生檔案排查表、人員兩查情況表”等相關表格，在表格中錄入相關對應個人計生信息，對照表格內容及時跟蹤補缺補漏。編制個人計生資料檔案號。

2 結果

2.1 信息更新滾動及時

計生工作有別于其它工作，它既屬于動態管理又因為它的特點要及時跟進隨時變化的婚育信息，例如：在2010年泉州市計生辦建立“泉州市單位人口與計生管理系統”這個平臺，市疾控中心初次用計算機錄入個人計生檔案資料，隨著時間的推移，要想了解2014年的單位計生婚育情況，就可以通過用Word軟件編制的“ 2014 年泉州市疾病預防控制中心計生工作摸排情況一覽表”，對單位個人計生信息情況就一目了然，并且可以根據所提供的信息做到及時跟進補缺補漏，充實完善“泉州市單位人口與計生管理系統”中本單位個人計生信息，見表1。

2.2 方便查閱利用

通過專用互聯網渠道進入“泉州市單位人口與計生管理系統”可以及時查閱相關人員計生信息并下載表格，為單位和個人在評先評優、職稱評聘、提拔、調動、入黨、勞動模范、各級黨代表、人大代表等各方面工作的需求提供計生系統檢索及利用。

2.3 收集整理迅速

根據單位科室不同的特點建立文件夾后為每個計生檔案統一編號并寫在對應職工檔案袋右上角，為此減少了在時間少而要及時查閱紙質資料或入檔時找不到個人檔案而煩惱。比如，各個單位的計生工作是隨時與市計生系統互動的，每年也必須將本年度所收集整理的紙質計生資料上交計生辦檔案室審核后，再將一式兩份中的一份依據個人計生檔案編號裝入對應的檔案袋存檔，另一份回本單位后裝入個人計生檔案袋，避免為兩次入檔尋袋而浪費時間，縮短整理入庫歸檔的時間。

2.4 提高工作效率

面對單位人員婚育狀況不斷變化的情況下，要及時跟進更新的需要和特點，兼職做計生工作的時間有限，又無法及時對計生資料進行滾動，就需要根據編制的“泉州市疾病預防控制中心計生兩查情況表”來收集兩查紙質資料并手工記錄后再利用每月固定幾天的工作空隙30-60min進入“泉州市單位人口與計生管理系統”網站進行對應的資料錄入工作，這種工作方法能提高兼職人員的工作效率和管理質量。見表2。

3 討論

一個基層疾控中心的計生工作往往是由其它工作者兼職的（據目前統計，我市11個市縣區疾控中心沒有一位計生工作者是專職的），計生工作雖然不大，但也必須面面俱到，才不會在工作上出現差錯，影響單位和個人在評先評優、職稱評聘、提拔、調動、入黨、勞動模范、各級黨代表、人大代表等各方面工作的需求。在工作上要時時緊繃根繩：留心注意單位職工在人事（如新進、調入、調出、辭職、退休等）、婚育（如初婚、生育、離婚、再婚等）等情況的變化，及時跟進滾動變化的信息，這也是計生工作中必不可少的一個重要環節。

如何既快又準確地滾動婚育情況檔案資料呢？本人認為基層疾控中心個人計生工作的關鍵，是要及時收錄人事、婚育等情況有變化的資料，發現后要及時跟進補缺補漏，充實完善資料，為日后收集、整理、歸檔、查找和利用做準備。Word軟件是最常用的辦公軟件，用它編制簡單易行的表格不難，為新進、調入、調出、辭職、退休等人員錄入婚育變化后，體現在表格上的信息就一目了然，這為當年度需要查閱和出具計生證明情況提供了一個很好的平臺，也為年終計生工作的統計提供及時到位的信息資源。

傳統工作方法管理計生檔案材料零散、存放無序、臨歸檔前材料不全的狀態得到改善，當年終計生部門要檢查和上交資料時，無需為臨時追討個人計生資料而筋疲力盡，既達到了單位績效考核的標準，也為個人計生檔案的利用帶來極大的方便。實踐是總結的基石，基層兼職計生工作者要在日常工作中，善于總結經驗，通過科學的檔案管理支持計生工作的順利開展，及時跟蹤補缺補漏，實現信息的完整性，提高工作效率及管理質量。