新形勢下的外國留學生檔案管理模式探討

謝鳳麗

摘 要：隨著我國經濟快速發展，綜合國力增強，高校教育質量提高，留學生在華學習的環境逐漸優化，在華外國留學生的數量有了井噴式的增長。據教育部統計，2014年共有來自203個國家和地區的377，054，名各類外國留學生。這是一個良好的發展趨勢。當然，問題總是伴隨著發展浮出水面，檔案管理中出現的種種問題就給留學生教育帶來了負面的影響，在某種程度上制約了其進一步的發展。各高校在留學生檔案管理方面目前還缺乏相關經驗，缺乏相關標準和制度。怎樣建立完善的留學前的檔案、留學期間檔案及離校后的檔案，給各高校留學生管理提出了新的問題。本文就新形勢下外國留學生檔案管理模式的現狀、存在的問題及解決策略進行探討。

關鍵詞：外國留學生；檔案管理；現狀；問題；解決策略

外國留學生教育是我國高等教育中重要組成部分，教育部等相關部門也在不斷重視外國留學生教育這塊的內容，并發布多項的相關政策及文章來加大外國留學生來華深造的管理辦法，但與留學生檔案管理相關的卻少之又少。留學生檔案管理問題困擾著當今的很多高校，如何建立完善的學生留學前的檔案、留學期間的檔案以及離校后的檔案都是關鍵性的問題?，F如今，很多高校在外國留學生檔案管理中存在著信息的管理非常分散的問題，并且學校沒有專門負責留學生檔案管理的人員，同時，學校本身對外國留學生的檔案管理就沒有足夠的重視，致使留學生檔案游離于國內學生的檔案管理之外。這些問題都造成了現今外國留學生檔案管理模式的漏洞。本文將就外國留學生檔案管理的問題及解決策略進行了深入的闡述。

1 新形勢下外國留學生檔案管理模式的現狀和存在的問題

外國留學生檔案是指國外學生在中國學習深造期間產生的一系列的具有保留價值的文件，包括圖像資料。這些也成為外國留學生在中國學習的重要的憑證和依據。新形勢下，國內外國留學生檔案管理模式存在著嚴重的不足，存在多處漏洞。

1.1 留學生檔案管理信息收集分散

目前，許多高校對外國留學生檔案管理方面并沒有統一規范的收集標準，只是檔案管理人員根據本校普通學生的檔案管理辦法進行外國留學生檔案的收集和整理，但是，留學生與國內學生有很多不同的地方，他們具有較多的特殊性，來自不同的國家，個體差異也比較大，同時，學生的流動性較強，休學、離校、復學、轉系、降級的情況也是經常會發生。所以留學生的檔案就比較復雜，需要相關檔案收集部門能夠做到及時全面地收集更新，如果發生學生檔案更新不及時、整理不全面的情況，就會影響留學生的檔案的完整性和規范性。

另外，現在許多高校都交給外事管理部門或者相關國際學院來進行留學生檔案的管理，大部分學校中留學生的檔案管理和校內學生的檔案管理是分開的，雖然新形勢下要求留學生學籍管理要實現和中國學生那樣“趨同化”管理，但是大部分高校中留學生的檔案還是是分開存放的，這會導致檔案存放的不集中，導致檔案的收集出現各種差錯，例如檔案重復或者缺失。留學生檔案無論對個人還是對學校來說都具有重要的意義，檔案作為留學生留學的重要憑證記錄著他們在校期間的學習成績、在校表現和獲得的各種證書，同時也對留學生的在校管理有很大的幫助。學校可以根據檔案對留學生進行綜合的評估，對不同的學生采取不同的教學及管理辦法，對學校的招生及管理策略也有參考作用。

1.2 無專人管理

目前許多高校的外國留學生檔案是和國內學生的檔案是分開的，大多數分散在任課教師、教務處或者外事管理等相關部門和人員手中。而且，有些管理留學生檔案的人員也是同時在管理國內學生的檔案，然而，留學生與國內學生相比存在很大的差異性和特殊性。有的檔案管理人員也是身兼多職，在管理其他工作的同時管理外國留學生的檔案。這些工作人員無法集中精力專心于外國留學生的檔案的管理，會造成檔案的整理不全面，內容有較多的疏漏，更新的不及時，使檔案無法達到完整一致。

1.3 忽視留學生檔案管理的重要性

留學生離校后，相應檔案都分散在各個相關部門手中，部分交由檔案館進行統一管理。檔案館由于對留學生檔案的產生及來源沒有足夠地經驗與了解，致使在留學生檔案質量及涵蓋內容的檢查上相對比較輕視，許多在留學生檔案中存在的問題不能被及時發現。負責檔案管理的工作人員對留學生檔案管理知識的認識度不夠，從而檔案的審核只停留在比較淺顯的表層。這樣只會使問題逐步積累，造成現在許多外國留學生的檔案越來越不完善。

1.4 保密性不夠

許多留學生的檔案本該屬于個人的保密檔案，學校和相關檔案管理部門應注意這一點，保證學生檔案的隱私。保護屬于學生自己的權益。

2 外國留學生檔案管理問題的解決策略

存在問題就要找到相應的解決辦法，使外國留學生檔案越來越完善。

2.1 制定外國留學生檔案管理標準

外國留學生檔案由于其特殊性的原因，與國內學生檔案的管理上存在很多差異，所以，各高校應該根據其特有的特點，由檔案管理部門和外事管理部門共同制定專屬于外國留學生的檔案管理辦法，制定相關標準。

外國留學生的檔案包括了學生來華前的個人檔案、在華留學期間的相關檔案。來華留學前的檔案包括入學前的申請書、個人照片，以及之前在其他學校學習成績及所獲得的證書復印件等。留學期間的檔案應包括在本校期間所產生的居留情況、健康檢查、學籍檔案、參加各項活動記錄、各種獎懲以及資金來源等內容。學校的留學生檔案管理部門應該將這些資料認真收集起來，并將之前的檔案內容進行細致地分明板塊，做到更全面、更清晰的整理、收集外國留學生的檔案。同時，相關部門應該就外國留學生檔案管理制定單獨的標準，規范相應的制度，使留學生檔案的管理更嚴謹。

2.2 專人管理，分工明確

高校應該更加重視外國留學生檔案管理，設置負責留學生檔案管理的專職人員，改變以往同一個檔案管理人員身兼多職的狀況，定期組織相關部門兼職檔案員的培訓，加強他們的專業素質和水平。院校之間要加強交流，相互借鑒留學生檔案管理辦法，取其優良之處，充分運用到本校留學生的檔案管理中。同時，隨著更多的外國留學生來華留學，檔案管理人員應認真分析這些學生的特點，取其共同之處總結得到相應的規律，將這些規律應用到日常留學生的管理之中，并逐漸形成更加適合不同留學生檔案的管理辦法。

留學生檔案管理的專職人員應根據留學生檔案的文本進行深入的研究，這首先會對學校的外國留學生檔案管理起著積極地促進作用，其次也是充分發掘檔案管理資源的一個極其有效的途徑。

2.3 外國留學生檔案管理現代化

如今，大多數檔案的管理已經實行數字化和信息化，外國留學生的檔案也不例外。建立外國留學生檔案的數據庫，與來華留學生信息管理系統進行相應的對接并將紙質的檔案信息轉為電子版本的內容。這也方便了檔案的查找和及時的更新。各高校的檔案管理人員要充分的利用現代化的管理設備和途徑，在傳統的管理辦法基礎上進行研究和更新，跟上時代的腳步，使檔案更加完整。

3 結語

我們應該在不斷地實踐中總結經驗，加強交流，在大環境下找出符合外國留學生的特殊的檔案管理制度和標準，并利用現今的現代化的數字化管理方式，充分發揮檔案價值，促進留學生教育的健康持續發展。

參考文獻

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