檔案現狀及發展對策簡析

姬麗華

摘 要：從中外檔案的不同管理模式和我國檔案信息化發展兩個方面揭示檔案發展現狀，指出從管理員的素質要求和創新推廣、安全保密等方面，簡單分析了以后的發展對策。

關鍵詞：現狀；對策；發展

1 檔案管理現狀

1、檔案管理體制

我國的檔案事業管理體制具有社會主義檔案事業集中管理的特色，“統一領導，分級管理”原則仍具有極強的現實意義和很大的優越性。我國檔案集中管理的程度也是世界各國中最高的。這對統一保管檔案文化財富，開發利用檔案信息資源，服務社會主義現代化建設提供了有力保障。

2、檔案的收集

我國的檔案收集工作大體可以分兩個層次：第一個層次為檔案室的收集工作，第二個層次為檔案館的收集工作，除此之外，有時檔案館還對散存在社會上的一些重要檔案材料采用征集、征購和購買的方式進行補充收集。檔案館通過收集工作，可以實現國家規模的檔案集中，這是高層次的檔案集中統一管理[1]。

3、檔案的整理

目前，國內外在檔案整理工作這一環節上有不少相同的做法，大都非常重視通過系統化、條理化對檔案實行科學的管理，整理一般是在機關文件歸檔時進行，都是按照機構、問題、時間等特征分類組卷。

不同的是，我國檔案管理部門大都把主要精力放在提高案卷質量上，不斷根據“新標準”對移交進館（室）的案卷進行調整，試圖以此解決檔案查找利用中的一切問題，而在編目、索引、完善檢索工具體系方面所投入的精力則顯不足。目前這種狀況有所改觀，檔案著錄、標引工作已受到各級檔案部門的關注。美國聯邦政府各機關在對文件進行整理歸檔以后，一般不再變動。國家檔案館為統一裝具，只對進館文件更換卷盒，并在盒的一端貼上寫有年代、機構、問題、標題等內容的標簽。其整理工作的重點是熟悉研究檔案的內容和編制檔案文件檢索工具。檢索工具的著錄非常詳細，包括分類、日期、提供利用注意的事項、文件保存的具體位置、文件數量、內容、整理說明等許多項目。

4、檔案的利用

將檔案匯編成冊，這是大多數國家普遍采用的一種形式。而我國除此之外，利用檔案史修志則頗具特色，而且持續了數千年之久。這種做法其意義已遠遠超出了檔案工作本身，它不僅對檔案工作產生了積極的作用，而且對我國學術研究的發展同樣有深遠的影響。我國古代自唐朝以后，每一個新建朝代，都照例要設編修機構，為前朝修志。編史修志，這是我國在檔案利用上區別于其他國家的一個最顯著的特點。

但在服務利用方式上，我國檔案部門的服務方式只是以檔案借閱服務為主，其它服務方式也在開展，但開展得不夠，同國外相比還有值得改進和創新的地方。如咨詢服務，國外檔案部門開展咨詢服務的形式主要有口頭咨詢、書面咨詢、電話咨詢、主動向潛在利用者報道館藏信息等。不少國家對檔案咨詢服務方式很重視。如美國許多檔案館都設有專職的參考咨詢人員，并開展郵寄、電話咨詢服務。利用者可以寄函或通過電話了解館藏，或者請檔案工作者幫助查找檔案文獻并告之內容。這些都是值得我們學習的。

2 信息化發展下檔案現狀

我國檔案信息化在國家檔案管理部門的引領和指導下，經過近三十年的探索，取得了很大發展，檔案信息化建設由局部走向整體，在宏觀框架下進行全面規劃和組織實施，并與電子政務建設緊密結合，成為國家信息化戰略的重要組成部分，國家檔案局成立了全國檔案信息化工作領導小組，出臺了《全國檔案信息化建設實施綱要》，2011年國家檔案局中央檔案館下發了“全國檔案十二五規劃”將檔案信息化工作列為現階段的主要任務，通過貫徹國家相關文件精神，加強以網絡設備和數據庫為主要內容的基礎建設，加快推進數字檔案資源建設，制定標準，實施檔案資源信息共享，政策的鼓勵、制度的健全等一系列規劃措施，促進了檔案信息化的快速發展。各地也相繼出臺了檔案信息化建設方面的規劃和規章，一批有關電子文件管理的標準、規范相繼出臺，一些重大檔案信息化項目得到立項，各級檔案部門在檔案機讀目錄數據庫建設、館藏檔案數字化、檔案網站建設、數字檔案館建設方面均取得了長足進展，檔案信息化建設正在全面、有序，系統推進。我國現今各級檔案館基本上實現了數據庫建設，并將建立數據庫檔案管理列為檔案工作達標的硬件之一。網絡技術、數據庫技術、數據存儲等各種信息技術的迅猛發展，為檔案信息資源的科學保管和開發利用創造了前所未有的技術條件。信息系統產生的這些電子文檔的管理和利用成為了現今檔案管理中急需解決的問題。我們需要改變以往的管理利用模式，進行創新，從而適應信息化發展的需要。創新檔案服務手段，不僅是形勢發展的要求，也是廣大檔案工作者必須面對的一項重要課題。

3 新時期對檔案人員的素質要求

為了趕上時代步伐，要求檔案人員不斷的學習改進并加強管理創新，他們的重要使命就是積極開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為煤炭企業安全管理服務，為生產經營服務，為全面建設和諧煤炭企業服務。

檔案創新要求管理人員有較高的業務水平，要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理規定和具體做法。在夯實基礎上促進創新，努力使檔案人員成為一名掌握科學先進的工作方法、一專多能的檔案工作人才。

有良好的政治素質，堅持正確的政治方向，時刻對黨忠心耿耿。較高的政治素質是做好一切工作的前提和準則。

對現代化辦公手段能夠熟練應用和掌握。檔案工作者必須具有熟練的計算機操作能力，掌握檔案現代化設備的使用。

除此以外，任何工作的跨越和創新，都必須有一個嶄新的有創意的思想觀念作前導。檔案工作也是這樣，要打破常規，進行創新管理，必須轉換思維，主動探索，在實踐上積極創新，善于挖掘和捕捉信息，發揮檔案知識寶庫的巨大能量，為社會經濟全面發展提供服務。

4 檔案創新的意義

檔案創新，可改善檔案管理工作。只有加強檔案創新，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理工作從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

檔案創新可使檔案信息為科學研究和知識普及等提供智能化服務。一次投入，多次產出，遠程服務資源共享?？捎迷攲嵉臋n案信息支持決策和管理，決策的及時準確、管理措施的得當，要靠完整、可靠的和快捷的綜合分析能力來保證。

5 創新與檔案保密安全

檔案管理的創新和安全是缺一不可的，在檔案信息開發過程中檔案人員要懷著高度保密意識，依據國家標準認真地對檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴密審查、嚴格管理。同時加強對計算機檔案信息系統的管理，確保系統安全，還要進一步完善安全防范措施，設置數據備份、防火墻技術、定期殺毒、設置登錄密碼等，保證檔案創新管理的安全保密。

參考文獻

①李學香.新時期國家檔案信息資源管理模式研究——安徽檔案管理模式改革研究報告[A].檔案事業科學發展：新環境 新理念 新技術——2008 年檔案工作者年會論文集（上冊），2008（2）.

②王云.試論數字時代大型工程項目檔案管理信息化建設[J].中國科教創新導刊，2011（10）.

③數字環境下圖書情報檔案一體化建設新探析

④鐘婧文 崔敬.信息系統網絡安全問題研究——科技向導 2010年05期（下）.

⑤賈燕榮.關于檔案信息化管理建設的思考——科技管理（黑龍江）.

⑥李學香.新時期國家檔案信息資源管理模式研究——安徽檔案管理模式改革研究報告[A] .

⑦檔案事業科學發展：新環境 新理念 新技術——2008 年檔案工作者年會論文集（上冊），2008（2）.

[1]李財富.中美檔案工作比較研究[J].檔案學通訊，1997，（6）：17-18.