突發事件中的檔案安全研究

姚美仙

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）01-000-02

摘 要 檔案安全隸屬于檔案管理范疇，是維系檔案價值的重要步驟與組成部分。本文以“突發事件中的檔案安全”為主要研究對象，首先闡釋了檔案安全的構成要素，然后從內部、自然以及社會三個角度對比論述了構成檔案安全的外部環境因素，最后從四個角度說明了其具體的操作策略。望通過本文的論述能使廣大檔案管理工作人員充分認識到檔案安全問題的重要性，能夠在日常工作中做好預案，以備突發事件之需。

關鍵詞 突發事件 檔案安全 應急預案

在人們的日常工作和學習過程中，突發事件的出現不僅會威脅和影響到其正常的工作進度，更會對已經生成的重要資源內容產生嚴重的破壞與損害。以近年來我國出現的自然災害以及非自然因素所生成的重大事故為例，其所造成的不僅有個體生命生存的災難與威脅，也為我國檔案信息的安全帶來嚴峻的考驗。它促使廣大檔案管理工作者必須要在已有的檔案管理原則和工作方法上，制定出有關的突發事件緊急預案，保障特殊情況下的檔案安全。

一、檔案安全的構成要素

（一）載體安全

所謂的檔案載體是指能夠承載和反映具體檔案內容的物質材料。鑒于目前我國檔案信息的存儲主要分為紙質信息和電子信息兩類，因此目前檔案載體主要集中在電子存儲設備和書籍紙張這樣兩個主要類別上。而突發事件對于載體的破壞性是極具殺傷力的，甚至于多數情況下所造成的都是無法彌補的損失，因此載體安全是構成檔案安全的重要構成因素。

（二）信息安全

從概念上來說信息安全主要有兩個類別，即傳統檔案信息安全和數字信息檔案安全。其中，前者是基于檔案載體安全而提出的一種概念，其檔案信息與載體共生共存，一旦載體被破壞，信息也必然遭到致命性的損害甚至摧毀，無法再生；而后者主要是基于網絡時代以及信息科技高度發達的今天，以電子存儲為主要形式存在的電子信息資源，極容易出現各種病毒感染、網絡攻擊以及資源竊取等問題，造成信息安全性的“折扣”，給檔案所有者造成難以想象的損失。因此，保障檔案的信息安全亦是其安全策略的重要組成部分。

二、構成檔案安全的外部環境因素

（一）內部環境

構成檔案安全所需的環境因素主要分為兩種，即內部環境和外部環境。其中，外部環境主要是指自然環境因素和社會環境因素，而內部環境主要是指保護和維系檔案載體的客觀實體環境，以及用以維系檔案管理工作的相關章程制度、從業人員的業務能力和綜合素質等。相對于各種不可預估、或難以抵抗的外在因素的影響，內部環境所涉及到的諸多因素大多是主觀、可以預控，甚至是改變的。所謂“事在人為”，良好的內部環境是維系檔案安全基礎與前提，更是保障各項檔案管理工作順利開展的重要途徑。

（二）自然環境

能夠影響到檔案安全的自然環境主要是指檔案存儲位置所面臨的地理、氣候、環境等人力所難以改變或者說難以影響的外部自然因素。而這類因素一旦產生突發事件，對于檔案安全所帶來的影響無疑是毀滅性、難以挽回和拯救的。

（三）社會環境

維系檔案安全所需的社會環境主要是指檔案管理工作發生區域的社會治安問題，而其又主要是由當地的人文宗教、民族經濟等問題所共同生成的。社會治安問題一旦突發，給檔案管理工作以及檔案安全所帶來的影響也是巨大和難以估量的。但嚴格意義上來說，社會環境因素并非像自然環境般是不可抗力因素，而是可以采取有效措施予以控制和防范的。

三、突發事件中的檔案安全策略

（一）加強基礎設施建設

加強基礎設施建設主要是指檔案安全管理體系當中的事前預防設施，諸如抗震、防水、消防所需的必要措施以及物資儲備。只有這樣才能保障面對突發事件、尤其是不可抗力的自然災害時，能夠在第一時間組織工作人員，以科學有效的布局、合理的措施，快速抑制不良勢態的發展與蔓延，保障檔案載體安全，將檔案信息的損失降至最低。

（二）預設突發事件安全分級

依據目前已經出現或者在其它管理工作區域出現的能夠威脅到檔案安全的各類突發事件，其危險程度以及破壞指數，將突發事件劃分為不同層次的等級。很多突發事件在發生之前會生成一定的預示，且在事件結束之后還會對檔案安全生成潛在性的影響，這就需要檔案管理人員對不同層次的突發事件做出一定的分析和預判，以便時刻關注檔案工作過程中所產生的任何現象以及周邊環境的變化，能夠隨時做好備選方案、采取有效措施，在突發事件來臨之時，做好應對。

（三）加強對管理人員的針對性訓練

突發事件當中的檔案安全維護工作看似離現實生活有一定的距離，但是對其所需的各項工作能力以及態度的培養，絕不能紙上談兵。其需要檔案管理機構每年不定期進行突發事件的模擬演練，加強對管理人員反應能力、危機化解能力的培養與考核，同時對檔案管理機構當中現有措施、方案的嚴密性、可行性、可操作性做出一定的校驗，從而形成一定的判斷結果，在今后的工作和管理過程當中有所改進、有所鞏固。

（四）啟動應急預案以及事后緊急處理方案

所謂的應急預案是指在檔案管理工作當中已經形成的、基于以往自身或者其它單位工作經驗所總結的、突發事件發生時所采取緊急處理方針，以及在此期間維系工作正常開展的必要策略。突發事件一旦發生，需要工作人員第一時間對事件等級以及其所能產生的危害程度進行有效和必要的評估，并隨即發布預警信號，啟動應急預案。根據其中的內容所示，將應對突發事件所需的人員、物資以及其它方面所需的各項內容第一時間進行充分而齊全的準備，以做到預警信號一旦下達，所有工作人員能夠立刻且全體投入救災防害過程當中。同時，在此期間工作人員必須隨時關注勢態的發展，必要時需要報備更上級檔案管理機關，請求支援。突發事件應急處理之后需要對檔案的受損情況、涉及內容以及種類和年代性等做出充分的統計，并及時展開有關資料的備份整理和收集工作，以便接下來的各項工作能夠順利展開。

綜上所述，檔案安全是維系檔案管理工作的重要組成部分，而突發事件的存在又會在一定程度上威脅到檔案的安全。因此，對于廣大檔案管理工作者而言，其更需要充分認知到維系檔案安全所需的內部和外部環境因素，從而從前期規劃、設施改進以及必要的工作培訓來進行有針對性的設置與安全策略布局，從而讓檔案安全得到更為充分的保障。

參考文獻：

[1] 金紅.檔案安全工作突發事件應急處置預案[J].城建檔案，2014（07）.

[2] 趙彤.檔案工作突發事件應急預案編制的幾點思考[J].赤子：上中旬，2015（05）.