淺談企業檔案的更新換代

摘 要：如今企業檔案的保存方式發生了很大的變化。電子檔案已經逐漸的代替了之前的紙質檔案，利用CAD制圖逐漸的代替了手工繪圖，老舊的整編方式也漸漸淡出了現在檔案的分編流程，企業檔案已經形成了綜合信息系統中單體管理模塊。專職檔案人員需在接收電子檔案的初期就行使檔案的監督保管職責。新一代的檔案管理系統要有多個管理功能模塊，實現多功能、多元化、可操作性強的特點，保密性、安全性要比之前的保管方式更好。

關鍵詞：企業綜合信息系統；電子檔案；單體管理模塊；文檔控制工程師；檔案管理系統

當今社會人類將步入信息時代，網絡越來越強烈地介入我們的生活。在這個知識經濟的時代，信息正在以前所未有的速度膨脹和爆炸，未來的世界是網絡的世界，要在這個信息世界中跟上時代的步伐，作為21世紀的主力軍，必然要能更快地適應這個高科技的社會，要具有從外界迅速、及時獲取有效科學信息的能力，具有傳播科學信息的能力，這就是科學素質。而網絡恰恰適應了這個要求。

計算機已經深入到社會的每一個角落，人們可以利用網絡開闊視野。上網可以獲取各種最新的知識和信息，對以后的工作和生活都有很好的指導作用。上網可以利用網絡進行現代化辦公和信息共享，即使在異地也可以利用計算機遠程程序參與企業的經營管理----文件制作、計劃制定、財務管理、人員管理、數據統計和處理、結果分析，可以進行產品的輔助設計（CAD）、輔助制造（CAM）等等，置身于企業綜合信息系統中，企業檔案也發生了巨大變化。

實現計算機全程管理后，適時實現了信息數據的遠近傳遞交換和處理。在各項管理活動中，電子檔案逐步取代了紙質檔案，使辦公效率更加快捷，徹底地改變了傳統的辦公方式；CAD制圖取代了手工制圖，使圖紙精度更高，更有利于修改和重復使用。通過電子制圖使圖紙的存儲、查詢和修改都變得快捷、方便。電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力。將一些固定模式做成矢量文件固化下來，再利用時可隨時取用，既可以提高設計效率、縮短設計周期，又可以減少設計人員的勞動強度。

舊的企業檔案如文書檔案、會計檔案、科技檔案、榮譽檔案、聲像檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案等傳統分類方式將被取代，形成企業綜合信息系統中單體管理模塊。一份完整的項目檔案信息將存儲在管理系統中，通過授權的方式，達到信息共享的目的。在企業綜合信息系統管理過程中，分類將更詳細、更科學、更規范。

以往的檔案工作者是被動的工作方式。在當今信息量大、信息流轉快的環境下，如果專職檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程中，一部分文件就很有可能無法被很好地保存下來或保存下來難以再利用。企業無時無刻不在產生著各種各樣的電子檔案，使檔案工作者再也無法靜等文件的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。

目前，國際上實行的檔案歸檔方式是全過程的監控管理，在項目一開始檔案人員就介入其中，期間產生的每一份文件、圖紙，拍攝的每一張照片，收到的每一份傳真，召開的每一次會議的記錄，修改的每一份文件、圖紙等全部資料都要用紙質和電子兩種方式進行存儲，做為單體項目檔案統一保管起來。

電子版用于網上檢索、瀏覽、重復利用以達到資源共享，紙質版將作為法律依據封存起來。

舊的檔案管理系統的管理功能單一，只有單純的借閱、歸還和簡單的統計功能，數據信息簡單、量少，不能適應當今快速發展的信息大潮。為了能更好地利用電子檔案，體現電子信息內在的價值，充分發揮電子檔案的作用，就需要一套功能全面、操作性強、安全性高的專業檔案管理軟件，要符合國家對電子檔案的基本要求，遵照國家頒布的電子檔案管理規定，高效、快捷、安全地管理好電子檔案信息這一寶貴的企業資源，它既是企業的財富，也是國家的財富，更是人類社會發展的動力源泉。

新一代的檔案管理系統要有多個管理功能模塊，可自行增加或刪除模塊，要集借閱、歸還、瀏覽、收集、整編、查詢、檢索、備份、導入、導出、統計、打印、銷毀、刻錄、掃描等于一身，實現多功能、多元化、可操作性強的特點，保密性、安全性要高。

就目前企業檔案管理現狀，新一代檔案管理系統既要適應傳統的紙質檔案的管理模式，又要能處理高科技條件下的電子信息，安全可靠，充分利用網絡這條信息高速路，發揮電子信息高效、快捷的作用，實現自身的價值；我們還需要挖掘紙質檔案的潛力，繼續為我們服務。

至此企業檔案的保管不再是只以卷盒、柜架、排架為裝具，更多的是要以磁盤為載體的“虛擬庫房”。這就對檔案工作者提出了更高的要求，要求檔案工作者掌握更高的專業知識，有更高的責任心和事業心，積極地參與到企業生產的每一個方面，完成生產資料的收集、整編、修訂、歸檔以及檔案的存儲、利用，為企業的生存發展做出貢獻。

參考文獻

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作者簡介

王姆娜（1988-），女，2011.6東北石油大學畢業，石油工程專業，大慶油田工程有限公司檔案資料室工作。