淺談如何清理應付暫估款項

劉瀟苑

摘要：自ERP系統上線以來，應付暫估款的清理一直是往來賬清理工作的重點和難點。應付暫估款因數據量龐大、清理過程復雜、較難篩選未清理數據、集采物資跨公司業務操作難等原因，給清理工作帶來困難。針對工作中的困難，筆者總結了一些主要做法，并提出了評估與改進的方法，僅供參考。

關鍵詞：清理應付暫款；做法；評估與改進方法

中圖分類號：F230 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）003-000-01

應付暫估款大額掛賬造成公司資產數據不實，影響會計信息質量，增加公司經營風險。財務人員運用智慧，結合財務專業知識，利用簡易的計算機編程，創建輔助型清理小軟件，大力簡化清理工作，實現對暫估數據的實時管控，有效提高財務數據質量。

一、主要做法

應付暫估款項清理范圍包括歷年來公司業務部門收發貨或服務確認形成的應付暫估物資款、服務款、工程款等往來掛賬。

（一）應付暫估數據分析

1.形成原因

物資部門在ERP系統內執行收發貨操作或項目單位實施工程服務確認時，供應商未能及時開具發票，但財務部門按照財務通用制度規定，在未取得相關發票時，不能進行會計確認，因此形成過渡性負債科目：應付暫估款。

2.清理思路

從ERP導出應付暫估款明細賬，包含采購憑證編號、憑證日期、入賬金額、摘要、操作員等相關信息。金額負數主要為應付暫估掛賬；正數主要為應付暫估清理，正負抵消項為應付暫估已清理數據，未抵消項為應付暫估待清理數據。經分析發現，可以將待清理數據通過簡易的軟件進行篩選得出。

財務人員通過簡易的計算機編程知識編制清理小軟件，通過數據導入、自動核對已清項、導出未清明細項的方法，準確獲取待清理數據，分析數據含有的供應商、采購訂單號、操作人員等信息，及時催促相應供應商開具發票完成校驗。

（二）清理小軟件的主要做法

1.選擇制作軟件。財務人員借助powerbuilder軟件，利用其便捷的數據處理方式，高效識別電子表格能力，完成數據篩選。

2.設置的功能鍵。⑴ERP導入功能：將sap應付暫估明細賬導出的電子表格導入到小工具中，所有正數清理項列入上層，所有負數掛賬項列入下層。⑵自動核銷功能。將電子表格導入數據窗口后，通過程序腳本語言對數據進行自動匹配。在數據窗口中設置了一個核銷標識的列，0表示未核銷，1表示已核銷。通過按順序對上方窗口的記錄逐條對下方窗口記錄進行比對，當上下窗口記錄中“采購編號”、“供應商”一致，且“金額”一正一負，可以設置這兩條記錄相互抵消。⑶手工核銷功能。除了采購憑證號、供應商一致，金額一正一負的情況外，還有可能有少量一張訂單對應多張發票，或者手工錄入的憑證采購憑證號或供應商信息不全的記錄，也是可以核銷的，也就是存在上下窗口多對一，一對多，甚至多對多可以核銷的記錄。為此，軟件設計了手工核銷功能。通過Ctrl+Shift+鼠標單擊，可以手工選擇上下窗口中的任意條記錄，只要金額合計為0，即允許將他們設置成已核銷。通過這種方式實現手工勾對，最終的結果就是待清理的暫估記錄。⑷數據導出功能。在導入sap轉出的電子表格時，可以取得當前操作的科目代碼和科目名稱，處理后的數據轉換輸出到電子表格。⑸重置功能。重置按鈕的意義就是當做完一個科目的勾對后，清零數據。 ⑹歷史文件導入功能。當期勾對工作結束后，導出勾對結果，作為下次核銷的基礎數據，方便快捷，避免暫估數據重復勾對，保證暫估勾對工作可持續性。⑺手工反核銷功能。在進行核銷時，未防止出現勾對錯誤而不可逆，特別設計了反核銷功能，即在上下窗口中選擇金額合計為0的記錄允許取消這些記錄的已核銷狀態。

⑻查詢功能。上下兩個窗口中顯示的記錄分為“全部記錄”、“已核銷”、“未核銷”三種狀態，便于查詢和導出。

二、運用及成效

1.清理數據運用。財務人員以軟件清理成果數據為支撐，充分分析數據內容，優化數據結構，積極協調對口業務部門，完善數據清理，主要的做法為：⑴明職責、理分工。財務部門調整工作思路，轉變觀念，詳細制定應付暫估款清理工作方案，明確工作目標和職責，認真收集清理過程中出現的問題、組織研討應對措施，及時通報清理進度；物資部門及項目部門負責查找、分析應付暫估款長期掛賬原因，擬定清理措施，處理清理結果并提出下一步管控措施。⑵制計劃、強推進。財務部門按照財務集約化工作部署，制定詳細的工作推進計劃，由公司領導組織牽頭、按月召開暫估款清理工作推進會，按部門職責通報清理結果，充分討論和分析長期掛賬原因，及時解決清理過程中發現的問題，在總結前期清理的工作上，及時修改工作要求，確保計劃制度的執行可持續性。⑶嚴考核、提管理。以公司考核制度為基礎，編制詳細的考核明細項，按周統計清理結果，對清理情況進行點評，密切關注清理進度緩慢的部門，必要時與相關部門協談，加強業務指導，以考核為手段，大力促進暫估款清理。

2.清理數據的成效。在公司領導的高度重視和業務部門的積極配合下，公司上下齊心協力大力壓降應付暫估款，公司連續三年的暫估數據清理成效顯著，2013-2015年公司賬面暫估掛賬為0。

三、評估與改進

1.評估效益。隨著公司ERP深化運用不斷開展，內部通用制度不斷完善，財務核算日趨規范，為往來賬款的清理提供了有力的保障。再借助財務人員自行研發的軟件，有效提高了應付暫估款清理效率。

2.存在的問題。⑴工具沒有數據庫功能，清理數據只能以EXCEL導出方式存儲，存儲方式單一。軟件簡易，當遇到大數據時，運行速度稍慢。⑵因業務范圍廣、內容繁雜，與業務部門協調跨度大，造成暫估款清理難度較大。

3.改進方向。⑴認真分析現有成果，努力提升軟件質量。進一步探索以OFFICE的ACCESS作為數據存儲介質，以提高數據質量。可以將常用供應商代碼名稱、操作員代碼姓名導入系統使輸出數據更直觀、更便于使用。⑵建立定期對接機制。財務部門將現已執行的“周通報、月評價”機制常態化，與物資部門、項目管理部門充分對接，分析應付暫估明細構成和狀態，根據明細構成逐項確定清理措施和清理期限，總結清理成效，形成相關制度，將暫估款清理形成良性循環。⑶健全清查清理機制。協調物資部門定期對庫存物資進行清查核對，結合工程項目計劃，優先使用庫存物資，逐步消化歷年存貨；協同建設部、運檢部等項目管理部門定期清理以前年度未完在建、續建項目，及時辦理轉資手續。

參考文獻：

[1]溫獻珍.淺談暫估應付賬款的會計處理.財會月刊，2006（10）：23.

[2]康晶.淺析應付暫估款存在的風險及對策.中國集體經濟，2015（28）：64.