會計結賬前的準備與結賬方法

本刊記者 周　嶸

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會計結賬前的準備與結賬方法

本刊記者 周嶸

會計年終結賬即所謂的財務年終決算，歲末年初是財務人員一年中最繁忙的時候，有許多工作要做：不但要清查資產、核實債務，而且要對賬、結賬，一直到最后編制財務會計報告。在這一系列工作中，有一些應注意的問題值得財務人員關注。

一、結賬前后有哪些注意事項

結賬，是在把一定時期內發生的全部經濟業務登記入賬的基礎上，計算并記錄本期發生額和期末余額。《會計基礎工作規范》規定的結賬程序及方法是：

（1）結賬前，必須將本期內所發生的各項經濟業務全部登記入賬。

（2）結賬時，應當結出每個賬戶的期末余額。需要結出當月發生額的，應當在摘要欄內注明“本月合計”字樣，并在下面通欄劃單紅線。需要結出本年累計發生額的，應當在摘要欄內注明“本年累計”字樣，并在下面通欄劃單紅線；12月末的“本年累計”就是全年累計發生額，全年累計發生額下應當通欄劃雙紅線，年度終了結賬時，所有總賬賬戶都應當結出全年發生額和年末余額。

（3）年度終了，要把各賬戶的余額結轉到下一會計年度，并在摘要欄注明“結轉下年”字樣；在下一會計年度新建有關會計賬簿的第一余額欄內填寫上年結轉的余額，并在摘要欄注明“上年結轉”字樣。

二、結賬時根據不同的賬戶記錄采用不同的方法

（1）對于不需要按月結計本期發生額的賬戶，如各項應收款明細賬和各項財產物資明細賬等，每次記賬后，都要隨時結出余額，每月最后一筆余額即為月末余額。月末結賬時，只需要在最后一筆經濟業務記錄之下劃一單紅線，不需要再結計一次余額。

（2）現金、銀行存款日記賬和需要按月結計發生額的收入、費用等明細賬，每月結賬時，要在最后一筆經濟業務記錄下面劃一單紅線，結出本月發生額和余額，在摘要欄內注明“本月合計”字樣，在下面再劃一條單紅線。

（3）需要結計本年累計發生額的某些明細賬戶，如產品銷售收入、成本明細賬等，每月結賬時，應在“本月合計”行下結計自年初起至本月末止的累計發生額，登記在月份發生額下面，在摘要欄內注明“本年累計”字樣，并在下面再劃一單紅線。12月末的“本年累計”就是全年累計發生額，并在全年累計發生額下劃雙紅線。

（4）總賬賬戶平時只需結計月末余額。年終結賬時，為了反映全年各項資產、負債及所有者權益增減變動的全貌，便于核對賬目，要將所有總賬賬戶結計全年發生額和年末余額，在摘要欄內注明“本年合計”字樣，并在合計數下劃一雙紅線。采用棋盤式總賬和科目匯總表代替總賬的單位，年終結賬，應當匯編一張全年合計的科目匯總表和棋盤式總賬。

（5）需要結計本月發生額的某些賬戶，如果本月只發生一筆經濟業務，由于這筆記錄的金額就是本月發生額，結賬時，只要在此行記錄下劃一單紅線，不需另結出“本月合計”數。

三、結賬時如何劃線

結賬劃線的目的，是為了突出本月合計數及月末余額，表示本會計期的會計記錄已經截止或結束，并將本期與下期的記錄明顯分開。根據《會計基礎工作規范》規定，月結劃單線，年結劃雙線。劃線時，應劃紅線；劃線應劃通欄線，不應只在本賬頁中的金額部分劃線。

四、結賬時怎樣填寫賬戶余額

一般說來，每月結賬時，應將賬戶的月末余額寫在本月最后一筆經濟業務記錄的同一行內。但在現金日記賬、銀行存款日記賬和其他需要按月結計發生額的賬戶，如各種成本、費用、收入的明細賬等，每月結賬時，還應將月末余額與本月發生額寫在同一行內，在摘要欄注明“本月合計”字樣。這樣做，賬戶記錄中的月初余額加減本期發生額等于月末余額，便于賬戶記錄的稽核。需要結計本年累計發生額的某些明細賬戶，每月結賬時，“本月合計”行已有余額的，“本年累計”行就不必再寫余額了。

五、結賬時能否用紅字

賬簿記錄中使用的紅字，具有特定的涵義，它表示數字金額的減少或負數余額。因此，結賬時，如果出現負數余額，可以用紅字在余額欄登記，但如果余額欄前印有余額的方向(如借或貸)，則應用藍黑墨水書寫，而不得使用紅色墨水。

六、怎樣把有余額的賬戶余額結轉至下年

對于怎樣把有余額的賬戶余額結轉下年，實際工作中有以下兩種不規范的方法：

（1）將本賬戶年末余額，以相反的方向記入最后一筆賬下的發生額內。例如某賬戶年末為借方余額，在結賬時，將此項余額填列在貸方發生額欄內（余額如為貸方，則作相反記錄），在摘要欄填明“結轉下年”字樣，在“借或貸”欄內填“平”字并在余額欄的“元”位上填列符號，表示賬目已經結平。

（2）在“本年累計”發生額的次行，將年初余額按其同方向記入發生額欄內，并在摘要欄內填明“上年結轉”字樣；在次行登記年末余額，如為借方余額，填入貸方發生額欄內，反之記入借方，并在摘要欄填明“結轉下年”字樣。同時，在該行的下端加計借、貸各方的總計數，并在該行摘要欄內填列“總計”兩字，在“借或貸”欄內填“平”字，在余額欄的“元”位上填列“0”符號，以示賬目已結平。

正確的方法應該是：年度終了結賬時，有余額的賬戶的余額，直接記入新賬余額欄內即可，不需要編制記賬憑證，也不必將余額再記入本年賬戶的借方或貸方(收方或付方)，使本年有余額的賬戶的余額變為零。因為，既然年末是有余額的賬戶，余額就應當如實地在賬戶中加以反映，這樣更顯得清晰、明了。否則，就混淆了有余額的賬戶和無余額的賬戶的區別。

對于新的會計年度建賬問題，一般說來，總賬、日記賬和多數明細賬應每年更換一次。但有些財產物資明細賬和債權債務明細賬，由于材料品種、規格和往來單位較多，更換新賬，重抄一遍工作量較大，因此，可以跨年度使用，不必每年更換一次。各種備查簿也可以連續使用。

會計憑證是會計檔案的組成部分，也是重要的經濟檔案。因此，對會計憑證必須妥善保管，及時裝訂成冊，確保會計憑證完整無缺。如何整理、裝訂、保管好會計憑證，現結合本人多年從事會計工作的經歷，談點體會。

一、會計憑證的整理

1. 每一筆經濟業務的原始憑證，不管其張數多少，都應依左上角理齊，無論是自制原始憑證還是外來原始憑證，四邊的毛邊要修剪，特別是左上角的兩條邊，線要直，無毛邊，呈直角形。然后，用大頭針或回形針將原始憑證附在各該記賬憑證后面，隨記賬憑證保管，并在記賬憑證上注明附件張數，附件的張數要按獨立的原始憑證張數計算。某些原始憑證，如差旅費報銷單、醫藥費報銷單，以報銷單張數作為附件張數。至于每張報銷單所粘貼的外來憑證張數，如車船票、小額定額發票等在報銷單上注明，不計入記賬憑證的附件張數內。

2. 原始憑證來自各種不同渠道，內容格式不同，紙張大小不一。如果原始憑證過大、過小、過厚、破損，可按以下辦法處理：對憑證紙張較大，可按記賬憑證的大小，先自下而上折