圖書館檔案管理探討

□文/龍珍付 譚曉霞

（遵義師范學院圖書館 貴州·遵義）

圖書館檔案是在圖書館工作過程中形成的、具有一定保存價值的原始記錄，和圖書資料一樣，是一種寶貴的信息資源，其所蘊藏的許多信息對圖書館今后的工作有著重要的借鑒價值。尤其是圖書館的業務檔案，它客觀真實地記錄各部門不同時期工作的情況、工作成果、工作經驗和工作教訓，是管理者第一手的參考資料，為圖書館的發展和完善提供重要的參考依據，對加強圖書館管理和提高圖書館工作效率、提升圖書館服務質量有著重要意義。本文結合筆者此次對本校圖書館檔案整理過程中發現的諸多問題以及造成這些問題的原因進行分析，從而提出解決這些問題的措施，希望能對今后的圖書館檔案管理有所借鑒和幫助。

一、圖書館檔案存在的問題及其原因分析

（一）圖書館檔案存在的問題。上級有關部門根據《關于開展2014年度檔案工作行政執法檢查的通知》（黔檔（志）通［2014］4號）要求，于2014年4月至11月對貴州省各高校檔案建設情況進行了執法檢查。為了迎接這次檢查，筆者所在的遵義師范學院圖書館從2013年11月起對本館所有檔案作了一次徹底的清查和整理。在清查整理過程中發現圖書館檔案存在著許多問題，概括起來主要包括以下幾個方面：（1）沒有明確的檔案管理制度；（2）圖書館檔案以紙質為主，沒有電子目錄電子文檔，唯一電子形式存在的則是金盤系統中存儲的一些數據；（3）檔案存放混亂、沒有統一管理；（4）檔案材料沒有經過整理、篩選和剔除；（5）歸檔不及時，2006年之后的材料只是放入文件盒中、沒有分類、標引、缺乏系統性和完整性；（6）檔案里的一些數據不準確；（7）檔案的安全性薄弱，尤其是金盤系統一些數據原始記錄性、安全性存在很大的隱患。

（二）造成圖書館檔案問題的原因分析。長期以來，由于檔案管理意識不夠，圖書館檔案管理工作沒能當作一項基礎性工作來抓，故在管理過程中存在許多問題。就其原因概括起來主要有以下幾個方面：

1、沒有規范化的檔案管理制度，科學管理力度低。由于檔案管理意識薄弱，本校圖書館至今都沒有建立一套適合自己發展的檔案管理制度，圖書館檔案的工作職責、文件材料歸檔制度、檔案鑒定與銷毀制度、檔案保管與保密制度、檔案借閱制度、安全制度等檔案管理制度不健全，圖書館檔案的收進、移出、鑒定、整理、保管、利用情況等沒有記載，致使許多信息資料不能及時搜集、整理、完善、入檔、甚至丟失，致使檔案的內容、結構不盡完整、合理，甚至出現檔案數據前后不一致的現象。比如圖書館年鑒里的一些內容、數據自相矛盾、相去甚遠：如表1、表2兩表中同一表格不同的年限所統計的內容也不一樣，表1中1987年、2007年的藏書利用率的計算不準確，表2中館藏文獻總量一欄中顯示的圖書總量與表1中顯示的館藏圖書總量數值相差非常大。（表1、表2）正因沒有嚴格的管理制度、致使管理不到位、不科學，致使這些珍貴的數據出入較大、無法借鑒，嚴重影響檔案的利用價值。

2、缺乏系統化的管理模式，安全隱患突出。由于圖書館檔案管理制度不健全，缺乏統一的管理標準與管理模式，加上管理上的混亂以及工作人員的疏忽，致使圖書館檔案不能完好地收集、完整地保存，及時地分類編目、標注等。即使是已收集和保存的檔案也全都是紙質檔案。諸如各類文件；年鑒、工作計劃、總結、各種申請報告；圖書、期刊及電子資源的采購合同、服務合同、驗收清單等；考勤、物品購買領取登記、勤工助學等材料；評優評先及考核材料；學術講座、讀者調查、讀者意見、讀書征文、“世界讀書日”等活動材料；論著發表、課題結項、繼續教育培訓等科研學術材料等等都是以紙質形式存在，甚至這些檔案材料的目錄也只有紙質的而沒有保存電子版，即使有少量的電子版也是存放在各類統計人員的手中，沒有發給檔案管理人員統一保管或編制電子目錄，給查找和利用帶來極大的不便（直到2013年為應對2014年檔案工作行政執法檢查才起建電子目錄），而這些檔案中文書檔案居多，保存較完整；業務檔案相對較少；比如每年的讀者咨詢、閱讀推廣、圖書漂流等工作是做了不少，然而卻沒有記載、總結和存檔；唯一以電子形式存在的“檔案”為金盤系統里的一些有關典藏、流通等數據，且這些關于圖書及讀者的相關數據的保留也極不科學、出入較大，安全隱患嚴重。如金盤系統中的休眠讀者只有累加數據，如2007年休眠讀者姓名可查到2008～2015年的讀者，換句話說金盤系統中的休眠是混雜的、數據極不準確，就2014年正常休眠讀者賬戶統計數據為17，116個，2015年休眠讀者賬戶統計數據來說有18，305個，而2015年底全校所有正常持證讀者也只有145，517個。總之，本校圖書館檔案結構不合理、管理不到位給圖書館檔案建設造成一定的安全隱患，部分檔案數據的不可靠性給圖書館檔案的查找和利用帶來極大的不便。

表1 1986～2012年讀者外借冊次表

表2 1986～2012年館藏文獻總量統計

3、沒有專業化的專職管理人員，管理水平不高。本校圖書館檔案大部分存放在圖書館辦公室內，無專業化專職人員管理。所有的紙質檔案材料都是由辦公室搜集、整理、存放，而辦公室工作人員從來沒有經過任何“檔案管理”的相關培訓，不具備專業的檔案管理知識，只是簡單地針對學校的各種檢查來做好搜集、登記、保管等一般性的工作，對這些檔案材料的核對、價值鑒定、期限保管、標引、組卷、編排頁號和件號、填寫卷內目錄、裝訂入檔等工作做得很不到位，檔案的存放也很混亂；也正因如此，許多存檔材料不經過科學的鑒定和篩選，沒有剔除重復內容、內容十分雜亂、不管有無保存價值都一律放進檔案盒中，比如存放十幾年的請假條、考勤簿；再如讀者調查：每年的上百份問卷統統存入檔案之中，而對問卷調查結果未作任何統計、對存在的問題未看到有任何整改措施。這樣的存檔不僅使檔案本身失去了它的憑證價值和參考價值，還徙增了后期資料的查找和管理難度。

二、規范圖書館檔案管理、提升圖書館服務質量的措施

（一）建立健全管理制度，規范檔案管理工作。正如瓦洛說：“檔案就是人類記憶、文化和文明的金子。”檔案這種“金子”是人類社會連續性發展的橋梁，是人類社會歷史的濃縮，透過檔案我們能夠觸摸到人類社會綿延不斷的“脈搏”。圖書館檔案濃縮了圖書館發展歷史，透過圖書館檔案我們能夠看到圖書館發展軌跡。為使高校圖書館發展軌跡得到真實有效的記錄，使圖書館工作人員從事的服務工作及圖書館組織的各項活動中形成的各種珍貴材料得到保存，圖書館有必要嚴格按照國家《圖書館檔案處理辦法》并結合本館的實際情況建立健全圖書館檔案的管理制度，比如檔案管理人員的崗位職責、檔案收集制度、鑒定制度、保管制度、保密制度、借閱制度、銷毀制度等等一系列的檔案管理制度；明確歸檔范圍，比如業務檔案的收集范圍、收集內容、鑒別和加工、分類依據、標引規則等；明確歸檔時間、檔案編目標準、保管期限、檔案交接程序等等。要搞好圖書館檔案工作，須嚴格遵守檔案統計制度，認真抓好每個環節，逐步實現檔案管理工作的制度化、規范化。促進圖書館檔案工作得以規范且有序進行、確保有保存價值的文件以及其他有關材料不被遺失，使得圖書館檔案在圖書館今后的工作中充分發揮作用，為圖書館的建設和管理提供重要的參考價值，為日后圖書館進一步提升讀者服務質量提供可靠的保障。

（二）構建紙質檔案與電子檔案共存互補的檔案管理體系。隨著信息技術飛速發展和互聯網廣泛應用，傳統的實體檔案已經不能適應當前社會發展的需求，要做好圖書館檔案的管理工作，必須構建一個全面的規范化的檔案管理體系。嚴格按照《普通高等學校圖書館評估體系》的要求并結合本校圖書館的實際，設計一套較為符合本館實際的電子檔案與紙質檔案、文書檔案與業務檔案結構合理的檔案管理分類體系。比如一些比較重要的業務檔案資料，可以建立一套與之對應的電子檔案，而電子系統中的一些重要數據經過整理后都存一份紙質檔案確保數據的萬無一失，做到紙質檔案與電子檔案雙重備份，并在檔案目錄的“備注”欄中標明相應的電子檔案存址，同樣在電子檔案目錄“備注”欄中標明紙質檔案的檔案號。而對于一些一般性材料只需保留紙質的就無需保留電子版，只需保留電子版的就無需保留紙質版；逐步實現紙質檔案和電子檔案共存互補，適應檔案管理多元化方式的要求，同時建立一個完整的電子目錄數據庫，這樣既有利于圖書館檔案內容信息的保護，也方便檔案的查詢與利用。

（三）提高圖書館檔案管理人員的素質，提升檔案管理水平。圖書館檔案管理的好壞與圖書館檔案管理人員的素質水平有很大的關系，本校圖書館沒有專業的專職的管理人員，所有檔案都是交由辦公室工作人員搜集、整理和保管，由于缺乏管理意識和管理知識，一些珍貴的業務資料直到工作中需要時才發現隨著領導班子或工作人員的更換已經遺失，這時只好要求各部門再次上報材料，給工作帶來極大的不便，影響了圖書館檔案所應有的價值。要提高圖書館檔案的管理水平，必須加強檔案管理人員的專業培訓和繼續教育，或引進高素質的檔案專業管理人才，以達到提高圖書館檔案管理人員的管理意識、知識水平和管理能力，從而達到提高圖書館檔案管理水平的目的。

（四）部門搜集與集中管理相結合，提高檔案管理質量。由于圖書館檔案沒有專業化專職人員管理，很多檔案材料都未經過鑒定和整理，辦公室工作人員為應付各種檢查，今天從這個科室把材料拿過來放入文件盒A中，完事之后還回去，或者就放在辦公室里文件盒B里以應付另一項檢查，也就是說圖書館檔案是根據各種檢查需要將它們臨時保存起來，資料這樣沒有整理和裝訂，長期積壓，亦或是在頻繁的轉移過程中，造成檔案材料的遺失、造成檔案資料不齊全、不完整。長此下去，非常不利于開發文獻資料，檔案工作就不能保證質量。

要提高圖書館檔案管理質量，僅靠一個人獨立完成檔案的收集、整理、入檔是有困難的，需要各部門的通力協作，圖書館各部門應將本部門檔案相關材料認真搜集整理，并確保各種材料、各種數據的準確無誤，然后交由檔案專職管理人員進行科學鑒定、篩選、歸類、編目、最后歸檔，繼而做好檔案的保管、檔案的統計、檔案的檢索等工作，即“化零散為系統”，這樣使得檔案由無序狀態轉化為有序狀態，更便于保管和利用。

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