會計憑證的整理、裝訂和保管技巧

□ 張裕輝

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會計憑證的整理、裝訂和保管技巧

□ 張裕輝

3. 某些重要的憑證，因保管時間的長短不同，需分類立卷歸檔單獨保管，如文件、契約、合同等可以抄錄主要內容，經有關人員簽字后將抄入本附在記賬憑證上，也可以用復印件作為憑證，但應在記賬憑證“摘要”欄內說明原因及存放地點、保管人姓名等事項。

二、會計憑證的裝訂

1. 各單位由于經濟活動內容不同，每月（期）結賬時會計憑證的數量多少不一，一般而言每冊裝訂厚度2—3厘米為宜，多者可視情況增訂冊數。

2. 記賬憑證裝訂前要認真檢查，看記賬憑證的編號是否齊全，有無缺號，并檢查原始憑證的張數有無多少，最后抽去記賬憑證上的大頭針或回形針。

3. 記賬憑證排完序后，可將當月的《會計科目發生額平衡表》、《會計科目余額表》以及《現金轉賬收付憑證交接單》折疊后一并編排在記賬憑證的前面，以便需要時查閱。

4. 會計憑證封面設計應包括冊數、年度、起訖日期、記賬憑證號數、原始憑證和原始憑證匯總表張數、記賬憑證總頁數等，日期、數字最好選用日期號碼章用印泥粘印。為避免封面裝訂后填制失誤，封面設計可在裝訂前完成，以保證會計憑證封面整潔美觀。

5. 裝訂會計憑證可采用“三針四線法”。即在會計憑證左上角裝訂處，打3個孔繞4道線的一種裝訂方法。首先，第一個孔打在封面左上角距上邊線和左邊線1.5厘米處的交叉點上，其直徑比其他兩個孔的直徑要大一點，以便于以后穿線。第二個孔在第一個孔的右邊，距第一個孔和上邊線1.5厘米處的交叉點上。第三個孔在第一個孔的下方距第一個孔和左邊線1.5厘米處的交叉點上。這3個孔構成一個等腰三角形，它的兩條直角邊分別與封面的左邊線和上邊線平衡。打好孔后，進行穿線。第一針從第一孔的背面向正面穿（留下線尾5—6厘米），向左邊繞一道線，再從第一個孔的背面穿過，向上繞一道線，仍從第一個孔的背面穿過，引至正面，然后訂第二孔。針從第二孔的正面穿過，從背面向上繞一道線至正面，再從第二孔穿過，然后從第一孔的背面穿至正面訂第三孔。針從第三孔的正面穿過，背后向左繞一道線，再從正面穿過，將帶針的線與原預留的線頭在第一孔背面打個死結，在每次繞線過程中，要邊繞線邊勒緊，剪去多余線尾，用錘子錘平線結。

6. 在裝訂會計憑證時，還需要在裝訂處包好角，并蓋上裝訂人員的印章。同時在每冊記賬憑證的左側脊梁上注明年份、月份、冊號數及記賬憑證的起訖號數，以便日后查閱。

三、會計憑證的管理

會計憑證是會計檔案的重要組成部分，應和賬簿、報表等會計資料一同妥善保管。要建立會計憑證調閱登記，按規定辦理借閱手續；設立會計人員交接記錄簿，會計人員變動時，對交接的內容、時間、監交人認真記錄；要設立會計檔案專柜，專人負責保管，并選擇防火、干燥、通風性能較好的地方存放，定期在櫥內放入樟腦丸，室內地面放置滅鼠藥等，確保會計檔案資料在管理期限內安全完整。

（作者單位：江蘇省啟東市海復鎮農經站）

疊，再自右往左折疊，對壓在裝訂線以下的部分用刀片裁開向右折疊過來；對憑證過小的，可在小憑證后面涂勻膠水，平整地粘貼在記賬憑證同樣大小的襯紙上，防止裝訂后看不全憑證的內容；對破損的憑證要按原狀貼補好，使得裝訂后不得脫落；對憑證過厚，如硬車票，取其表面一層薄紙粘貼在報銷憑證上。