現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化之路探索

周皓然　歐陽駿（11..常州嬉戲谷有限公司，江蘇常州，21300013000；22..南京市房產(chǎn)檔案館，江蘇南京，21002910029）

現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化之路探索

周皓然歐陽駿
（11..常州嬉戲谷有限公司，江蘇常州，21300013000；22..南京市房產(chǎn)檔案館，江蘇南京，21002910029）

企業(yè)檔案全面真實地記錄和反映企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營的全過程，是企業(yè)資產(chǎn)和文化的重要組成部分，與企業(yè)的經(jīng)濟利益密切相關。在社會主義市場經(jīng)濟條件下，隨著企業(yè)改革改制的不斷深化和產(chǎn)業(yè)結構的優(yōu)化調整，企業(yè)轉型升級、資產(chǎn)重組、兼并轉讓等新情況頻頻出現(xiàn)，企業(yè)的管理模式呈現(xiàn)多元化和復雜化趨勢。企業(yè)檔案工作需要轉型升級，以適應和滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求。探索新時期企業(yè)檔案的信息化管理的發(fā)展路徑，對于提高企業(yè)檔案管理水平，強化服務工作，保障企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的意義。

一、企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

1.企業(yè)檔案信息化管理觀念淡薄。企業(yè)檔案是記錄企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程的珍貴歷史資料，對企業(yè)的后期發(fā)展具有重要的指導作用，是保障企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的基礎。上世紀八、九十年代，國家對企業(yè)實施行政管理，在全國范圍開展企業(yè)升級活動，企業(yè)檔案管理工作也應勢升級，得到了有效的整頓和提升，企業(yè)檔案信息化建設開始起步。但是，進入新世紀以來，各級檔案主管部門對企業(yè)的監(jiān)管力度逐步弱化，加之企業(yè)改革改制工作的不斷推進，企業(yè)管理者無暇顧及檔案工作，對檔案特別是檔案信息化重要性認識不足，企業(yè)檔案意識逐漸淡漠。認為檔案工作就是檔案部門的事，有人收管并能應付日常利用即可。為此，檔案管理投入嚴重不足，檔案管理制度得不到有效落實，檔案不全、集中統(tǒng)一管理弱化，檔案信息化建設嚴重滯后于企業(yè)信息化建設，檔案作用得不到有效發(fā)揮等，這些現(xiàn)象普遍存在，導致企業(yè)檔案工作地位不穩(wěn)固,企業(yè)檔案管理水平停滯不前。

2.企業(yè)檔案管理部門主動作為意識不強。首先表現(xiàn)為檔案管理部門有為有位的關系處理不當。伴隨著信息網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)要想在殘酷的市場競爭中取得一席之地，需要重視企業(yè)信息化建設。但是，不少企業(yè)檔案部門僅僅滿足于企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案的收集保管與目錄的信息化，對新形勢下企業(yè)電子文件歸檔與利用的重要性認識不足，導致企業(yè)檔案信息化工作滯后，未能及時將企業(yè)檔案信息化工作納入企業(yè)信息化建設的大盤子同步規(guī)劃、同步實施，造成企業(yè)信息化與企業(yè)檔案管理信息化的嚴重脫節(jié)。

其次，缺乏檔案信息專業(yè)人才。現(xiàn)代企業(yè)之間的競爭歸根結底是人才的競爭，尤其是企業(yè)檔案管理工作專業(yè)化程度較高，對企業(yè)檔案的管理人員要求更高，他們既要有專業(yè)的檔案管理知識，熟悉企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的各項檔案，還要熟練掌握基本的計算機技能等。但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員不能達到這個要求，招聘的檔案管理人員甚至沒有接受過專門的檔案管理業(yè)務培訓，沒有檔案管理經(jīng)驗，在檔案管理工作中很容易造成失誤，影響檔案的收集整理。總之，企業(yè)檔案的人才整體素質不理想，老檔案人員不熟悉計算機管理,新進人員則不安心于枯燥的檔案管理崗位，使得企業(yè)檔案信息化發(fā)展之路缺乏高素質的人才。

3.檔案管理信息化建設投入力度不足

企業(yè)檔案管理信息化建設是一項具體而復雜的工作，需要嚴格的技術支撐和完備的軟硬件設施，后者是加快企業(yè)檔案信息資源建設、實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎。企業(yè)檔案信息化建設對所需的數(shù)字環(huán)境和必要的網(wǎng)絡設備性能要求相對比較高，成本昂貴，而企業(yè)給予檔案部門的經(jīng)費有限，再加上檔案信息化建設進程慢、見效慢，因而難以引起企業(yè)管理者的重視，投入檔案管理信息化建設的資金不足，嚴重阻礙了企業(yè)檔案信息化建設。

二、企業(yè)檔案信息化管理的重要性

1.加強企業(yè)檔案信息化建設是現(xiàn)代企業(yè)管理的需要。檔案作為寶貴的信息資源，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和科研活動中具有不可替代的作用。隨著社會生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，企業(yè)信息化建設的步伐加快，辦公自動化系統(tǒng)和局域網(wǎng)已成為企業(yè)工作必不可少的一部分，為了適應現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的需要，檔案管理信息化建設勢在必行。

2.加強企業(yè)檔案信息化建設是企業(yè)規(guī)避風險、建立誠信、維護權益的需要。現(xiàn)代企業(yè)管理活動中形成的檔案種類豐富、介質多樣。除了文書檔案、人事檔案等傳統(tǒng)的紙質檔案外，還有相當數(shù)量的電子檔案，大量不同載體的檔案給檔案信息資源管理增加了難度，不利于檔案部門對檔案進行統(tǒng)一整理和歸檔，而且如不及時對檔案進行數(shù)字化處理，一些寶貴的檔案資源就會因此而流失。當下企業(yè)市場競爭激烈，各種經(jīng)濟糾紛和法律訴訟難以避免，如果企業(yè)的原始檔案完整系統(tǒng)，就能有效地利用檔案資源來規(guī)避市場風險，化解經(jīng)濟糾紛，維護企業(yè)的經(jīng)濟利益。在這種情況下，企業(yè)檔案就可以成為企業(yè)的重要資產(chǎn)。

三、加強企業(yè)檔案管理信息化建設的對策

1.確保檔案信息化與企業(yè)信息化建設同步規(guī)劃、實施和發(fā)展。基于信息時代社會發(fā)展的要求，企業(yè)檔案管理工作迫切需要進行信息化建設，而這項建設不是孤立的，應當融于企業(yè)整體信息化建設之中，檔案管理系統(tǒng)應實現(xiàn)與企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)、各種業(yè)務數(shù)據(jù)和技術數(shù)據(jù)系統(tǒng)等的無縫銜接，完整、準確地實現(xiàn)企業(yè)信息數(shù)據(jù)的在線歸檔，使檔案部門真正成為企業(yè)信息源的集聚地和儲能池。

2.實現(xiàn)企業(yè)存量檔案和現(xiàn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化。企業(yè)原有的傳統(tǒng)紙質檔案和其它載體的檔案，是企業(yè)發(fā)展歷史進程的結晶，也是當下企業(yè)各項管理活動的重要保障，為提高企業(yè)工作效率和質量，方便企業(yè)管理者和員工高效利用有價值的檔案資源，同時也為了更好地保護檔案原件，減少對檔案原件的使用頻率，必須對存量檔案進行數(shù)字化。

3.實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的網(wǎng)絡共享。通過對企業(yè)存量檔案和增量檔案的數(shù)字化，建設完整記錄企業(yè)歷史和現(xiàn)行經(jīng)營管理活動的檔案數(shù)據(jù)庫。如何將檔案資源轉變?yōu)槠髽I(yè)的財富，使之為企業(yè)提高工作效率、提升企業(yè)形象、促進企業(yè)文化、化解企業(yè)風險、維護企業(yè)權益、提增企業(yè)效益等方面發(fā)揮更加獨特的作用和價值，對企業(yè)檔案管理部門來說，應該積極努力作為，讓企業(yè)管理者和員工都能方便快捷地充分利用檔案資源，使大家既是檔案的形成者，更是檔案的利用者，做到資源共享。讓沉睡的“死檔案”變?yōu)槠髽I(yè)發(fā)展求之不得的“活資源”，讓“檔案庫”成為推動企業(yè)發(fā)展的“智慧庫”。

4.加強檔案人員隊伍建設。新的社會形勢對企業(yè)檔案管理工作人員提出了更高的要求，要切實做好檔案信息化建設工作，要求企業(yè)檔案工作人員不僅需要有豐富的檔案管理專業(yè)知識，還需要熟悉計算機應用技術。因此，為了實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，相關部門應加強對檔案工作在崗人員的培訓，豐富其數(shù)字化知識，提高其檔案管理專業(yè)技能水平，不斷提高其綜合素質和檔案管理工作水平，促進新時期企業(yè)檔案管理信息化建設工作的全面推進。此外，企業(yè)還要積極引進高水平的檔案管理人才，重視掌握現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識和操作技能的高校檔案專業(yè)人才，為企業(yè)檔案管理信息化建設工作儲備人才。

實現(xiàn)企業(yè)的檔案管理信息化是現(xiàn)代企業(yè)以及社會發(fā)展的必然要求，企業(yè)管理者要充分認識到檔案信息化管理的重要性，采取積極有效的措施，加大對檔案信息化建設的投入。檔案部門要不斷提高檔案管理工作人員的素質，主動作為，完善相關制度建設，加強宣傳，提高檔案資源的利用率，使得檔案資源更好地為企業(yè)的發(fā)展服務，企業(yè)檔案工作才能得以健康有序可持續(xù)發(fā)展，才能真正樹起自己的“腰桿”。

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