淺談檔案信息資源的開發(fā)利用與整合

苑小丹

摘 要：檔案做為單位的資源庫和第一信息資源，可為單位的建設(shè)發(fā)展提供有價值的信息資源。從整體和戰(zhàn)略的高度出發(fā)，整合單位的這一信息資源，加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)和利用，是檔案信息資源的價值所在。充分發(fā)揮檔案的基本功能，不斷拓展其社會功能，是檔案信息資源開發(fā)利用與整合重要創(chuàng)新點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息資源；開發(fā)利用；整合

1 檔案信息資源的開發(fā)利用

1.1 檔案信息資源開發(fā)利用的主體

檔案信息資源開發(fā)利用工作的主體是檔案工作者，他們處于開發(fā)利用的主導(dǎo)地位，是決定開發(fā)利用工作成敗的關(guān)鍵。

1.2 檔案信息資源開發(fā)利用的對象

檔案信息資源開發(fā)利用的對象是檔案室所藏資料，這些資料是開發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。包括檔案原件，以及對原件內(nèi)容進(jìn)行篩選、加工、轉(zhuǎn)化而來的各種文獻(xiàn)和資料。

1.3 檔案信息資源開發(fā)利用的客體

檔案信息資源開發(fā)利用的客體是本單位或社會上檔案信息的使用者，他們即是檔案信息開發(fā)利用的受益者，也是開發(fā)利用活動的檢驗者。

1.4 檔案信息資源開發(fā)利用工作借助的工具和手段

首先，檔案管理者必須借助工具和手段對所提供的信息進(jìn)行科學(xué)加工和處理。其次，管理者必須運(yùn)用各種檢索工具來準(zhǔn)確地選擇、發(fā)現(xiàn)、定位使用者所需的信息，及時將信息定向或多向傳遞給使用者。

1.5 檔案信息資源開發(fā)利用的任務(wù)

檔案信息資源開發(fā)利用的任務(wù)是檔案管理者把所藏檔案，通過多種渠道和方式進(jìn)行傳播，使之流動和共享，實(shí)現(xiàn)檔案的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值。

1.6 檔案信息資源開發(fā)利用的目的

檔案信息資源開發(fā)利用的目的是最大限度的激活檔案中蘊(yùn)藏的知識和信息，滿足檔案使用者對檔案信息需求，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)。

2 檔案信息資源開發(fā)利用的基本原則

2.1 服務(wù)原則

檔案信息資源開發(fā)利用的實(shí)質(zhì)在于提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)，因此，服務(wù)是檔案管理的根本目的和總的指導(dǎo)思想。貫徹服務(wù)原則，首先，檔案管理者必須樹立服務(wù)的思想，發(fā)揮主觀能動性，千方百計地為利用者提供方便。其次，檔案管理者必須明確服務(wù)方向，其工作重心應(yīng)隨著黨和國家工作重心的轉(zhuǎn)移而轉(zhuǎn)移，要適應(yīng)社會多方面對檔案信息利用的需求。

2.2 開放原則

開放原則要求檔案工作者，在遵守國家有關(guān)法律法規(guī)的前提下，最大限度地解放思想，根據(jù)社會需求提供檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，保障使用者使用檔案的基本權(quán)利。檔案信息的開放，符合檔案信息發(fā)揮作用的根本規(guī)律，是社會發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理部門的職責(zé)所在。

2.3 法制原則

檔案信息具有一定的機(jī)密性，因此，在檔案信息資源開發(fā)利用中必須設(shè)定必要的限制，不是任何人對任何檔案都可隨意利用。遵循法制原則，要求檔案工作者在開發(fā)利用工作中以法律為準(zhǔn)繩，既要做到進(jìn)一步開放檔案，促進(jìn)檔案信息的充分合理利用，又要嚴(yán)格堅持保密，保障黨、國家和人民的利益不受損害。

2.4 效益原則

效益原則，就是檔案在開發(fā)利用工作中要講求實(shí)效，為社會提供更多有價值的檔案信息。檔案管理部門在實(shí)際工作中要強(qiáng)調(diào)開發(fā)利用工作與效益的統(tǒng)一，不能為開發(fā)而開發(fā)，而是以它作為實(shí)現(xiàn)效益的手段和途徑，創(chuàng)造性地、有針對性地開展檔案信息資源開發(fā)利用工作。

上述四個原則是一個統(tǒng)一的、不可分割的整體。同時，檔案信息資源開發(fā)利用的過程，就是檔案資源整合的過程。

3 檔案資源的整合

3.1 檔案資源整合的含義

檔案信息資源整合就是對分散在各系統(tǒng)、各部門和各單位的檔案通過科學(xué)分類整理編目和數(shù)字化處理，將檔案實(shí)體和數(shù)字信息及查詢系統(tǒng)資源通過實(shí)體收集或虛擬歸檔方式收集，集中保管利用，達(dá)到檔案的物理資源整合、數(shù)據(jù)資源整合和查閱利用系統(tǒng)的整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的工作。

3.2 檔案資源整合的理論基礎(chǔ)

整合檔案信息資源的理論依據(jù)是全宗理論，就是說一個全宗的檔案不能分散，它是一個有機(jī)整體。為了保證檔案全宗的完整性，必須堅持集中統(tǒng)一管理的基本原則，整合檔案資源，維護(hù)全宗的完整與安全，還原歷史真實(shí)面貌。

4 檔案資源整合的現(xiàn)實(shí)意義

4.1 是社會發(fā)展的需要

整合檔案資源是檔案管理部門為社會提供利用檔案信息而儲備的物質(zhì)保證和條件。檔案部門只有通過檔案信息資源的整合，才能最大限度地滿足了人們利用檔案信息的需求。

4.2 是檔案部門固本強(qiáng)身的需要

整合檔案資源是檔案管理工作的物質(zhì)準(zhǔn)備，是檔案館固本強(qiáng)身的基礎(chǔ)性工作。檔案資料的整合，一方面只有將分散的檔案資源和現(xiàn)行文件進(jìn)行集中，才能完善檔案館實(shí)現(xiàn)基本功能的基礎(chǔ)條件；另一方面對檔案資源進(jìn)行優(yōu)化配備和開發(fā)利用，才能變多頭管理為集中管理，變檔案分散為集中，由無序到有序，從紙質(zhì)到電子；才能變被動為主動，依法向社會開放利用檔案，增強(qiáng)服務(wù)功能，提升服務(wù)質(zhì)量。

5 檔案信息資源整合的方法和途徑

5.1 確立整合檔案資源的目標(biāo)

檔案管理部門要明確檔案管理的主體地位，加大檔案接收、征集力度，將重大改革、重大活動和重點(diǎn)項目檔案文件進(jìn)行整合，夯實(shí)檔案資源基礎(chǔ)；對檔案工作實(shí)行有效監(jiān)管，理順檔案的歸屬與流向，同時，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，將開放的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化加工，上傳到網(wǎng)上，以利在線查詢和辦公專網(wǎng)查閱。

5.2 科學(xué)的檔案信息資源整合方法

檔案資源整合是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，必須要有先進(jìn)的理念、先進(jìn)的設(shè)備和科學(xué)方法，才能實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)。在理念上要堅持“三高”，高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高效率；設(shè)備配置“三機(jī)”，計算機(jī)、復(fù)印打印機(jī)和掃描儀；收集方法上三種途徑，檔案實(shí)體整合、檔案數(shù)據(jù)整合和檔案利用系統(tǒng)整合；傳輸上三個網(wǎng)絡(luò)，局域網(wǎng)、辦公專網(wǎng)和英特網(wǎng)；利用上三種方式，檔案可實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場查閱，辦公專網(wǎng)查閱和網(wǎng)上在線查閱。

6 檔案信息網(wǎng)站的功能

6.1 服務(wù)功能

建立檔案網(wǎng)站的主要目的是向社會公眾提供檔案信息服務(wù)，使檔案用戶借助于網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)快速方便的檔案信息查詢，并通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案信息的傳輸服務(wù)。為此，檔案網(wǎng)站應(yīng)該提供盡可能豐富的檔案信息資源和在線查詢服務(wù)。

6.2 宣傳功能

檔案網(wǎng)站的宣傳功能，一方面，可以成為檔案工作、檔案機(jī)構(gòu)和檔案職業(yè)形象宣傳的有效工具，可以利用所藏檔案資源進(jìn)行宣傳；另一方面，通過網(wǎng)上檔案展覽、檔案公布等形式，開展形式多樣的教育活動，發(fā)揮檔案網(wǎng)站的宣傳教育功能。

6.3 網(wǎng)上辦事功能

檔案信息服務(wù)是公眾單向的從檔案部門接收信息，利用者無法向檔案部門提出要求。因此，檔案網(wǎng)站還需要在檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，增加動態(tài)咨詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦事，達(dá)到檔案部門與公眾之間的雙向互動。

6.4 交流功能

通過網(wǎng)上對話、留言板與網(wǎng)上調(diào)查、網(wǎng)上投訴、電子信箱等方式，和使用者進(jìn)行網(wǎng)上互動交流，檔案網(wǎng)站可以充到檔案管理部門與公眾之間交流的信息橋梁。

7 結(jié)語

檔案信息資源的開發(fā)利用與整合，強(qiáng)化了檔案資源集中統(tǒng)一管理的原則，實(shí)現(xiàn)了檔案的完整性，安全性，利用有效性，為建立檔案工作的資源體系、安全體系和利用體系創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件，實(shí)現(xiàn)了檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化了檔案信息的服務(wù)功能。檔案資源整合是一項管理體制和服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，但也存在著不同程度地對檔案室工作的削弱現(xiàn)象，需要在今后工作中不斷改進(jìn)完善，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息資源的開發(fā)利用與整合。