企業檔案管理存在的問題及對策研究

強跳梅

（延長油田股份有限公司檔案館，陜西 延安 716000）

企業檔案管理存在的問題及對策研究

強跳梅

（延長油田股份有限公司檔案館，陜西 延安 716000）

筆者結合自己多年來的工作實際，通過系統內檔案管理全面調查總結、認真思考、深刻剖析、歸納檔案管理中存在的問題，并提出了相應的對策，目的在于為新形勢下延長石油企業建康發展提供更優質的檔案服務，喚醒企業重視檔案管理工作，并能使同行得以借鑒。

企業；檔案管理；問題及對策

眾所周知，對于一個企業而言，檔案管理是企業進行生產、經營、正常運營和日常管理中不可缺少的一個重要工作，它直接決定著企業未來的發展和高效健康的運營質量與效益。同時，它也是企業進行生產活動的原始記錄，也是各類企業的重要歷史文獻[1]。

對于我們石油企業目前的現狀，要建立可持續發展的石油規劃、布局、開采，必須對過去的原始資料和現行的生產過程進行文獻查閱，查找檔案，才能夠扎實有序的、科學客觀的了解企業的過去、認識企業的現在、規劃企業的未來。隨著我們西部大開發戰略的不斷深入，延長石油在陜西境內有著突飛猛進的發展，自1905年，從延安境內的延長開采了中國大陸第一口油井，先后發展到延川、子長、安塞、甘泉、志丹、吳起，寶塔、宜川、富縣等多個縣區進行了半個世紀的油氣開采。近年來，逐步發展到榆林的靖邊、定邊、內蒙等地進行西部油氣開采，緊緊圍繞國家西部大開發戰略的良好機遇，目前，延長石油已進入世界500強企業。面對延長石油內部改革的不斷深入和國際油價大幅波動的挑戰，我們石油企業檔案的管理工作也就隨之出現了一些新的變化與特點。對于相關檔案收集、整理和管理還是一大弱點和缺失，甚至可以說還是一不小的損失。需要我們檔案管理人員進行全方位思考、學習探討、扎實研究，提出相應的改進和整改。因此，如何做好石油企業檔案管理工作就顯得尤為重要，對石油企業發展具有重要的現實意義和長遠的戰略意義。

1 檔案管理現狀

對于延長石油這樣的大企業，企業檔案涉及的內容比較繁雜，而且具有歷史時間長，涉及領域和范圍廣、專業門類多、生產層次多、信息容量大的特點，這些都是我們石油行業發展過程中形成的具有保存價值的紙質文字、設計開采圖紙、統計圖表、現場錄制聲像等不同載體形式的歷史記錄。它涉及到許多企業生產、經營活動的原始記錄和原始憑證，就顯得更為重要了。它是企業組建、發展、壯大、輝煌等歷程的真實寫照和記載，有著極其豐富的科技資源和深厚的知識信息，是一筆很難得的財富和文獻。

目前，在延長石油系統內各單位的檔案管理工作普遍薄弱，檔案管理人員的年齡普遍偏大，學歷普遍偏低，知識結構過于單一，專業知識普遍匱乏，檔案管理專業人員嚴重缺乏，檔案管理人員中工人身份偏多等，在檔案管理工作商位上普遍沒有經驗，缺乏檔案管理能力，而且不重視學習等現象，這些都是長期困擾企業檔案管理的限制性因素。可以這么說，目前各單位檔案管理人員的工作現狀在很大程度上，可以說就是拿把鑰匙當保管員了。

從延長石油各單位來看，目前從檔案管理場所、經費、領導重視程度、檔案的利用率等都不是太盡如人意。比如，檔案歸檔不及時、分類不合理、整理不規范、裝訂不標準、管理不專業、人員不固定、保管不嚴謹、領導不重視、利用不充分等等現象普遍存在，這也是企業檔案管理普遍存在的通病，也是石油企業

檔案管理的現狀。

2 存在的問題及其成因剖析

2.1 存在的問題

2.1.1 普遍存在制度不健全、落實不規范、利用率超低現象

檔案管理工作是一項標準化、規范化、專業化、科學化要求很高的工作，它要求有專業制度和專業人員按照統一要求、制度要求進行規范操作的一項日常工作。對于大企業來講，更需針對本系統內的各單位根據各自的實際情況制定一套科學可行、完整可靠、便于操作、規范標準的檔案管理規章制度。在我們延長石油系統內部，雖然大多數石油企業已經制定了檔案管理制度，但大多制度還是照搬別人、形同虛設、上墻能看、落實難辦、不夠健全，在實際檔案管理過程中沒有嚴格的制度落實。特別在各類檔案的收集時效上、保管質量上、借閱程序上、保密等級上等等方面存在著很多問題，甚至有一些是突出的問題。如檔案資料收集不及時，好多檔案時過境遷了，還沒收集整理；檔案收集不全也是普遍存在的問題，由于收集不及時，造成整理不及時，進而造成信息缺失；借閱程序不規范，特別是在有些部門在借閱檔案時不履行相關規范性手續，管理人員不重視、不嚴謹，經常導致有借無還、有去無回的現象，檔案丟失時有發生。這些都嚴重違反了檔案管理的要求[2]。除此而外，系統內各企業單位對檔案的重視程度不夠，宣傳力度不高，導致相關檔案的利用率很低，許多檔案只是收集、整理、入庫而終結。大家知道，企業檔案信息資源的充分利用和研究，它是可以為企業創造巨大經濟效益與社會效益的，它是企業管理中必不可少的一組成部分和環節[1]。但是，由于各級領導和檔案管理人員認識不足的問題，長期以來，企業一直注重工作程序性“收藏”，而輕視“利用”的現象普遍存在，多年存在，大多檔案只是束之高閣。加之缺乏有效的檔案知識宣傳，大多企業員工對檔案的利用效益知之甚少，甚至漠然視之，導致檔案信息資源利用率超低。

2.1.2 普遍存在收集不及時、整理不規范、管理不專業現象

多年來，石油企業從領導到員工只重視年生產量，而對檔案管理工作的認識很淡薄、意識很模糊、甚至很藐視，對單位的各項紙質文件、影視資料不夠重視，大多只是用后而棄之，用后高閣之。根本不重視這一系列的相關資料歸檔整理和收藏保管，造成資料流失、損毀的情況時有發生，根本不能保存文件材料的系統性、完整性、規范性以及準確性，從而增加了檔案收集的難度。

企業現任領導和檔案管理人員對《中華人民共和國檔案法》不甚了解，對日常的石油工作，只是重安全、生產、經營，而對檔案工作只用不收、只用不整、只用不管的現象很是普遍。造成檔案管理的系統性不規范、檔案材料不完整、數量不齊全的情況，根本無法發揮檔案的作用，更沒有辦法為企業和領導的決策提供優質、高效的服務。

在檔案管理過程中，普遍存在收集不及時，過期不查找；分類不科學，整理不規范；裝訂不標準，管理不專業。企業的不少單位檔案管理人員均是學歷不高，知識結構單一，知識面過窄，大多根本就不是檔案管理專業畢業的，就不具備檔案管理的專業知識，加之自己又不太注重這方面的學習，在工作中好多僅成了檔案的保管員，對自己管理的各類檔案中就其分類、裝訂、查找等，自己急忙也難以說清。

因此，我們應該調查研究，改變以往企業“重生產、輕檔案”的傳統思維模式，從而強化企業和企業員工的檔案意識，確保企業在生產經營和管理活動中有保存價值的各種形式的文件材料、影像資料以及實物等及時歸檔[2]。

2.1.3 普遍存在人員數量不足、業務素質不高、知識水平較低現象

當前，各類企業檔案管理人員數量不足、業務素質不高、知識水平較低、知識水平參差不齊、年齡結構偏大等普遍現象。在具體檔案管理過程中，老是認為所謂的檔案管理就只是簡單的收集、分類和保管。對各類檔案的收集、歸納、分類、整理、裝訂、入庫保管、查詢利用等一概不懂。加之他們的知識水平又低，不注重學習，專業素質不高、責任心不強，缺乏檔案管理工作理論知識和專業技能。在企業內部各單位的檔案人員沒有持證上崗的硬性規

定，更沒有連續的培訓計劃，導致檔案管理人員的檔案保護意識和保護技能沒有得到相應的強化與提高。

當然，也有不少企業在工作安排上本身就有不妥之處，使有些檔案管理人員身兼數職，工作崗位變動過于頻繁，使得自身無法全身心的投入到檔案管理工作之中。另外，在石油企業里，各單位檔案管理員的待遇普遍較低，他們的崗位級別也低于其他崗位專職人員，一沒職稱、二沒職務，三沒高薪。所以，管理人員也不思進取，缺乏責任意識，這在很大程度上挫敗了檔案管理人員的工作積極性、主觀能動性。導致經常出現檔案管理人員跳槽或是更換崗位的現象，致使檔案工作的人員隊伍不穩定。檔案管理人員的頻繁變換，使企業的檔案管理工作缺乏穩定性，對檔案的延續性很是不利。

2.1.4 普遍缺乏理論研究與政策指導

目前，在企業檔案管理方面的理論研究十分匱乏，也很少有政策性的指導，這些對于企業檔案管理都無疑是一不利因素。目前好多檔案管理的理論、辦法、規范、標準都是若干年前的舊東西，對于現在改革大潮中企業檔案管理的需要而言，當然顯得蒼白無力。面對當今企業發展的實際和企業檔案管理的需要，缺乏檔案管理的理論研究，國家和行業也沒有政策性指導，使得各級各類企業在檔案管理事務中就無所適從。因而，就出現在各自為政，自行其事。這樣以來，顯得企業檔案管理缺乏統一標準。當然就難以保證檔案的規范性、科學性、完整性，這些方面很需要我們廣大專業人員進行研究和探索，為企業的檔案管理提出更為科學的理論研究和指導。這些都需要有關部門與領導在實踐中不斷摸索，完善企業的檔案管理模式，并出臺相關政策，指導檔案管理工作的穩步發展。

2.1.5 普遍存在信息化程度不高現象

叢觀石油企業檔案管理，各單位的檔案管理依然停留在傳統的全人工和純手工模式，缺乏網絡化管理、信息化管理手段。在當今的網絡時代，很顯然再用傳統的檔案管理模式是不切合實際的，和現行的高速網絡時代也不相適應，也是難以完成企業檔案管理和利用現有檔案資源的。這傳統的管理模式既有難以保存，容易發生鼠害、蟲蛀、發潮、霉變的風險，又有需要貯存空間大、人員多、管理效果差、查詢效率低、檔案利用率低的弊端。很顯然，企業檔案管理的網絡管理、信息管理模式是企業發展的必然趨勢，也是企業發展的必然要求，更是企業檔案管理的必然要求。我們石油企業的各級領導和各級檔案管理人員必須予以高度重視和足夠的認識，改變當今落后的檔案管理模式是我們不可回避的當務之急[2]。

目前，各級企業檔案管理的信息化建設較為滯后，主要表現在以下幾個方面：個別企業領導對檔案信息化建設認識不夠，未把檔案信息化建設納入企業信息化整體規劃，致使檔案信息化建設缺乏必要的資金投入；企業檔案信息化相關政策、制度、標準不健全，實際開展過程中缺乏具體的措施和依據；很多企業雖配備了相關的數字化硬件設施，但利用率較低，數據錄入量有限；對檔案信息資源的開發利用不足，未能實現整個企業信息資源的網絡共享。

2.2 原因剖析

2.2.1 認識不足

相對其他企業，延長石油企業的體系較為龐大、生產覆蓋范圍廣、生產戰線長、層次多、認識不為統一等原因。加之認識上的缺失和偏差，各級領導多年來只重視生產產量、經營效益，而從不重視檔案管理工作，有不少的領導認為檔案管理就是拿把鑰匙，認為管理檔案就是在照庫房，實乃錯也。而對于檔案的分類、裝訂、編碼、分期、上架、入庫、要求、法規等等全然不知，也當然不多過問。這樣以來，就使各類工作人員也認為檔案管理是無關緊要、不起眼的清閑工作，可每當因為檔案管理失誤而給企業造成較大經濟損失時才感到為時已晚[3]。

2.2.2 落實不力

目前，在石油系統內，有不少基層單位就沒有完善的檔案管理制度體系，導致檔案管理責任制落實不力，管理沒有標準，缺乏依據和規范，這將直接影響檔案管理的質量和效益。

2.2.3 業務不熟

當前，大部分檔案管理人員學識有限、認識錯

位、業務不精。有部分檔案管理人員沒有責任感，不學習、不進步、沒追求，缺乏上進心和求知欲，對檔案管理存在漠視的態度和認識。導致在檔案管理中業務不熟，不會按要求分門別類，不懂歸納整理要求，常常出現嚴重的所有來者入庫的大雜混、一鍋粥現象的檔案管理。

2.2.4 把關不嚴

石油企業內部的相關監理單位、質檢部門、井下、勘探、采油、工程等部門及部門的專業技術人員把關不嚴，致使一些檔案文件內容不全或與事實不符等。這樣的把關不嚴將給檔案收集、整理、歸檔造成了難以彌補的損失。所以，應要求各相關部門對各類檔案從嚴從實把好第一道關口。

3 對策

3.1 健全制度、規范標準

為了更好的實現企業檔案管理規范標準，各企業應以 《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》、《工業企業檔案分類試行規則》等一系列的檔案管理法規為依據，整理石油企業檔案資料。同時，根據企業自身實際情況建立和健全石油企業檔案管理制度和實施規范，統一標準、統一規范，確保檔案工作有章可循、有法可依。建立和健全歸檔工作的約束、激勵、監督機制并運用法律和經濟等手段，有效進行檔案管理，著重落實領導責任制，將檔案工作納入石油企業行政領導責任制進行監督，嚴格執行獎懲制度[4]。

3.2 加強隊伍建設，提高人員素質

當前，要改變企業檔案管理質量和現狀，必須提高檔案人員的業務素質，重視檔案人才的教育和培養，激發和調動檔案人員的主觀能動性、積極性，全方位提高檔案人員的工作能力。采取多種多樣的方式，比如：參觀學習、視頻講座、理論培訓等，因地因人而異，也可以現場培訓，將培訓和實際操作相結合，使檔案人員較快的掌握檔案工作基本要領。同時，創造條件，盡快使符合條件的檔案人員能獲得相應的待遇，激勵他們的工作熱情，讓檔案人員得到應得的報酬，使得檔案干部隊伍逐步穩定下來。只有這些相應人才素質的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效的實施檔案管理現代化工作，為企業服務。

3.3 改善服務理念，提高服務水平

要不斷提高檔案服務質量和改善檔案管理人員的工作態度、工作效率，檔案工作不僅是一項業務性工作，同時也是一項服務性工作。因此，企業檔案管理人員要認清檔案工作的服務性特點，改被動服務為主動服務，改進服務手段，提高服務質量，為企業的發展當好助手、當好參謀。檔案人員要主動了解企業的生產、經營情況，了解當前企業管理的需求，改變傳統的服務手段，利用先進的檔案管理網絡，以瀏覽、下載、發送郵件等多種方式，主動、及時、快捷、有效的提供相關服務。

3.4 推進信息化建設、實現網絡化管理

當今的網絡普及各行各業，對于石油企業當然也要充分認識到檔案管理的信息化建設的重要性，根據需要和可能將檔案管理工作納入企業信息化建設規劃，統籌規劃、合理安排，制定相關的規章制度，深入研究檔案資源的開發利用，實現信息的資源共享，充分利用現代數字化設備，引進高水平、復合型的信息化人才，行之有效的開展檔案管理信息化建設工作。

[1] 其木格,其其格;淺談對檔案的認識[J]。內蒙古石油化工，2000：（3）12-14

[2] 鐘瑛.淺議電子文件管理系統的功能要素[J].檔案學訊, 2006；（5）11-20

[3] 周玉玲.紙質與電子檔案共存及網絡環境電子檔案管理模式[J].中國科技博覽,2009：（4）44-46.

[4] 湯星群.基于數字檔案館建設的兩點思考[J].檔案時空, 2005；（1）23-28.

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