加強油田企業(yè)檔案管理的有效路徑研究

張佳琦

中圖分類號：F272.9 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）02-000-01

摘 要 石油化工作為國民經(jīng)濟的命脈，是促進國民經(jīng)濟飛速發(fā)展和人們生活水平提高的重要保障。油田企業(yè)在自身發(fā)展過程中，要根據(jù)行業(yè)環(huán)境和市場形勢來合理調(diào)整，從而保證其正常發(fā)展。在這一過程中，檔案管理作為油田企業(yè)日常工作的重要組成部分，具有戰(zhàn)略重要性。本文就加強油田企業(yè)檔案管理工作這一問題進行深入探討。

關(guān)鍵詞 油田企業(yè) 檔案管理 途徑 探索 研究

一、油田企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）自動化水平不高

隨著油田企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作的重要性也越來越凸顯。但是面對海量的檔案信息，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，嚴(yán)重影響了企業(yè)的正常運行和可持續(xù)發(fā)展。雖然油田企業(yè)檔案管理自動化進行已經(jīng)推廣了很長時間，但是在實際操作中，仍然存在著自動化水平低下的問題，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率。

（二）檔案數(shù)據(jù)收集不規(guī)范

在檔案數(shù)據(jù)收集過程中，由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范以及操作中對相關(guān)規(guī)范執(zhí)行力度不夠等原因造成數(shù)據(jù)收集過程中的效率低下，時效性差、準(zhǔn)確度低等后果。個別工作人員缺乏責(zé)任心，對于檔案數(shù)據(jù)收集的重要性認(rèn)識不夠，導(dǎo)致檔案案號不全、檔案案卷缺失以及檔案歸檔不及時等諸多問題。甚至在部分油田企業(yè)中，沒有專門的檔案管理人員，檔案數(shù)據(jù)整理工作都是由其他部門員工兼職，嚴(yán)重違背的檔案數(shù)據(jù)整理的專業(yè)性、準(zhǔn)確性和時效性的原則。

（三）綜合管理力度不夠

受到傳統(tǒng)的檔案管理模式的影響，在當(dāng)前油田企業(yè)中，尤其是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，對于檔案管理工作的重要性沒有足夠的認(rèn)識，主觀的認(rèn)為檔案管理工作可有可無，從而忽視了對其的嚴(yán)格管理。這就造成檔案管理工作在實際操作過程中，存在檔案管理不專業(yè)、檔案整理工作混亂等嚴(yán)重問題，直接影響了油田企業(yè)的發(fā)展。

（四）檔案整理工作不規(guī)范

由于油田企業(yè)對于檔案管理工作不重視等多方面原因，造成檔案管理過程中存在著諸多如檔案類型劃分不清、檔案數(shù)據(jù)嚴(yán)重缺失、檔案內(nèi)容混亂及數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等問題。這種檔案管理上的混亂在檔案索性方面體現(xiàn)的尤為突出，由于類型不清、層次混亂，從而造成索引困難，給油田企業(yè)日常工作造成了嚴(yán)重影響。

（五）檔案管理深度不夠

在油田企業(yè)日常工作中，檔案管理人員的身份不夠重要，特別是因為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的主觀輕視，造成檔案管理人員在日常工作中，對于企業(yè)重大生產(chǎn)經(jīng)營信息無法掌握，甚至是難以接觸到，給檔案數(shù)據(jù)的收集和整理工作帶來了十分嚴(yán)重的不利影響，是造成檔案不全、數(shù)據(jù)缺失的一個重要原因。

（六）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低

在油田企業(yè)中，由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，對于檔案管理工作不夠重視。造成工作人員的錄用和任命過程中存在隨意性，這樣導(dǎo)致的直接后果就是檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，且大多沒有經(jīng)過專業(yè)的崗前培訓(xùn)，實踐過程中缺乏專業(yè)技能。

（七）檔案存放環(huán)境惡劣

由于油田企業(yè)的不重視和從業(yè)人員的素質(zhì)較低，直接造成檔案管理和存放環(huán)境惡劣。甚至在某些油田企業(yè)中，檔案室房屋陳舊、設(shè)備落后，根本無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的存放管理要求。此外，在工作過程中，對于檔案的保密習(xí)慣工作有所忽視，造成檔案數(shù)據(jù)外流，甚至給油田企業(yè)造成嚴(yán)重的不良影響。

二、加強油田檔案管理工作的有效途徑

（一）制定嚴(yán)格的管理制度

健全的制度和嚴(yán)格的管理，是油田企業(yè)檔案管理工作順利進行的基礎(chǔ)。在此過程中，一定要根據(jù)油田企業(yè)的實際情況，制定一整套標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格，且指導(dǎo)性是實用性較強的管理制度，以保證檔案管理工作的規(guī)范性。同時，要建立的監(jiān)督制度，以保證管理制度的落實和嚴(yán)格執(zhí)行。

（二）規(guī)范檔案管理流程

規(guī)范的操作流程，是保證檔案管理工作準(zhǔn)確性和時效性的前提。在這一過程當(dāng)中，首先要提高檔案管理工作的硬件設(shè)施的水平，加大資金投入，引進先進設(shè)備，改善檔案管理工作環(huán)境；其次是加強對檔案工作人員的管理，提高其專業(yè)素質(zhì)以及工作責(zé)任心，提升其對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。此外，還要提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理人重要性的認(rèn)識，讓其參與到油田企業(yè)重大的生產(chǎn)經(jīng)營活動中來，以保證其檔案數(shù)據(jù)收集的全面性和準(zhǔn)確性。同時建立嚴(yán)格的獎懲制度，對于工作中存在重大失誤或者工作態(tài)度不端正的檔案管理人員，要進行嚴(yán)格的懲罰和整頓；對于檔案管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)或有突出貢獻的人，要進行合理的物質(zhì)獎勵以及職務(wù)的提升，以樹立典范。

（三）整合檔案資源

整合檔案資源，加強對檔案整理工作的管理，是保證檔案管理工作正常有序進行的重要方式。在這一過程中，首先要根據(jù)實際需要，合理提高檔案室的級別待遇，給檔案室配備專門的管理人員，以保證其日常工作的正常進行；其次要對油田企業(yè)的檔案進行整合管理，將分散于企業(yè)各部門中的檔案管理工作，統(tǒng)一進行規(guī)劃、調(diào)配，加強檔案管理的全面性和規(guī)范性。

（四）加強檔案管理隊伍建設(shè)

在油田企業(yè)發(fā)展過程中，改變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的認(rèn)識，在加大資金和投入了力度的同時，提升整個檔案管理部門在企業(yè)中的位置，加強對相關(guān)人員的培訓(xùn)和管理工作。在提高其從業(yè)素質(zhì)的同時，還要進行檔案管理安全性的宣傳，以提高其安全意識和保密意識

三、結(jié)語

總而言之，隨著油田企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作的重要作用會越來越受到重視，加大資金和人才投入，采取合理措施，加強油田企業(yè)檔案管理工作的先進化路程，對促進油田企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，具有戰(zhàn)略性的意義。

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