參考文獻(xiàn)管理軟件比較分析

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隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，文獻(xiàn)數(shù)量及其增長已經(jīng)超過了當(dāng)前科研工作者資源管理的負(fù)荷能力，呈指數(shù)級(jí)增長的文獻(xiàn)資源的整理和管理已然成為了一種繁雜的工作，占用了科研工作者大量的研究時(shí)間。文獻(xiàn)管理軟件作為一種用于幫助研究者獲取、組織、管理與研究相關(guān)的文獻(xiàn)資料，建立個(gè)人文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行論文寫作的工具[1]，將研究者從這種繁重的工作中拯救出來。文獻(xiàn)管理軟件的功能可以劃分為4個(gè)層次：核心功能是建立、儲(chǔ)存、管理、輸出參考文獻(xiàn)信息；基本功能是集成搜索、即插即引、批量導(dǎo)入和格式輸出，它的擴(kuò)展功能為網(wǎng)絡(luò)共享、寫作模板、用戶制定、多對(duì)象管理等；附加功能則為文獻(xiàn)分析、知識(shí)管理以及資源整合[2]。隨著用戶個(gè)性化需求的不斷提升，如何在原有基本功能的基礎(chǔ)上凸顯個(gè)性化與便捷性，在擴(kuò)展和附加功能上體現(xiàn)創(chuàng)新性，體現(xiàn)智能化學(xué)習(xí)引導(dǎo)、資源開放與標(biāo)簽化，體現(xiàn)合作互動(dòng)，是新信息時(shí)代下對(duì)文獻(xiàn)管理軟件所提出的新的要求。

文獻(xiàn)管理軟件的種類很多。本文之所以選取EndNote、Mendeley、F1000Workspace、NoteExpress、醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王、NoteFirst等6款文獻(xiàn)管理軟件作為分析對(duì)象，主要是基于這些軟件的可得性、易用性、知名度。通過檢索6款文獻(xiàn)管理軟件的數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)、互聯(lián)網(wǎng)信息、軟件說明書以及帖子等，對(duì)工具進(jìn)行使用實(shí)踐，對(duì)它們的主要功能及特性進(jìn)行說明，呈現(xiàn)所選擇工具之間的異同，討論Web 2.0時(shí)代下各種文獻(xiàn)管理軟件所存在的優(yōu)勢(shì)與不足。

1 軟件基本情況簡介

1.1 EndNote(EN)

由Thomson Reuters于1988年開發(fā)，是文獻(xiàn)管理軟件最早的先驅(qū)者，也是世界上已知的最好的文獻(xiàn)管理工具之一，其最新版本是EndNote X7。EndNote能連接上千個(gè)數(shù)據(jù)庫，有多種過濾器，因此可將數(shù)據(jù)庫中文獻(xiàn)直接導(dǎo)入，方便了研究者的文獻(xiàn)收集工作。EN有全功能的獨(dú)立桌面程序和網(wǎng)絡(luò)版兩個(gè)平臺(tái)可供選擇，互為補(bǔ)充，方便用戶實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)信息的共享和協(xié)同管理。

1.2 Mendeley

由Mendeley小組于2008年推出，也是科研工作者的學(xué)術(shù)社交網(wǎng)絡(luò)，最新版本是Mendeley 1.6。由于Mendeley自身免費(fèi)開源的特質(zhì)使其逐漸被研究者所追捧，其熱度從2009年開始增加，近兩年發(fā)展勢(shì)頭迅猛[3]。Mendeley有單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版，主要是方便用戶管理和注釋其收集的文獻(xiàn)，方便同事間協(xié)作研究，發(fā)現(xiàn)與他們的研究相關(guān)的文件和對(duì)替代計(jì)量學(xué)指標(biāo)的補(bǔ)充與完善。

1.3 F1000Workspace

由F1000數(shù)據(jù)庫于2015年5月推出的一個(gè)最新工作平臺(tái)，為科研工作者寫作、注釋、分享、協(xié)作和文章引用提供了一套綜合的軟件服務(wù)，同時(shí)依托其F1000Prime平臺(tái)的專家推薦文章對(duì)用戶進(jìn)行文章推薦和智能引用建議[4]。

1.4 NoteExpress(NE)

是由北京愛琴海軟件公司開發(fā)的文獻(xiàn)管理軟件，是國內(nèi)最普及的一款文獻(xiàn)管理軟件，最新版本的是NoteExpressV3.1，具有筆記、附件添加等多項(xiàng)功能，對(duì)中文數(shù)據(jù)庫的支持上有良好表現(xiàn)。另外NoteExpress具有文獻(xiàn)信息分析功能，便于科研工作者對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行更深入的分析。

1.5 醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王

是北京金葉天翔科技有限公司于2004年開發(fā)的一款醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)檢索和管理軟件，最新的版本是醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王V4。醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王綜合了國外EndNote等軟件的特長，在操作內(nèi)容上更加本土化，中文的操作界面和對(duì)中文數(shù)據(jù)庫的支持更方便國內(nèi)用戶使用。

1.6 NoteFirst(NF)

是由西安知先信息技術(shù)有限公司開發(fā)的，同時(shí)也是國內(nèi)首款基于知識(shí)管理功能的團(tuán)隊(duì)科研協(xié)作系統(tǒng)，最新版本是NoteFirst 4.1，有單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版。該軟件根據(jù)中文文獻(xiàn)的特點(diǎn)及用戶使用習(xí)慣，在文獻(xiàn)管理、協(xié)同工作、科學(xué)社區(qū)等功能上進(jìn)行了研發(fā)完善。

2 軟件基本功能對(duì)比分析

2.1 訪問、收集和組織方法方面

文獻(xiàn)管理軟件的核心功能是文獻(xiàn)的收集、組織與管理。一個(gè)界面友好、操作簡單、管理方便、高效的文獻(xiàn)管理軟件是提高用戶科研效能的基礎(chǔ)。隨著文獻(xiàn)管理軟件開發(fā)的日益完善，各大軟件在基礎(chǔ)功能上日趨相同，但在細(xì)節(jié)上仍略有些不同(表1)。

表1 6種軟件訪問、收集和組織功能比較

從表1中可以看到，每種軟件在基本文獻(xiàn)組織管理功能上大體相同；在用戶指導(dǎo)方面，國產(chǎn)的3種軟件由于語言的原因，天然地便于國內(nèi)用戶進(jìn)行入門學(xué)習(xí)，使用教程的視頻也對(duì)用戶的上手操作提供了便利。在線檢索導(dǎo)入題錄功能方面，國內(nèi)外軟件略有差異，國內(nèi)的3種軟件不僅支持外文數(shù)據(jù)庫的檢索，對(duì)本土的知網(wǎng)、萬方等數(shù)據(jù)庫也支持良好；國外的3種軟件僅支持外文數(shù)據(jù)的檢索，Mendeley由于其本身的定位特點(diǎn)，支持的是自身的學(xué)術(shù)文獻(xiàn)目錄的檢索，F(xiàn)1000Workspace作為F1000數(shù)據(jù)庫的產(chǎn)物，其目的就是為了方便用戶對(duì)F1000數(shù)據(jù)庫的使用。隨著用戶檢索習(xí)慣和高效管理方式需求的提升，各軟件在手動(dòng)導(dǎo)入題錄、題錄查重、分組等管理方面均做到了盡善盡美。在添加附件及個(gè)人文獻(xiàn)庫檢索功能上，除F1000workspace外，其他5種軟件均表現(xiàn)出多樣化的添加內(nèi)容和人性化的檢索方式。醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王軟件的特色功能在于具有題錄的英漢互譯功能，方便了對(duì)外文文獻(xiàn)題錄的管理，而且添加了全文求助功能，為用戶獲得文獻(xiàn)全文提供了一條新途徑。NoteExpress與醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王軟件在題錄的收集中由于加入了對(duì)影響因子的抓取功能，為科研管理者在分析文章、把握文章質(zhì)量上提供了便利。

2.2 寫作幫助方面

文獻(xiàn)管理軟件的一大輔助功能便是論文的寫作幫助功能，主要是提供期刊模板和參考文獻(xiàn)格式，簡化了論文寫作時(shí)對(duì)參考文獻(xiàn)的修改時(shí)間，有利于研究者擺脫繁瑣的論文寫作步驟，提高了科研效率[5]。在寫作幫助的功能上，各大軟件差異較大且各有特色(表2)。

表2 6種軟件寫作幫助功能比較

在參考文獻(xiàn)輸出樣式上，F(xiàn)1000Workspace與EndNote表現(xiàn)良好，有眾多的格式選擇；醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王由于針對(duì)用戶群體對(duì)象的特定性，其輸出格式多為生命科學(xué)領(lǐng)域的期刊樣式。

在參考文獻(xiàn)管理上，NoteFirst的一大優(yōu)勢(shì)是提供了雙語參考文獻(xiàn)格式，完全滿足了國標(biāo)的要求，便于國內(nèi)作者參考文獻(xiàn)的編寫。筆記功能作為一個(gè)很好的知識(shí)管理功能，在6種軟件中均有體現(xiàn)，但是相對(duì)于操作的便利性，外文數(shù)據(jù)庫更加人性化，為用戶隨想隨記的需求提供了便利。F1000Workspace軟件在寫作方面的一大功能是其與F1000research相關(guān)聯(lián)，能夠在線完成文章的投稿。

2.3 文獻(xiàn)管理軟件的輔助功能方面

Web 2.0是一種“以人為本、互動(dòng)參與”的互聯(lián)網(wǎng)模式，強(qiáng)調(diào)的是服務(wù)的自主性和內(nèi)容建設(shè)的參與性[6]，因此對(duì)文獻(xiàn)管理軟件提出了新的要求，使其從以信息為基礎(chǔ)的知識(shí)管理發(fā)展到以人為中心、面向組織和服務(wù)的知識(shí)管理[7]。文獻(xiàn)管理軟件不能僅局限于基礎(chǔ)的題錄管理功能，怎樣在細(xì)節(jié)上創(chuàng)新地為用戶提供服務(wù)，是評(píng)判一個(gè)文獻(xiàn)管理軟件優(yōu)劣的重要評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)之一。6種軟件的擴(kuò)展服務(wù)功的對(duì)比結(jié)果如表3所示。

表3 6種軟件輔助功能比較

當(dāng)前人們已經(jīng)習(xí)慣通過搜索引擎獲取信息，RSS訂閱服務(wù)為用戶快速跟蹤信息提供了便利。這方面國內(nèi)軟件做得相對(duì)出色，但NoteExpress軟件的訂閱服務(wù)需要靠移動(dòng)客戶端的聯(lián)動(dòng)才可以滿足。由于不同數(shù)據(jù)庫的信息格式不同，科研工作者在對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行分析時(shí)存在格式轉(zhuǎn)換、操作繁瑣的問題。文獻(xiàn)管理軟件由于其自身強(qiáng)大的過濾器功能，極大地方便了文獻(xiàn)信息的抓取分析，在題錄管理功能上升華出的文獻(xiàn)分析功能，更加利于科研管理者把握研究領(lǐng)域現(xiàn)狀。這方面EndNote、NoteExpress、醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王軟件表現(xiàn)相對(duì)較好。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，閉門造車已不利于科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新，與其他學(xué)者間的合作與交流成為學(xué)術(shù)研究的必經(jīng)之路。因此交流與發(fā)現(xiàn)功能顯得尤為重要，除了NoteExpress和醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王，其他軟件都開通了交流和發(fā)現(xiàn)功能，但是為了獲得更多存儲(chǔ)量與更多交流群體的服務(wù)，研究者需額外付費(fèi)。智能推薦功能為研究者發(fā)現(xiàn)相關(guān)文章提供了便利，Mendeley、F1000workspace與NoteFirst均具有這一功能，它們依據(jù)自身數(shù)據(jù)庫的選擇，運(yùn)用強(qiáng)大的算法為其推薦文章，使其能夠更快更準(zhǔn)的發(fā)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)文獻(xiàn)。云時(shí)代的到來，讓人們能夠隨時(shí)隨地保存自己的文件而不再局限于一臺(tái)計(jì)算機(jī)，且隨時(shí)隨地存取數(shù)據(jù)，這方面除NoteExpress外均表現(xiàn)良好。

3 結(jié)語

研究人員需要從團(tuán)體和個(gè)人兩方面進(jìn)行科學(xué)文獻(xiàn)系統(tǒng)化，并且為了促進(jìn)和加快寫作出版研究成果的進(jìn)程需要融入科學(xué)生產(chǎn)環(huán)境的機(jī)制中去[8]。因此一款適合生物醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的文獻(xiàn)管理軟件一定是能夠客觀地把握領(lǐng)域特點(diǎn)，為用戶提供針對(duì)性服務(wù)的。醫(yī)學(xué)期刊文獻(xiàn)具有期刊種類急劇增多、文獻(xiàn)數(shù)量成倍增長、文獻(xiàn)相對(duì)分散、大量專業(yè)文獻(xiàn)分散在非專業(yè)期刊上等特點(diǎn)[9]。國內(nèi)針對(duì)這一特點(diǎn)開發(fā)的醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王，同時(shí)具有針對(duì)醫(yī)學(xué)期刊的訂閱功能及針對(duì)醫(yī)學(xué)專業(yè)詞匯的題錄翻譯功能，再加上其參考文獻(xiàn)輸出格式針對(duì)醫(yī)學(xué)期刊要求的特點(diǎn)，使其更加利于醫(yī)學(xué)領(lǐng)域研究者資料的收集和研究的開展，具有很大的吸引力。一個(gè)好的軟件應(yīng)該能夠包容其他軟件的題錄格式，展現(xiàn)良好的包容性，同時(shí)能夠促進(jìn)研究者之間的交流與協(xié)作[10]。F1000workspace可以同步其他管理軟件的數(shù)據(jù)，由于其依托F1000數(shù)據(jù)庫，擁有一個(gè)強(qiáng)大的論文推薦功能，有利于用戶把握關(guān)鍵論文。F1000workspace的操作界面十分友好，并具有出色的交流協(xié)作功能，因此更適合生物醫(yī)學(xué)領(lǐng)域研究者使用。每一個(gè)軟件使用者都有各自的喜好，并且對(duì)軟件的使用需求也會(huì)隨著研究內(nèi)容的變化而轉(zhuǎn)移，因此研究者應(yīng)根據(jù)自己的需求選擇合適的軟件。

“讓知識(shí)的被埋藏與被發(fā)現(xiàn)之間只有一個(gè)關(guān)鍵詞檢索的距離”是對(duì)文獻(xiàn)管理軟件功能最精簡的概括[4]。隨著Web 2.0時(shí)代對(duì)文獻(xiàn)管理軟件功能要求的提升，文獻(xiàn)管理軟件不僅需要滿足最基本的文獻(xiàn)管理服務(wù)和用戶個(gè)性化的需求，還要體現(xiàn)智能化的學(xué)習(xí)引導(dǎo)，促進(jìn)資源的開放，并且提供更便捷的合作與互動(dòng)以及為推動(dòng)文獻(xiàn)評(píng)價(jià)體系制定更合理的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)。通過對(duì)這6種軟件的對(duì)比分析，可以看到這些軟件在這幾方面所作出的努力，如人性化的操作平臺(tái)、強(qiáng)大的推薦功能、利用創(chuàng)建的平臺(tái)所搭建的知識(shí)交流與發(fā)現(xiàn)的環(huán)境及對(duì)替代計(jì)量學(xué)的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系建立所帶來的更多指標(biāo)選擇的可能性，我們應(yīng)對(duì)軟件在科研活動(dòng)的促進(jìn)作用給予肯定。