高校院系資料室信息化建設必要性芻議

咸陽師范學院經濟與管理學院 楊君紅

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高校院系資料室信息化建設必要性芻議

咸陽師范學院經濟與管理學院 楊君紅

摘 要：隨著信息化不斷發展，電子文獻資源已經成為高校圖書館文獻資源的重要組成部分，傳統的圖書館模式已

經不能滿足社會和人們的需要。新形勢下的圖書館需要引入信息化管理，才能促進圖書館的長足發展和創新。本文針對院系資料室管理模式陳舊，對信息化建設措施進行了探討。

關鍵詞：二級院系 資料室 電子文獻 信息化管理

高校院系資料室作為二級院系教學科研的重要基地，既是學校的重要圖書資源，也是高校圖書館的補充和延伸。它以所在專業的圖書資料收藏為主要內容，也更便于為本院系的師生服務。院系資料室是隸屬各院系，圖書資料的收藏具有極為明確的方向，資料室的館藏建設具有專業特色，師生查找資料極為便利。這些得天獨厚的優勢使院系資料室的利用價值很高，基于此，院系資料室的信息化建設顯得愈發重要。

一、院系資料室現狀

現有的大部分院系資料室管理沿用傳統模式，以印刷型文獻為主，大部分是將圖書館的專業圖書文獻搬到院系，限于資金、多重管理等因素，進書程序較為復雜，導致資料更新較為緩慢。借閱主要沿用手工記錄，部分圖書資料利用率較低，事實上造成讀者流失，失去了資料室應有的為教科研服務的價值。

無論是管理者還是普通讀者，對院系圖書資料數字化建設缺乏足夠認識。資料室信息化建設是一個系統工程，主要包括硬件設備和軟件設備的購置、人員培訓、信息化系統更新等方面，需要一定的資金投入。因此，管理者對此缺乏足夠重視，也就制約了資料室信息化建設的發展。

由于院系資料室隸屬于各個二級院系，受制于各院系發展，資料室的建設也往往各自為政，信息化建設缺乏統一標準。即使一些學校建立了信息化資料室，也存在數據格式比較混亂的情況，為讀者帶來諸多不便。

缺乏高素質的圖書資料數字化建設人才，高素質的圖書資料信息化建設人才是實現數字化的必要條件。但是我國當前很多圖書資料管理工作由于受到傳統因素以及社會環境等方面因素的影響存在很多問題，明顯落后于一些發達國家，也沒有跟上時代發展步伐。這方面最突出的問題是圖書管理人員素質普遍較低，服務意識很差，沒有充分認識到圖書資料管理的根本性質。

現階段大部分資料室依然采取傳統的觀念，認為資料室就是一般借閱圖書資料的地方，不需要專業技術知識，管理人員缺乏必要的信息技術知識，無法很好地接受和使用計算機等現代化設備，無法適應信息化時代的要求。

二、加強院系資料室信息化管理的必要性

實現資源的有效共享是資料室信息化建設的一大重要組成部分，以往資料室的主要功能僅限于師生的資料查詢，即使致力于資源共享，但礙于現實條件，很難實現各類圖書資料以及跨專業資料的有效流動。資料室管理的信息化可滿足本專業師生的查閱要求，也可實現跨院系、跨學科資料室之間的資源共享?！皵底仲Y源具有便捷性、新穎性、動態性和豐富性等特點，是高校圖書館的一項重要資源?！?/p>

院系資料員作為資料室服務活動的組織者和實施者，其綜合素質直接關系院系資料室的服務質量，對院系資料員也提出更高的要求。因此，學校應當加強對現有院系資料員進行業務培訓，使他們更好地掌握信息資源的采集和處理知識，具備甄別有價值信息和混雜垃圾信息的能力。

三、如何建設院系資料室

院系資料室的建設首先是制度建設，制度是實施的保障。雖然圖書館信息服務有許多優點，但新技術的發展往往會對已有體制和制度形成挑戰，面臨許多新的問題。只有這些問題有效得到解決，圖書館信息化服務才能事半功倍，實現它應有的功能。

要加強資料室管理體系建設的創新性，必須結合各院系的實際情況，不斷完善圖書文獻資料管理體系建設，創建先進的管理體制。首先，圖書文獻資料管理機構要制定科學、系統的圖書文獻資料管理制度，并結合現代科學技術建立一個完善的圖書文獻資料管理體系，具有現代化圖書資料管理必需的硬件設施和先進的技術手段。同時，圖書資料管理人員應科學、高效地對圖書進行分類整理，使管理工作變得規范、有序，從而更好地適應信息化社會發展趨勢。

院系資料室創新建設最為關鍵的是圖書文獻資料管理的信息化建設。對圖書文獻資料進行信息化處理是必要而且迫切的，圖書資料管理工作的創新離不開信息化建設?，F代化的院系資料室要充分利用現代信息技術，結合院系的專業特點，建立院系資料室信息資源庫。同時，完善資料室圖書資料檢索查詢系統的建設，充分發揮院系資料室圖書文獻資料管理信息系統的作用，提高文獻資料利用效率，進而使資料室更好地為教科研服務。

院系資料室創新建設離不開現代化的技術設備。要實現院系資料室管理模式的現代化，就必須配置先進的設備，更新情報技術。目前，我國高校院系資料室計算機、網絡技術應用還很滯后，多數資料室還以人工查找，手工記錄為主。院系資料室硬件的現代化改造勢在必行。

實現院系資料室的創新建設，實現現代化的管理，科學優質的服務是必備條件。資料室工作的方向就是不斷提高服務質量，要提高服務質量就必須改變現有的管理模式?，F代化的管理模式不僅可以使圖書資料管理更加規范化、科學化，而且還可以減輕勞動強度、提高工作效率。因此，大數據時代下院系資料室管理模式的現代化是必然的，也是院系資料室建設發展的必然趨勢。

創新離不開人才，院系資料室的現代化建設需要適應新的歷史條件下的管理人才。信息時代下，資料員既要繼續承擔傳統的專業查閱能力，還要懂得用計算機對各種圖書資料進行加工處理、建立數據庫和開發網絡信息。因此，一個合格的院系資料室資料員需要具有本院系的各專業知識、圖書情報方面的知識，還需要具有計算機操作能力、網絡資源的組織管理、處理知識的技能，這樣才能滿足信息時代下院系資料室創新管理的需要。因此，要提高資料員的素質，必須加強對現有資料員進行專業知識、計算機操作、網絡處理等方面的培訓。

院系資料室管理創新的一個必要途徑是優化圖書資料管理模式，摒棄傳統、落后的管理方法。首先，圖書文獻資料來源方面，多渠道建立資源，以傳統的紙質圖書為主題，同時加強電子圖書資料資源的引進，使圖書資源變得更為豐富。其次，圖書資料存放方面，實現柜架存放與電子儲存相結合的方式，將現有的圖書文獻資料存儲為電子格式，進行信息化管理，既節省了空間，又方便了讀者查閱使用。圖書資料處理方面，要緊緊圍繞本校的產業學科特色構建適合本校師生的信息內容，對重點信息資源進行分類整理，提供專業的導航鏈接，以滿足不同專業師生的檢索需求。簡單的計算機操作能完成過去龐大的工作量，既節省了人力和時間，又提高了圖書資料管理的效率。

四、結束語

隨著社會的不斷發展，信息化程度不斷加深，網絡環境對院系資料室的服務模式產生了巨大影響，圖書館管理面臨重大機遇和挑戰，只有不斷加強信息化管理，才能促進資料室的長足發展，才能使資料室的信息化建設取得良好成果。院系資料室應當將信息化創新作為發展切入點，加強圖書館信息化建設，不斷對信息資源的檢索和利用方式進行創新。

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文章編號：ISSN2095-6711/Z01-2016-01-0013