高校圖書館編目業務外包利弊分析及對策

吉衛紅，酈金花

(江蘇師范大學圖書館，江蘇徐州　221116)

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高校圖書館編目業務外包利弊分析及對策

吉衛紅，酈金花

(江蘇師范大學圖書館，江蘇徐州221116)

高校圖書館；編目業務外包；應對策略

文章分析編目業務外包的優勢與弊端，并從八個方面闡述了編目業務外包的應對策略，認為編目業務外包與否要根據各個圖書館具體情況而定，不能以犧牲質量來換取高效和低成本。

1　編目業務外包

1.1圖書館業務外包的方式

外包(outsourcing)是指企業因為要提升競爭力，需要有效整合資源，專注于核心業務的發展，而將非核心業務交由更加高效的合作伙伴完成，最大化企業資源的利用率，增強企業的核心能力。[1]圖書館業務外包是指圖書館以合約的方式委托外部服務商提供本應由內部操作的各種業務和服務。[2]圖書館業務外包按內容劃分包括采訪、編目、流通、自動化、數據庫建設、物業管理等業務外包；按覆蓋范圍劃分包括整體外包和部分外包；按地點劃分包括在館外包和離館外包。

1.2高校圖書館編目業務外包的背景

編目業務是高校圖書館工作的基礎，隨著高校的合并、擴招以及專業的不斷增加，學生人數不斷增長，學校的圖書經費也不斷加大。隨著經費的大量投入，圖書館的購買量也在擴大。現有的編目人員已經無法完成如此多的工作，工作效率也大大降低。為更好地提高高校圖書館的核心業務能力和服務質量，編目業務外包勢在必行。

2　高校圖書館編目業務外包的優勢

2.1提高工作效率

圖書館編目既是圖書館的核心工作也是基礎工作，編目業務外包可充分利用先進、優質的社會資源，增強圖書館的服務能力，縮短新書的上架時間，提高圖書的流通率，滿足讀者對文獻資源的時效性要求。

2.2節省人力，優化人員配置

圖書編目業務外包包括全包和部分外包。江蘇師范大學圖書館采用的是部分外包，即加工、著錄外包，驗收及審校人員保留。這樣既節省人力，又優化人員配置，保證編目數據質量，使得原有的編目人員可以投入到圖書館的其他核心業務崗位，建設特色數據庫，創新和拓展各項業務服務，提高社會競爭力。

2.3節約財力，經濟實惠

傳統的圖書編目耗時、耗力、耗財。編目外包能夠最大限度地降低圖書館的運行成本，并使圖書館的經費在有限的情況下實現效益最大化。

2.4社會資源得到廣泛應用

我國現有的大型聯機編目數據中心有Calis聯機合作編目中心、國家圖書館采編中心及上海市文獻聯合編目中心。這些編目中心為書商制作編目數據提供了可靠、標準的信息平臺，為文獻的加工處理提供了技術上的支撐，可以保證書商能高質量地完成外包編目數據。

3　高校圖書館編目業務外包的弊端

3.1書目數據質量下降

編目業務外包后，由于書商的編目人員業務能力參差不齊，造成編目數據質量下降。有的編目員只會套錄數據，套錄數據時照抄在版編目(CIP)數據的分類及主題標引，不會原編數據，并且也沒有對套錄的數據進行修改。而書商也忽視對員工編目技能的培訓，從而造成編目數據質量下降。

3.2加工不規范，質量無法保證

圖書的加工包括蓋館藏章、貼條形碼、貼磁條和書標。外包人員往往只注重速度，忽略了質量，常常造成磁條未貼實或缺失、條形碼和書標貼錯位置、館藏章沒有蓋在指定位置或蓋住了書名等情況發生，嚴重影響了圖書的流通，給讀者和工作人員造成了不必要的麻煩。

3.3采購圖書質量無法保證

編目業務外包后，驗收環節外包與否是保證采購圖書質量的關鍵。大多數外包書商為追求經濟利益，會推薦許多不是很暢銷、甚至過時的書，把采訪人員沒有訂購的圖書打包過來，或以各種理由推遲交貨時間。這就要求采訪人員和驗收人員在驗收圖書時要仔細、認真。一旦驗收外包，就無法保證圖書的質量，會造成館藏質量下降，影響圖書館的藏書結構。

3.4內部編目員工缺乏積極性

編目業務外包造成原有人員分流重組，編目人員減少。一方面，外包編目人員的業務能力無法勝任編目業務，需要加強業務培訓，這樣就增加了內部編目員工的培訓工作量；另一方面，業務外包使得一些內部編目員工形成了對書商的依賴思想，很多事情都交由書商完成。長此以往，編目員工就喪失了對工作的積極性。而書商編目中出現的問題，也影響了服務質量的提高。

3.5高校圖書館專業編目人員流失

圖書館的編目人員不但要熟練掌握圖書的編目規則、著錄細則以及《中國圖書館分類法》，而且要熟知自己館的館藏特色、圖書分布情況以及特殊分類、著錄規則，并且具有多年的分編經驗，以保證分類編目的完整性、一致性。這樣的編目員是要經過幾年甚至十幾年的努力學習和不斷實踐才能培養出來的。而編目外包后，圖書館僅留下少數的編目員，其他編目員分流到其他部門。而編目工作是個需要不斷實踐、不斷提高的工作，長期不從事該項工作，就會喪失許多編目技能，致使業務能力下降。

3.6多家外包書商的協調問題

目前，每個圖書館中標的書商都不止一個，而每個書商都有自己的工作流程和運行模式。編目外包后主要有兩種方式：一種方式是中標后由一個書商負責做編目數據，其他書商付給該書商編目數據加工費；另一種方式是多家書商分別做各自的編目數據。采用第一種方式，編目數據相對穩定；而采用第二種方式，每個書商的編目人員水平不一、標準不同，會經常出現MARC字段選擇不同、錯誤等情況，并且書商之間的到書時間、編目數據時間也需要多方協調，否則會造成一段時間集中編目，審校人員無法完成審校任務，使得圖書積壓。

3.7圖書館核心業務流失

圖書編目既是圖書館的基礎工作也是圖書館的核心業務。外包后，相關規章制度、分類規則必須交與外包編目員，但有的權限則必須限制，否則會影響圖書館的編目數據。如：刪除MARC的權限如果放開，外包編目人員可以隨意到圖書館書目數據中刪除MARC，必將造成圖書館書目數據的混亂。但如果不放開，外包編目員在編目中遇到刪除MARC問題時，必須請示內部審校人員，由審校人員酌情處理，增加了內部審校人員的工作量。

4　高校圖書館編目業務外包的應對策略

4.1對已經實施編目業務外包的相關圖書館的調研

實施編目業務外包，首先要對相關圖書館進行調研，一方面了解外包圖書館的信息，如外包的范圍、人員的定制、經費情況及圖書館的規模；另一方面了解外包商承擔業務的情況，從而為本館編目業務外包打下良好的基礎。

4.2制定嚴格規范的外包合同

編目業務外包后，外包合同是外包工作的關鍵。在制定外包合同時，對加工要求、編目要求等要有嚴格的規定：①加工要求包括館藏章、條形碼、書標粘貼的位置及數量。②編目要求包括著錄、標引的格式，分類的級別以及編目員的資質。

4.3做好書商資質認證評價選擇

由于利潤的驅動，書商隊伍里魚目混珠，良莠不齊，選擇書商時要做好資質調查和審核工作。[3]圖書館要通過前期的調研了解書商的情況，根據書商的評價指標對書商進行選擇。書商的評價內容分為外包書商資質能力、外包書商提供文獻的折扣率、外包書商所能提供的服務、外包書商提供服務的完成率及合格率四個方面[4]。選擇好的書商是保證編目業務外包的先決條件。

4.4外包編目員的崗前培訓

外包編目員入崗前，應對其進行統一初期培訓。培訓內容包括本館的編目細則、分類法則、圖書加工要求等。圖書館要著重對一些特殊的著錄要求及分類規定進行講解，使外包編目員盡快掌握本館編目的各種要求，做到有章可循。

4.5加強質量控制，規范標準

編目質量是編目工作的重中之重，編目業務外包后，數據質量下降已是一個普遍存在的問題，因此加強質量控制勢在必行。首先，必須制定本館的質量控制細則，從拆包、驗收開始，嚴把質量關；其次，對圖書的查重、分類標引、數據著錄、種次號的選取等進行檢查；最后，對圖書的加工進行檢測，包括館藏章是否清晰、書標的保護膜是否脫漏、標簽和條形碼的位置是否規范等，盡量降低數據的差錯率。

4.6定期或不定期進行編目培訓座談

編目工作，尤其是分類號的確定，由于多人審核可能會存在尺度不一致的問題。這就需要編目人員定期或不定期地進行編目座談，對遇到的問題及時溝通，有效解決，使大家達成共識，統一標準。

4.7建立并完善與書商的溝通交流平臺

目前，圖書館編目業務外包工作還不成熟，圖書館與外包商之間是互惠互利、互相依賴的關系。館內編目人員應了解書商提供的采訪信息、編目數據及工作進程等，及時與書商進行溝通和交流，對不符合要求的MARC數據，監督外包人員及時修改，使雙方在不斷磨合中，逐步完善。

4.8加強編目審校人員的責任心，改善編目工作環境

審校人員不僅要具有很強的業務能力，而且要具有強烈的責任心；不但要精通著錄細則、分類標引等專業知識，還要工作仔細認真，這樣才能保證圖書館書目數據的準確、完整、統一。因此，加強編目審校人員的責任心是降低書目數據差錯率的保證。

圖書館工作環境的好壞，不僅影響讀者的閱讀心情，也影響工作人員的身心健康。圖書館應開展有益的文體活動，定期組織編目人員做有氧運動，并對工作環境進行美化，定期消毒和除塵，使編目人員在愉悅的環境下工作，提高編目的效率和質量。

[1]Prahalad C K，Hamel G. The core competence of the corporation[J].Harvard Business Review，1990(3)：79-91.

[2]溫萬虎.圖書館業務外包實踐與風險防范[J].圖書館雜志，2006(8)：33-34.

[3]王浩.基于信息博弈的圖書館業務外包風險研究與對策[J].圖書館研究與工作，2009(4)：28-31，79.

[4]李立華.基于層次分析法的高效圖書館采編外包書商評價[J].圖書館工作與研究，2013(11)：75-77.

(編校:馬懷云)

2016-02-04

吉衛紅(1968—),江蘇師范大學圖書館副研究館員；酈金花(1963—)，江蘇師范大學圖書館研究館員。

G254.3

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1003-1588(2016)03-0050-02