設備成套項目采購流程控制

□文/姚曉雯

（中國電建集團華東勘測設計研究院有限公司 浙江·杭州）

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設備成套項目采購流程控制

□文/姚曉雯

（中國電建集團華東勘測設計研究院有限公司 浙江·杭州）

［提要］ 對于一個設備成套項目來講，設備、材料的采購種類多達幾十項，甚至上百項，采購占項目成本支出的絕大部分，采購質量直接影響工程質量和安全，供貨進度對工程進度具有關鍵性的作用，采購管理至關重要。本文結合設備成套項目采購經驗，對采購管理中的流程控制進行初步探討。

關鍵詞：設備成套項目；采購管理；流程控制

原標題：設備成套項目采購管理中的流程控制

收錄日期：2016年6月20日

一、設備成套項目采購管理一般流程

設備成套項目簽訂后，本企業采購經理首先需要牽頭編制《分標和采購計劃》，明確項目設備采購標段、各標段的采購節點和成本，各標段對應的設計技術文件提交時間、合同簽訂時間、設備生產周期及港口交貨時間和到工地時間等內容。

采購經理將根據《分標和采購計劃》按計劃實施采購。首先，采購經理組織編寫詢價文件，其中采購技術文件、采購設備清單等由設計人員編寫；其次，提交采購申請，批準后向三家及以上分包商進行詢價，在規定時間內取得報價，并組織分包商選擇評審，評審確定談判對象后進行合同談判。合同談判完成后組織合同評審，評審通過后合同簽字、蓋章生效。

在合同執行過程中，采購經理負責包括但不限于督促分包商開立保函、分包合同付款、設備/材料驗收（工廠試驗、出廠驗收）、交貨、分包商出廠資料收集及質保期控制等環節。待質保期完成，采購環節關閉。

二、目前采購管理流程中存在的問題

（一）采購技術文件提交延誤。采購技術文件提交是采購工作進行的第一步，是整個流程順利進行的前提。采購技術文件提交的及時與否直接影響到采購工作的進展，也影響到采購成本的控制。例如，某設備到貨時間從項目主合同中明確了時間，通過倒推法得知需要在9月20日發貨，設備正常生產周期為2個月，這樣采購合同必須在7月20日之前簽訂，采購詢價工作必須在7月1日開始，因此采購技術文件提交時間應不晚于7月1日。但因種種原因，直到采購經理正式開始詢價工作時，采購技術文件還未正式提交，這樣經常會發生部分分包商無法提供報價的情況，從而耽誤采購合同的及時簽訂，進而難以保證設備按時交貨。但是，由于項目進度限制，合同談判時必須大幅壓縮設備生產周期，采購方處于非常不利的談判地位上，有時不得不加上趕工費，對項目成本控制造成了不利的影響。

（二）供方管理。供方管理包括供方的選擇、供方的評審、供方的開發和供方的淘汰。在采購流程中，供方的管理有著嚴格的規范制度，供方質量的優劣直接關系到采購流程是否能順暢進行。目前本企業實施的《供方管理規定》（以下簡稱《規定》）中標明，供方包括供應商、分包商、咨詢商、服務商等，在《規定》中統稱供方。供方管理體系及運行平臺由集中采購中心建立及維護，供方管理內容、供方的資質管理及年度評價等工作由采購業務管理部門負責。合格供方年度評價表從產品質量、產品性價比、售后服務、技術水平、管控能力、商業信譽、體系認證情況及環境安全等8個方面對供方進行綜合評價。企業根據對供方的考評結果，將供方分為三個等級：AAA級合格供方，連續三次考核得分在85分以上或兩次考核得分在90分以上，在采購活動中可享受同等優先待遇；合格供方，考核得分在60分以上，保留在合格供方庫中；不合格供方，考核得分在60分以下，從合格供方庫除名，轉入“出庫供方名冊”。

年度評價不合格的供方，一年內不得參與準入單位的采購活動；在合同履約過程中出現嚴重違約行為的供方，取消其合格供方資格，經采購業務管理部門組織發起、采購中心審核確認后列入黑名單，三年內不得參與本企業采購活動。本文著重探討“供方”中的分包商。

分包商的選擇和管理是采購過程中至關重要的一個環節，是整個采購管理工作的基礎，直接關系到企業采購工作的質量。在項目投標階段，為了幫助提升企業的競爭力，常常選擇知名分包商進行投標。這是一把雙刃劍，在后期采購階段，投標階段通過業主認可的知名分包商品牌對采購階段分包商的品牌、價格水平、交貨質量、項目成本控制等都會產生一定的影響。采購詢價時，一般在企業合格分包商庫的范圍內，選擇3家及以上的分包商進行詢價。合格分包商庫里大多是以往項目合作過的分包商或國內外知名品牌分包商，這些分包商都有良好的資質和工程業績。但實踐中，企業對這些分包商的后期管控存在缺陷，除非其對項目造成了非常不利的影響，不然一般仍保留在合格分包商庫中。再有新的合同，依然向此分包商詢價，若價格合適，仍然會簽訂合同。

本企業對分包商的管控制度有《供應商調查考評表》、《設備（材料）出廠驗收報告》、《合同關閉記錄表單》等。其中《供應商調查考評表》是采購經理牽頭對相關廠家進行考察后完成的分包商初步評價表格，其對分包商的資格審定有參考性價值，但無法保證廠家的水平；《設備（材料）出廠驗收報告》是采購經理對合同設備分包商設備驗收時填寫的表格，主要針對設備的完成進度、設備的外觀、試驗及資料提交水平做出評價；《合同關閉記錄表單》則是采購經理組織相關項目人員對分包商全面地做出評價，相對公正、合理，但因為一個合同的執行過程漫長，無法在合同關閉之前給予其他項目采購參考性意見。

（三）表格評審制度。本企業在采購過程中共有三張表格：《采購項目申請表》、《分包商選擇評審表》、《分包/采購合同評審表》。其中《采購項目申請表》為項目執行過程中需要采購設備或材料時填寫的一張表格，內含采購項目名稱、采購項目內容及是否在“計劃”內、申請理由及建議的采購方式、初選分包商名單等內容；《分包商選擇評審表》用于評審分包商選擇情況；《分包/采購合同評審表》用于評審合同文件是否符合企業內部要求和國家法律、是否能正式簽訂。

根據采購實踐，目前采購過程中表格評審還不夠高效。比如《采購項目申請表》評審不夠機動靈活，存在可優化空間。表中采購項目申請理由欄往往就是一句話：“根據工程執行進度應安排某設備采購”，形同虛設，而一般只有在補充采購或緊急采購情況下才會真正用上此欄。這三張表格的評審雖然通過網上流程提高了評審效率，但常常因為審批人員的擱置或出差等原因造成審批進度的延遲。付款流程也常常因為擱置而對企業口碑造成不良的影響，對企業后續項目的詢價和談判工作造成不利的影響。責任人的及時催促固然重要，但其他因素仍會存在。表單的評審流程中的擱置也顯得企業管理流程不夠高效。

（四）合同執行期間的進度管理。一般情況，企業對分包商合同執行的管理通過付款來控制。比如保函的提交以預付款來控制，交貨和出廠資料的提交以交貨款來控制，質保期的服務及配合以尾款來控制。而其中出廠資料的提交盡管有交貨款控制，但因為此環節直接影響到工程項目進度，貨交了，但是出廠資料提供不完善也會造成很多不利的影響。而在企業采購管理過程中，出廠資料的提交往往成為一個老大難的問題，總有這樣那樣的問題出現；另外，以分包合同總額的10%、甚至5%質保款以及履約保函來控制2年多的售后服務，也給項目的執行造成了一定的困難。甚至有某項目消缺期時設備出現故障，采購經理聯系某國際知名分包商進行消缺時，此分包商以設備已過保質期為由，提出拒絕提供消缺服務，需由企業出資另購一臺設備的情況。

三、完善流程控制措施的建議

（一）加強與設計人員溝通，保證采購技術文件及時提交。采購文件的提交是部門與部門間的文件對接，溝通是關鍵。人與人的溝通是一門很深的學問，盡管《分標與采購計劃》已明確文件提交時間，但造成文件延遲提交的原因層出不窮。因此，采購管理工作WBS分解后，所有工作包都必須落實到相應責任人。對于采購文件，采購經理是第一責任人，對接的專業主設是第二責任人，采購經理負責各專業主設的文件提交催要和管控工作。而各專業主設則需要處理好事情的輕重緩急，對自己的工作負責，按時間節點提交采購文件。各專業主設提交的采購文件（包括技術文件、采購清單等），應簽署《資料提供單》來加強對采購輸入資料的控制。

（二）實行分級制度，對分包商進行差異化管理。對于分包商的管理，本企業已實行分級制度進行差異化管理。采購經理及相關責任人員應嚴格按照《規定》來實施供方等級管理及評價管理。對于AAA級合格供方，建議設定一定比重，在同類設備中維持10%～30%的AAA級合格供方率，給已成為AAA級的合格供方以優勢，也給其他的合格供方以更好的激勵，從而形成良性循環，達到雙贏的目的。

在對供方進行年度評價過程中，應盡可能客觀、嚴格、公正的評分，并將項目執行過程中發現的問題如實填寫，給其他項目提供切實有效的參考。如某項目某分包商的設備損壞、維修、缺件情況頻繁，但售后態度良好、及時，這些情況光憑幾個分值無法給予其他項目參考。

對于廠家資料的提交，建議在簽署采購合同時細化采購合同條款，對資料延遲提交等問題明確實際可操作的罰則，加強合同執行期間對分包商的控制。

采購經理及合同管理人員在與分包商的合作過程中，溝通很重要，每個分包商的銷售人員都有自己不同的風格。有的銷售人員做事拖拉需要時不時打個電話去催進度；有的銷售人員愛推脫責任；有的銷售人員“店大欺客”；有的銷售人員將問題拋給其售后部門就不管事，推動力不行；有的銷售人員則非常積極主動去處理且處理得很好。把握好分包商銷售人員的特點，也是分包商管理的要點，對于項目執行起到一定的作用。如前文中提到某項目消缺期時設備出現故障，采購經理聯系某國際知名分包商進行消缺時，此分包商以設備已過保質期為由，提出拒絕提供消缺服務，需由企業出資另購一臺設備的情況為例，如果我們直接因為對方是國際知名分包商，想當然的判斷對方是專業的、其理由是正當的，那么我們面臨的不止是金錢的損失，還有工期的延誤及對方的小覷，如果未來項目依然選擇該分包商作為合作對象，很有可能會造成談判艱難、服務不到位等后果。在此例中，根據雙方分包合同規定，分包商所供設備實際未過保質期。

（三）優化評審表，提高審批效率。如何在采購管理流程規范有序的基礎上保證高效，值得探討。一是考慮優化評審流程，盡量能夠減少審批環節；二是建議啟用電子簽章功用，由專人（或文員）統一管理電子簽章庫，在流程評審者條件不允許的情況下，經其許可使用電子簽章使流程快速流轉到下一評審人員手中或完成流程評審。

（四）細化采購合同條款，加強合同執行期間對分包商的控制。對于廠家資料的提交，建議在簽署采購合同時細化采購合同條款，對資料延遲提交等問題明確實際可操作的罰則，加強對分包商的控制。

四、結語

以上是根據采購實踐，對采購管理流程監控中幾個比較重要的環節的一些初步探討。采購管理流程監控是一個實時的過程，它隨著采購工作的進展不斷地更新變化，尤其是供方的管理不是一朝一夕就可以解決的，也不是特定的哪一個人就可以解決的，而是需要依靠企業苦練內功，提升自身內部管理水平來解決問題。采購管理，需要合理的制度、良好的配合和嚴格的執行才能降低風險，保證效率，做好每一個項目采購工作。這不僅體現項目管理能力，更能夠展現企業的競爭力，更是對本企業“負責、高效、最好”的完美詮釋。

主要參考文獻：

［1］李璞.采購管理中的主要環節及其有效控制［J］.中國物流與采購，2012.10.

［2］許銘慧.管理流程設計中的采購流程控制［J］.企業研究，2013.14.

［3］李海.規范采購流程［J］.中國物流與采購，2009.2.

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A