論網絡環境下影響檔案利用行為的因素*

馬仁杰蔡璇孟璐（安徽大學管理學院，安徽合肥，230039）

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論網絡環境下影響檔案利用行為的因素*

馬仁杰蔡璇孟璐
（安徽大學管理學院，安徽合肥，230039）

［摘要］信息技術的迅猛發展給人們行為方式帶來的影響是顯而易見的，通過網絡平臺和移動終端來獲取所需信息資源，已經成為很多人生活的常態。在這種生活常態背后，是信息資源利用方式的深刻改變。檔案信息資源作為一種重要的信息資源，其利用工作不可避免地也受到網絡環境的影響。研究網絡環境下影響我國檔案利用的因素，對于改善網絡檔案利用工作，促進我國檔案利用工作在網絡環境下穩步發展有著十分重要的意義。

［關鍵詞］網絡環境檔案利用檔案資源

1　檔案資源因素

檔案利用工作包含兩個方面的內容，分別是利用需求和提供利用。利用需求是檔案利用者為了解決自身面臨的問題而萌發的利用檔案信息資源的實際需求，提供利用是檔案信息提供者根據檔案利用者的需求檢索并提供相關檔案資源給利用者的過程。這兩個過程有一個共同的物質基礎——檔案資源。網絡環境下，檔案資源依然是支撐整個檔案利用工作的物質基礎，因而必然影響檔案利用工作。檔案資源對檔案利用工作的影響包括以下三點。

1.1檔案資源數量

檔案資源是檔案信息資源利用工作的物質基礎和前提，能夠直接影響檔案利用工作的效果。沒有數量豐富的檔案資源做支撐，檔案利用工作就是水中月、鏡中花。網絡環境下，在信息資源呈爆炸式增長狀態的同時，檔案信息資源的種類和數量也呈急劇增長之勢。民生檔案、電子健康檔案、電子信用檔案，都是網絡時代出現的新型檔案。用戶對這些新類型檔案的利用需求也在逐年上升。檔案服務機構能否適應現代人“碎片式”的閱讀習慣與多樣化的信息需求，及時調整檔案收集策略，在收集檔案資源的過程中注意豐富新類型檔案的數量，直接關系到檔案利用工作能否順利進行。

1.2檔案資源質量

網絡環境下的檔案資源除了對用傳統手段收集來的檔案進行數字化所形成的檔案信息，還包括直接通過網絡渠道收集來的檔案信息資源。這些網絡檔案信息資源數量龐多，但是質量良莠不齊。本文認為，檔案資源的質量通過兩個方面影響檔案利用工作，一方面是面對海量的信息，檔案工作人員需要花費大量的時間和精力去甄別和鑒定信息是否真實、是否準確、是否有收集需要，在此過程中還需去除重復信息、垃圾信息。工作人員在有限的工作時間內花費大量時間去排檢信息，為用戶提供信息服務的工作時間就會減少，可能會出現一些用戶不能按時獲得信息服務的現象。另一方面，檔案編目是檔案利用的前提之一，而網絡檔案信息種類多、數量大、涉及面廣，跟以往入館收藏的標準化的檔案有較大的區別。面對不標準的網絡檔案信息，很難準確地描述其內容和形式特征，這將給檔案編目工作帶來很大的挑戰。網絡檔案信息資源多用自然語言描述，如何用現有的受控詞匯來完成網絡檔案信息的標引和檢索也將影響檔案的利用工作。

1.3檔案資源結構

檔案資源的結構是否合理，就是說檔案資源是否能做到全方位覆蓋社會生產生活并且根據人們對不同部門和行業的信息需求程度，合理地分配人力物力，對不同行業和部門的檔案信息資源進行收集。首先，從我國目前的情況看，地方綜合性檔案館的館藏檔案大多來自黨政機關和企事業單位，館藏檔案的種類也大多是這些單位的公務文書，檔案來源和種類都比較單一。從整體上看，館藏資源仍然處在比較匱乏的階段，并不能覆蓋社會各行各業。由于館藏檔案是檔案信息數字化的基礎，館藏檔案結構的不合理必然會反映在檔案利用工作中。這可能會導致館藏檔案數量多的部門和行業的檔案信息被重復地數字化，造成資源的浪費，而館藏檔案數量少、甚至是空白的部門和行業的檔案信息仍然處于稀缺狀態，人們即使通過網絡也依然遍尋不到所需信息，從而給檔案利用工作帶來不便。其次，由于人們對不同部門和行業的信息資源的利用需求是不同的，搞“一刀切”對所有的部門投入同樣的精力去收集信息，會造成信息需求量大的部門的信息收集無法滿足利用者需求，而信息需求量少的部門的信息收集卻無人問津的情況，這同樣會給檔案利用工作帶來不利的影響。

2　檔案信息提供者因素

檔案部門作為主要的檔案信息提供者，其為用戶提供檔案信息服務有兩個必不可少的因素——檔案工作人員、檔案服務窗口。網絡環境下的檔案部門在提供服務時同樣繞不開這兩個因素。

2.1檔案工作人員

檔案工作人員是檔案利用工作的主體，貫穿整個檔案利用過程。因此，檔案工作人員的思想觀念和素質能力是否能跟上時代的腳步，與檔案利用工作的順利進行息息相關。

2.1.1檔案工作人員觀念

受傳統重藏輕用思想觀念的影響，檔案部門的工作帶有封閉性和神秘性色彩。這一點也影響到了檔案工作人員，他們在日常工作中將大量時間花費在檔案的收集和整理上。被動式的服務并不能很好地適應網絡時代的要求。網絡環境下，人們對檔案信息的需求量在增加，而非專業的普通用戶大多不具備清晰準確表達自己檔案信息需求的能力。也就是說，沒有檔案工作人員提供專業的幫助，普通用戶想要順利完成檔案利用是比較困難的。網絡環境下檔案利用工作的順利進行，急需檔案工作人員的積極配合。觀念是行動先導，檔案工作人員作為專業人士，只有樹立主動服務的觀念，在思想上把自己擺到服務者的位置，才能積極為用戶提供專業的檔案信息服務，滿足用戶的檔案利用需求。

2.1.2檔案工作人員素質

隨著網絡技術的普及，許多檔案部門引進了檔案信息資源系統，對館藏資源進行數字化管理。這對檔案工作人員的素質也提出了更高的要求：不僅需要他們進行傳統的檔案業務管理，比如檔案的編目、整理，還需要他們掌握數據錄入、后臺查詢等能力。檔案工作人員是否能夠同時具備網絡技術、計算機技術、檔案現代化管理技術，提高自己的綜合業務素質，關系到整個檔案利用工作能否通暢順利地進行。

2.2檔案服務窗口

檔案服務窗口是檔案部門對外提供服務的必備因素。由于檔案服務窗口直接連通檔案部門和用戶，在兩者之間起著橋梁作用，因此，檔案服務窗口的建設直接關系檔案利用工作。網絡時代，除了傳統的檔案館以外，檔案服務窗口的類型也在增加。檔案部門可以通過網絡平臺提供服務，如建設數字檔案館、檔案網站，或者通過移動終端提供檔案服務，如開通自己的微信公眾號、開發專門的手機APP等。但是服務方式的增加和服務滿意度的提升并不是完全對等的。目前我國各地開通移動服務的部門不少，但很多都存在服務內容單一、可利用信息少、缺乏特色、各部門之間缺乏互動等問題。這不僅不利于檔案利用工作順利進行，還造成了資源浪費。檔案部門應緊跟時代步伐，例如建立新類型的服務窗口的做法值得鼓勵和推廣，但是在開通新的信息服務渠道的同時，一定要謹記以用戶為本，立足于自身，根據用戶的信息需求去建設，才能提供用戶所需要的平臺，讓網絡時代的這些新類型的服務窗口真正發揮作用，便民利民。

2.3檔案利用宣傳

盡管檔案開放政策已經實行了很多年，但檔案部門的神秘“面紗”仍沒有完全消除。在很多人眼中，檔案部門依舊是神秘的、封閉的。網絡時代，信息傳播的速度變快，信息傳播的渠道增加。檔案部門不妨借助網絡的東風，抓住時代的機遇，宣傳利用檔案的條件和手續，主動撥開神秘的“面紗”，從而讓更多人認識和了解檔案利用，培養利用檔案信息資源解決問題的觀念和意識。時下使用人數眾多的微博、微信，都不失為檔案部門向公眾進行自我宣傳的“突破口”。以微博為例，微博的最大特征就是信息的實時共享。各檔案部門可以通過這個信息通道，發布具有本館、本部門特色的可公開的館藏檔案，可以分享日常的工作經驗總結，可以發布和關注檔案新話題，讓網友參與討論。這些都可以拉近檔案部門和普通大眾的距離，真正實現和普通大眾的“零距離”溝通。

3　檔案利用者因素

檔案利用者是檔案利用工作的重要構成要素，缺少利用者的有效參與，檔案利用活動就只能停留在信息傳遞的一端，無法形成利用信道和完整的利用過程。可以說，利用者就是整個檔案利用活動的出發點和落腳點。

3.1檔案利用者的利用意識

生活在網絡時代的人們每天都需要解決在大量的信息中篩選出有用的信息的難題，在自身并不能有效解決問題的情況下，人們已經習慣于通過各種渠道去尋求信息服務幫助，比如各類搜索引擎、熱線電話、網絡客服。因此，人們的檔案利用意識或者說是尋求檔案信息服務幫助的意識相較于以前有了很大的提高。用戶的檔案利用意識越強，檔案部門得到的來自社會大眾的理解與支持就越多，越有利于檔案利用工作的順利開展。反之，用戶的檔案利用意識越薄弱，檔案信息用戶就越少，檔案部門難以與社會大眾進行信息的交換，檔案資源只能束之高閣，無人問津。

3.2檔案利用者的利用能力

網絡環境下的檔案利用工作對檔案工作者和檔案利用者雙方的能力都提出了更高的要求。首先，對于檔案部門而言，如果檔案利用者不具備計算機操作能力和信息檢索能力，那么即使檔案部門能夠在網絡上提供其所需檔案資源，利用者也無法自主獲取信息。檔案部門耗費大量資金和人力建設的網站平臺和智能終端就形同虛設。其次，網絡的便捷性在于讓以往分散在各地的資源得以整合，用戶不再受到時間和空間的限制，然而這種便捷的服務得以實現的關鍵因素之一是用戶具備使用網絡檔案信息資源的能力。如果檔案利用者不具備這種能力，那么傳統的時間和空間對信息服務的限制就依然存在。

4　檔案利用環境因素

4.1檔案利用法律法規

由于網絡環境下的檔案信息可以被無數次地下載并在極短的時間內傳播到世界各地，在檔案信息被不合理使用、產生負面影響的情況下，如果再缺乏相關合理法律法規的監督和制約，其造成的負面影響就會被無限發酵，難以控制。可以說，網絡環境下的檔案利用工作相較于傳統環境下的檔案利用工作而言，更加需要完善的檔案利用法律法規來保駕護航。檔案利用法律法規的完備程度與網絡檔案利用工作的有序程度直接相關。完善的檔案利用法律法規體系，能在宏觀上規范整個網絡環境下的檔案利用行為，避免出現混亂無序的局面。網絡檔案信息利用工作的進行，不可避免地涉及檔案信息資源的網上公開。一直以來社會各界對如何在網絡環境下把握好檔案公開和隱私保護之間的尺度爭論不休，但是有一點是明確的，不管這兩者之間的關系如何界定，都必須在法律法規上明確規定。也就是說檔案利用法律法規體系是否完備，還關系到檔案信息相關人的權利，如隱私權、肖像權、著作權等是否能得到有效的保護。

4.2檔案利用網絡安全保障體系

數字化的檔案信息資源是網絡環境下檔案利用工作的物質基礎，離開了這個物質基礎，檔案利用工作就成了無源之水、無本之木。不同于以往，網絡時代利用檔案進行違法犯罪的行為呈現出智能性、隱蔽性、復雜性等新特點，這意味著數字化的檔案信息資源的安全保障問題面臨著更大的挑戰，對建設檔案利用網絡安全保障體系的需求更加急迫。檔案利用網絡安全保障體系涉及資金、技術、人員、基礎設施、法律法規等多方面因素，既是一個結構性也是一個體制性的課題。建立該體系是一個非常復雜且工作量龐大的工程。完善的網絡安全保障體系，應該能對網絡檔案信息資源提供動態的安全防護，即不僅能夠保障網絡上傳輸的、系統中保存的、利用者訪問到的檔案信息資源是真實、完整、有效的，還應保障利用者能夠方便快捷地訪問自身權限范圍內的檔案信息，杜絕無權用戶的訪問。應當說，檔案利用網絡安全保障體系的構建與其建設程度是影響檔案工作能否順利進行的重要因素。

4.3檔案利用評價反饋體系

評價反饋是檔案利用工作的重要環節。所謂的檔案利用評價反饋是指，在檔案利用這一連續性活動中，檔案利用者和檔案工作人員將發現的問題和情況、對檔案利用工作的意見和建議，通過各種渠道傳遞給檔案部門，檔案部門根據收集到的反饋信息對檔案工作進行調整，逐步完善檔案工作的各個環節，從而更好滿足利用者的服務需求。由于檔案信息利用評價反饋工作在我國開展較晚，檔案部門在如何處理和利用收集來的反饋信息方面就較為欠缺，處于一個追趕的狀態。而在網絡環境下，檔案用戶群體范圍擴大，檔案用戶的信息需求朝著多樣化與精品化的方向發展，這對檔案部門提供檔案信息服務的水平又提出了更高的要求。在這種背景下，構建檔案利用評價反饋體系更加緊迫。需要注意的是，網絡時代在對檔案部門提出更高要求的同時，先進的信息技術和通信手段也給我國的檔案部門進行有效的反饋服務提供了便捷，給完善的檔案評價反饋體系的構建提供了更大的可能性。

同傳統環境下的檔案利用工作相比，影響網絡環境下檔案利用工作的因素數量在增多，影響檔案利用工作的方式在改變。檔案資源、檔案提供者、檔案利用者以及檔案利用環境是網絡環境下影響我國檔案利用工作的四個因素。這四個因素并不是獨自發揮作用的，而是相互聯系相互作用，共同影響檔案利用工作。檔案部門需要從全局出發、從整體出發，針對這些影響因素，改善我國的檔案利用工作。

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Discussion on the Fators Which Affect Archives’Utilization under Network Envioronment

Ma Renjie，Cai Xuan，Meng Lu （School of Administration of Anhui University，Hefei，AnHui，230039）

Abstract：With the rapid development of information technology，humans’lifestyle changes obvisosly.For example，it becomes a normol state now that more and more people get used to obtain useful information resources through network platform or mobile terminal.Under this normol state，there is the change of intormation utilization pattern.As an important part of information resouces，Archives’utilization aslo changes.Therefore，doing reaserch on the fators which affect the archives utilization is meaningful to improve our country’s information resources utilization mode under the network environment and will be of benefit to the efficiency of our country’s information resources utilization develop in a steady rate.

Keywords：Network Environment；Archives Utilization；Archival Resources

［分類號］G273.5

*本文系國家社科基金項目“當代中國檔案利用理論與實踐研究”（項目批準號：15BTQ080）部分研究成果。

［作者簡介］

馬仁杰，安徽大學管理學院教授，博士生導師，研究方向為檔案利用理論與實踐。

蔡璇，安徽大學檔案學研究生，研究方向為檔案利用理論與實踐。

孟璐，安徽大學檔案學研究生，研究方向為檔案利用理論與實踐。