檔案記憶觀下的企業檔案管理分析

吳峻（北京市自來水集團，北京，100053）

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檔案記憶觀下的企業檔案管理分析

吳峻
（北京市自來水集團，北京，100053）

［摘要］企業檔案是維護企業組織記憶的重要依據，在檔案記憶觀視野下做好企業檔案管理工作，必須做好檔案收集工作，對企業檔案進行科學的整理分類，加強對檔案信息的開發和利用，以實現傳承與傳播企業記憶的目的。

［關鍵詞］檔案記憶觀現代企業檔案管理企業檔案

檔案個人是在國社家會機活構動、社中會直組接織形或成的有價值的各種形式的原始記錄。企業檔案記錄著企業生產、管理的全過程，是企業記憶的載體。在檔案記憶觀視野下，利用企業檔案構建企業記憶可以加強企業文化建設，提高企業凝聚力，從而推動企業健康快速發展。

1　檔案記憶觀概述

檔案記憶觀是檔案界的一個新概念，是指人們對檔案工作具有的構建人類記憶價值的一種基本認識。在組織發展過程中，檔案管理是對組織各項活動原始數據的記錄和保存。檔案記憶觀將檔案和社會以及社會人員的歷史記憶相聯系，從而發揮檔案的社會責任［1］。在檔案記憶觀視野下，檔案作為很多事件以及活動的記憶保存載體，發揮著重要的作用。通過對檔案記憶觀的研究，可以充分認識到檔案在社會記憶中的重大作用，檔案是社會記憶的一種基本形態，在國家以及社會記憶中具有獨特的地位。除此之外，檔案記憶觀還揭示了檔案在社會記憶的保護以及構建工作中的重要作用［2］。正是由于對檔案記憶觀的研究，企業才能在歷史不斷發展的進程中，更好地發揮檔案的價值，實現檔案的重要使命。

2　檔案記憶觀視野下企業檔案管理的必要性

從檔案記憶觀的視野來看，在企業的組織記憶構建中，檔案管理發揮著重要的作用。企業記憶的保存和傳承必須依賴一定的媒介和載體，而這個載體和媒介就是檔案。因此，在企業組織記憶的構建中，企業檔案具有重要的作用，在傳承企業優秀文化中也發揮著重要的作用。企業所有經營活動之間都具有緊密的聯系，這種內在的聯系是相對客觀的，將所有經營活動信息按內在聯系組合起來，就可以完整地反映出企業的過去。通過對這些信息的整理，可以幫助企業員工更好地理解企業的組織記憶，并且將不同的經營活動聯系起來。企業檔案可以作為企業組織記憶的內容和載體，也為企業組織記憶的構建和傳承提供了一個良好的環境［3］。所以，企業的記憶必須通過檔案進行保存和傳承。這就要求我們做好檔案收集工作，保證檔案的真實性、完整性與連貫性，才能保證企業組織記憶的完整性；做好檔案整理分類工作，便于檔案信息資源的開發利用；做好檔案信息資源的開發利用工作，達到傳承與傳播企業記憶的最終目的。

3　檔案記憶觀視野下的企業檔案管理措施

3.1做好檔案收集工作，構建完整的企業組織記憶

記憶可以分為個人記憶、集體記憶和社會記憶等，企業組織記憶是企業員工對企業認同的一種表現，在企業的發展過程中，必須將企業的組織記憶傳承下去。所有類型記憶的存在以及流傳都必須依靠一定的載體。企業在自身發展過程中需要從事各種經濟活動，通過企業的生產和經營滿足社會的需求［4］。眾所周知，企業檔案是企業在研發、生產以及所有經營活動中形成的各種形式的記錄，承載著企業發展的記憶。因此，需全面、系統、完整地收集企業檔案，維護企業檔案在內容上、時間上和空間上的連續性，保證企業組織記憶的完整。

新時期下，社會逐漸向多元化的趨勢發展，企業的發展也越來越多地體現多元化，在這樣的一個大背景下，企業文檔產生的方式也是各種各樣的，具有多元化的特點。企業在進行檔案管理，尤其是在收集數據和資料的時候，應該從多種角度出發，全面收集資料，從而保證檔案資料的全面性。在收集企業檔案資料的過程中，應該及時控制和管理具有保存價值的檔案信息。為了保證企業組織記憶的完整性，必須對企業的各種檔案信息進行全面收集和管理。因此企業在收集檔案材料的過程中，應該從多方面同時入手，積極鼓勵相關人員以及部門參與，最終構建完整的企業組織記憶。在實際的工作中，企業應該從宏觀的角度全面地把握企業在現階段的發展方向，并積極收集企業所有類型活動數據的資料，并對其進行整理分類和保存［5］。值得注意的是，檔案資料具有真實性和完整性，因此在收集資料的時候，也應該注重檔案資料的真實性，保證所有資料都真正來源于企業活動中。在收集企業檔案資料的時候，可以以時間為鏈條收集企業從發展初期一直到逐漸壯大的不同階段的相關信息。除此之外，為了提高檔案資料收集和管理的效率，企業應該與時俱進，充分利用現代化信息技術，建立信息化的檔案資源庫，從而對企業的組織記憶更好地進行管理。

3.2對企業檔案進行整理分類，便于利用

企業組織記憶的構建是一個比較漫長的過程，不僅要求收集到完整的企業組織記憶，并且還要求對所有的檔案資料進行有效的分類和管理，保證資料的科學性和真實性，便于后期開發利用。企業組織記憶記錄的是企業的發展歷程以及現階段所有的經營活動，其中包括工作人員以及部門的相關信息。通過對企業組織記憶進行整理分類，可以幫助企業更好地對自身的發展進行反思，可以幫助企業在激烈的市場競爭中脫穎而出，從而促進企業的進一步發展。

真實性是檔案的一個最關鍵的屬性，所以企業在收集檔案資料的時候，一定要保證所有的檔案資料都是真實有效的。這就要求企業對收集到的企業檔案資料進行有效的整理和分類，對所有的檔案進行鑒定，通過多方鑒定最終保證檔案資料的真實性。此外，檔案管理者在對檔案資料進行鑒定的時候，應該有效識別檔案資料的重要性，對于與企業發展戰略一致的信息應該進行重點保存，尤其是對企業未來發展有重要借鑒意義的資料，應該進行重點分類管理，以便后期查詢和使用。隨著信息化的不斷發展，越來越多的企業都建立了數字化的檔案信息庫，數字化的檔案信息庫包含的資料更具完整性，并且管理上也更加便捷，可以大大提高檔案管理工作的效率［6］。

3.3加強對檔案信息的開發和利用，傳承企業記憶

對企業檔案信息進行收集和整理，最終目的就是充分發揮企業檔案信息的價值。通過企業組織記憶的構建，還可以加強全體員工對企業的認同感，在企業發展進程中，員工對企業的認同感是非常重要的［7］。

在實際的檔案管理工作中，檔案管理者必須對檔案管理的最終效果進行有效整合，然后通過員工容易接受的方式展現在員工的面前，這不僅可以有效提升員工的企業認同感，還可以有效激發企業內部的組織記憶［8］。檔案管理者在將整合后的檔案信息展現在全體員工面前的時候，不僅要使整個過程容易被接受，還應該考慮到提高員工的參與性和投入度，以當前特別受人們喜愛的方式表現出來。例如通過微電影、展覽館以及紀實等形式，內容要通俗易懂，并且涵蓋企業的文化。

4　結語

檔案本身具有記錄性、真實性和原始性的特點，因此成為社會記憶的重要媒介和載體。企業在不斷發展的過程中，通過檔案承載企業發展的整個歷程，將企業發展相關的記憶和檔案緊密聯系起來，為企業的進一步發展提供決策依據。在檔案記憶觀視野下，企業必須構建完整的企業組織記憶，并對檔案資料進行有效的整理、保存和利用，充分利用檔案的價值，從而促進企業健康持續發展。

參考文獻

［1］李穎.檔案記憶觀視野下的企業檔案管理探析［J］.檔案學通訊，2013（1）:141-142.

［2］余慧玲.檔案記憶觀視角下的高校檔案管理與校慶關系探析［J］.廣東技術師范學院學報：自然科學版，2013（7）: 75-77.

［3］李蘭.檔案記憶觀視野下的企業檔案管理探析［J］.黑龍江檔案，2014 （4）:141-141.

［4］舒劍.新時期企業檔案管理分析［J］.經濟技術協作信息，2015（9）:32-32.

［5］馬桂玲.檔案記憶觀視野下的企業檔案管理探析［J］.民營科技，2014 （9）:141-141.

［6］方秋生，石華平，廖勇軍.企業檔案管理成本比較性經濟分析——以成都市為例［J］.檔案學研究，2013（1）:18-20.

［7］楊艷.市場經濟下企業檔案管理的創新實踐分析［J］.中國新技術新產品，2012（2）:247-247.

［8］李楠.檔案記憶觀視野下的企業檔案管理探析［J］.辦公室業務，2015 （12）:52-53.

Analysis on Enterprise Archive Management from the View of Archival Memory

Wu Jun （Beijing Waterworks Group，Beijing，100053）

Abstract：Enterprise Archive is an important basis for the preservation of organization memory.In order to accumulate enterprise’s memory，it’s essential to manage enterprise archive from the view of archival memory.People should collect and organize archives scientifically，and strengthen development and utilization of archive information.

Keywords：View of Archival Memory；Modern Enterprises；Records Management；Enterprise Archive

［分類號］G271命。

［作者簡介］

吳峻，女，北京市自來水集團禹通市政工程有限公司資料員。