以長效之“長”促長效之“效”
——長治學院評建檔案長效機制研究

頊迎芳

（長治學院人事處，山西長治046011）

以長效之“長”促長效之“效”
——長治學院評建檔案長效機制研究

頊迎芳

（長治學院人事處，山西長治046011）

評建檔案在高校合格評估、水平評估以及日常教學管理過程中起到了有力的支撐作用，體現著檔案獨特的價值。長效之“長”在于不斷建設和創新，長效之“效”在于提高利用率和服務水平。要發揮其長期效應，要以推進文檔一體化的進程為主線，建立高效的信息化工作平臺，形成過程管理與總結落實相結合，開發編研與知識管理創新性轉化，硬件設施與軟件調控相匹配，人財物配置與服務模式相融合，前端控制與后期管理相銜接的建檔、管檔、用檔機制。

過程管理；知識管理；長期可存取技術

評建檔案是新升本科院校和高職院校在迎接本科教學合格評估過程中所形成的反映本校教學管理實踐活動的檔案材料。合格評估工作以科學發展觀為指導，貫徹落實《教育規劃綱要》精神，以評促建、以評促改、以評促管。評建檔案對學校的發展有著深遠的影響和重要的意義[1]。學校應該以此為契機，建立能夠有效發揮評建檔案作用的長效機制，使學校教學工作水平得到提升，教學質量明顯改善，學生能力有所提高。

一、評建檔案長效機制研究現狀

關于評建檔案的研究，目前主要從三方面展開，一是把評建檔案和高校檔案資源結合起來，強調其對高校檔案資源建設的作用；二是強調評建檔案中的教學檔案部分，突出其對教學的促進作用；三是從方法互鑒的角度探討高校檔案管理和評建檔案檔案管理的方式與方法[2]。目前學術界的研究集中在關于對評建檔案價值、作用及實效性方面，基礎成果零散，系統化不夠，缺少從長遠角度對評建檔案的模式、機制和方法的探討。所以評建檔案的長效機制研究是文章思想的重點。

二、論文的研究背景

為提高論文的有效性，筆者協同所在學校評建辦及教學督導委員會對長治學院的13個教學系部的評建檔案進行了專項檢查和調研。調研內容涉及教學工作思路、師資隊伍、專業學科課程建設、教學管理與質量監控、學風建設學生管理、教學效果6個指標，評價等級設置了“A、B、C、D、E”5個等級，從內容、形式、數量、質量思維考慮，A為最優等級，E為最差等級。

論文擬從分析長治學院評建數據、信息為基礎，結合教育部評估指標觀測點，明確學院在辦學水平、教學管理、教學質量、教學規范等方面存在的問題和差距。一方面實現以評促建，引導學校構建并逐步完善內部質量保障體系，形成不斷提高教學質量的長效機制；另一方面，促進學校合理定位，強化內涵建設，改革人才培養模式，提升人才培養質量。

通過專項檢查和調研，筆者及工作組發現，學校各系部既存在亮點和創新之處，也存在諸多問題和不足。整體而言，各系檔案建設都有堅實的基礎，最終評出檔案建設優秀的系部4個，良好的4個，薄弱的4個，較差的1個。從分項指標來看，各指標的排序情況與總體評價基本吻合。當然也有個別系部各指標參差不齊，故需要進一步查找問題，整改落實。

三、評建檔案成果帶來的長效性影響

（一）制度文件健全

在完成各項評建指標過程中，各部門首抓的是制度建設。目前學校已將各類規章制度匯總完畢并印刷成冊，形成了《行政管理規章制度匯編》、《黨務管理規章制度匯編》、《教學管理規章制度匯編》、《人事管理規章制度匯編》、《財務管理規章制度匯編》、《崗位職責匯編》等等各類匯編文件。各部門也以評建工作為契機，對本部門的各類文件進行了梳理匯總和補充，使得學校的制度保障體系得到進一步健全和完善。

（二）特色檔案得到重視，成為亮點和焦點

各系能夠以專業和地方特色為依托，形成本系的特色檔案，如中文系依托方言研究所、趙樹理研究所形成晉東南地區特色方言和文學研究材料；歷史系、音樂舞蹈系依托太行山生態與旅游研究中心及武鄉八路軍革命根據地開展上黨文化、上黨梆子和抗戰課題研究；生物系、化學系依托太行山生態與環境研究所實行校企合作，推動產學研一體化的進程。美術系依托書畫藝術研究所使學校的書法、繪畫藝術有了與社會交流、切磋的平臺，社會影響力與日俱增。

（三）注重檔案建設與學校辦學定位的一致性

長治學院的發展定位是：立足山西、面向全國，努力將學校建設成為地方特色鮮明，水平較高的應用型、教學型本科院校。應用型人才的培養是重中之重。各系部在建檔過程中，能夠同學校發展目標與定位相結合，同本系發展目標與培養方案相結合，同教師技能發展與學生能力培養相結合，不搞形式主義。文科注重社會實踐、理科注重校企合作，為堅持和發展地方性、應用型本科院校進行了積極的嘗試、探索和努力。

四、制約評建檔案長效性作用的因素及存在問題

（一）檔案類型結構不合理

在對學校綜合檔案室的調研中發現，學校的黨務、行政文件居多，尤其是紅頭文件。而體現學校各職能部門和教學單位的業務工作、師資檔案數量較少。檔案結構不合理。一方面在于學校的立卷歸檔工作沒有以制度的形式確定下來，各系部的歸檔意識不強。另一方面，綜合檔案室未能主動與歸檔部門溝通聯系，被動的開展工作，催要制度未落實。使得大量業務檔案和師資檔案依然被各部門“據為己有”，不能起到優化和豐富館（室）藏、方便開發利用的效果。

（二）檔案建設未形成常態化管理模式

根據調查及系部檔案專項檢查工作，筆者發現，學校各部門并未把檔案工作納入常規化、常態化的工作體系中，所謂建檔、提供工作多半處于應急狀態，即需要什么建什么，需要什么補什么，而不是需要什么拿什么。在日常管理工作中，但是由于缺乏檔案意識，不注重過程管理和總結落實，沒能及時把常規工作記錄下來，沒能及時對已經形成的檔案進行整理、歸檔。

（三）重視不夠、責權不明

筆者查閱了學院近5年的計劃、總結和重點工作安排資料，從學校層面來講，近年來從未把檔案工作納入重點工作；從二級教學和職能單位層面看，除人事處外，沒有任何一個二級教學單位將檔案工作納入重點工作。因此學校自上而下對檔案的重視程度是不夠的。教學單位在檔案管理工作中，收集、歸檔并非專人負責，而是多人交叉、遇事臨時收集，責任意識不強。

（四）評建檔案利用率不高

為迎接教育部本科合格評估，學院用將近2年的時間，花費大量人力、物力、財力形成了校級層面的評建檔案。截止目前，距離評估結束已24個月，評建檔案24個月內被查借閱的次數不超過10次，利用率是極低的，使得部分評建檔案已變成死檔案。一方面在于沒有可以連續變更效應的數據庫，起不到數據承上啟下的關聯作用；另一方面在于沒有處理好“管好”和“用好”的關系。

（五）檔案內容同一性問題突出

在授權允許的情況下，筆者翻閱了長治學院近年來的工作計劃、工作總結和年度考核材料，發現這些材料在內容上存在“同一性”問題，如A部門2012、2013、2014年的計劃，內容基本屬于上一年度的全盤復制，只有年份發生了變更。諸如此類的現象實屬普遍，側面反應了各部門在檔案的形成和管理中，存在形式主義、簡單應付、臨時交差的現象。

五、評建檔案長效機制策略研究

針對上述問題及長遠考慮，筆者認為可以從建檔、管檔、用檔三個維度強化落實。

（一）重視檔案信息的數據庫、軟件系統的建設

評估結束后，多數評建檔案已變成死檔案，利用率不高。究其原因，是沒有形成一個有效的具備完整性、關聯性、變動性、連續性為特點的數據庫系統軟件，使得一些評估前的數據永遠靜止在紙張和Excel表格中，檔案的憑證和參考價值不復存在。

因此把數據的連續性、變動性、完整性有機統一起來，是建立評建檔案長效機制的首要任務。各部門應根據自身業務開發相應的數據軟件，如人事處要建立師資管理、工資管理、人員信息數據庫、招聘報名管理系統等；教務處要建立招生管理、教學設備管理、教務管理系統等軟件；人事處和教務處要設置好系統與系統之間的對接，以便及時更新，保持信息一致。各部門還應建立相應的檔案查借閱系統，提高檔案的利用率和價值。

（二）探索評建檔案的長期可存取技術

目前，學校評建檔案的實存形態主要有紙質和電子檔案兩大類。有必要從長遠利用考慮，積極探索并采用檔案的長期可存取技術對現有檔案進行保管和保護，以延長紙質檔案的壽命，防止電子文件的損毀，保證評建檔案的實體和信息安全。

1、對于電子文件而言，要注意推廣電子文件保存保管的通用技術，如文字型文檔采用TXT、XML、RTF格式，圖像文件采用JPEG、TIEF格式，視頻文件采用MPEG、AVI格式，音頻文件采用WAV、MP3格式。同時可以采用打包法、異地和異質備份法、技術遷移法來實現電子文件檔案信息的長期可存取。

電子文件的保管還應注意脫機載體的選擇，包括磁性存儲載體（磁帶、磁盤）、光學存儲載體（CD、DVD、藍光光盤）、電能存儲載體（ROM、FLASH MEMORY）。應選擇標準化程度高，穩定性、耐久性高，存儲容量適當，性價比高，且具備一定防篡改能力的載體[3]。

2、對于紙質文件而言，推進無紙化辦公、信息化管理和文檔一體化進程，是紙質文件發展的方向。要對紙質文件通過再生性技術進行后期的維護和管理。先對紙質文件進行原件電子化掃描、形成縮微制品；再對形成的掃描文件、縮微制品進行加密和權限管理；查借閱及利用時盡量提供掃描件和縮微品。這樣，一方面可以減少多次利用對紙質文件原件的磨損，另一方面，實現了紙質文件的異質保存和長期可存取。即便遭遇突發事件和意外災害也可以從容應對。

（三）強調過程管理與總結落實雙管齊下

強調過程管理，重視過程材料，是為了各部門更好地履行工作職責，保持工作的連續性，保證有據可查。在對學院各系、各部門的檔案專項檢查過程中發現，共性的問題是，許多工作大家都做了，但“做”只能從大家的口供中得知，“物證”、“痕跡”沒有留下來，俗話說：“空口無憑”，所以各部門、各教學單位在開展日常工作時，應把建檔工作常態化、制度化、規范化、行為化。

強調總結落實，重視結果分析，是為了在工作中不斷積累經驗、接受教訓，以方便下一步工作的有效開展。在對學院各系、各部門的檔案專項檢查過程中發現，多數系部未能在工作結束后對材料進行系統的整理和總結，綜述性、分析性材料形成較少，有些系部甚至是空白。各部門應該養成及時梳理、及時總結、及時落實的良好習慣，積累經驗、查找問題、明確不足，從而發揮檔案的長足效應。

（四）加強檔案室對學院系部檔案的指導監督作用

目前高校系部普遍存在的問題是缺少專業出身的檔案管理人員，一般都以兼職為主，所以對于文書和檔案管理的知識、理論都是欠缺的。所以學校檔案室或檔案館肩負著對文書業務部門、對教學單位監督指導的作用。

對于文書檔案的監督指導功能要貫穿到事前、事中、事后三個階段中，對于電子文件的監督指導作用要體現在前端、中端、終端三個環節里。檔案室要發揮超前控制、指導監督、宣傳推廣作用，要規范文書和案卷質量，使得文書處理制度化、文件行文格式化、書寫材料規范化、各項記錄完善化。

（五）注重開發編研與知識管理的創新性結合

對業已形成的評建檔案進行開發編研工作，是對原始檔案信息進行返本開新，激活創新的有效手段，是把檔案信息有序化、實用化、效益化的有效手段。高校從知識管理角度開發利用教學和科研檔案有著獨特的優勢和基礎，因為高校承載著傳道、授業、解惑的職能，高校教學檔案中的知識內涵豐富而有擴展意義。因此深入挖掘教學檔案中的知識屬性、知識信息必將提升高校教學檔案的本體價值。檔案管理人員有必要從著錄標引、檢索工具、檢索系統、檢索策略等方面下功夫，也要從一次文獻、二次文獻、三次文獻、四次文獻四個層次對檔案材料進行深層次挖掘和闡發。從知識管理角度，形成單一主題領域、多重功能復合、多元學科屬性、面向知識整合的檔案開發體系[4]。從而對學校的教學和科研起到長久的推動和延展作用。

（六）轉變和創新信息化條件下的檔案服務方式

檔案服務要朝著數字化、大眾化、立體化、專業化的方向發展，增強普惠意識、多樣化意識、創新意識，既要服務于黨政管理工作、又要服務于教學科研工作、還要服務于廣大師生員工[5]。一要創新服務理念，由被動變主動、封閉轉開放、外延到內涵；二要創新服務內容，提供自助查詢、信息咨詢、個性化創新，情報服務、編研服務、專題服務、遠程服務；三要創新服務方式，構建全方位立體式的服務模式，從橫向的主題關聯和縱向的時間順序兩個維度實現知識的傳遞和共享；四要創新服務機制，包括檔案管理的保障機制、協同機制和服務評價機制[6]。

長效之“長”在于不斷建設、不斷創新，長效之“效”在于提高利用率，提高服務水平。要發揮評建檔案的長期效應，就要形成建檔、管檔、用檔三合一的長效機制，要以推進文檔一體化的管理進程為主線，建立高效的信息化檔案工作平臺，形成過程管理與總結落實相結合，開發編研與知識管理創新性轉化，硬件設施與軟件調控相匹配，人財物配置與服務模式相融合，前端控制與后期管理相銜接的建檔、管檔、用檔機制。

［1］教育部.國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）［OL］.http://www.law-lib.com/law /law_view.asp?id=317571.

［2］牛青芬.高校檔案管理與教學評估［J］.青海大學學報，2012，（06）：83-86.

［3］任龍.電子檔案脫機存儲載體的特點與選擇［J］.陜西檔案，2010，（05）：28-29.

［4］趙生輝.國外檔案領域數字人文項目的實踐與啟示［J］.浙江檔案，2015，（09）：16.

［5］陳艷歡，梁俊杰.高校教學評估視野下檔案服務的路徑選擇［J］.蘭臺世界，2008，（02）：25.

［6］佟林杰，孟衛東.基于物聯網技術的檔案服務創新體系構建［J］山西：山西檔案，2013，（05）：69-71.

（責任編輯 王建華）

G278.6

A

1673-2014（2016）04-0105-04

長治學院校級課題資助項目（2013112）。

2016—03—26

頊迎芳（1980—），女,山西懷仁人，副研究館員，碩士，主要從事檔案管理的理論研究。