學生檔案管理提升中職學校整體工作的探討

郝文麗

摘 要： 在當前發展新形勢下，中職學校想要取得很好的發展，就必須意識到檔案管理工作的重要性。檔案信息的有效性和真實性及完整性對促進學校整體發展起到很明顯的作用，既可以完成對教師隊伍的建設，又詳細記錄著學校發展的各項工作，確保中職學校順利改革和穩定發展。本文主要對學生檔案管理提升中職學校整體工作的問題進行探討。

關鍵詞： 學生檔案管理 中職學校 整體工作

相關調查表明，我國在中職學校發展過程中，并未意識到學生檔案管理工作的重要性。對于中職學校發展的來講，檔案資料既可以為教師教育教學提供參考作用，又可以為高校領導者開展各項活動提供有利依據。隨著我國各所學校越來越重視檔案管理的重要性，檔案資料所發揮的作用也越發廣泛和豐富。所以，中職學校應高度重視檔案管理，促使檔案資料充分發揮其使用價值，從而促進中職院校取得更好的發展。

一、檔案管理能記錄中職學校的發展歷程

信息檔案中記錄著中職院校發展的點點滴滴。一方面，詳細地記錄學校的教學改革和教學演變，總結著教學中的不足，為中職學校進行教學改革提供有利依據。另外一方面，歸納和總結中職學校自身教育教學和價值觀建設中的不足之處。從這兩方面講，檔案管理工作也就是記錄著中職學校在發展中所開展的各項教育教學工作，引導著中職學校樹立起良好的校風和制定科學的校規，從某種程度上講，檔案已經成為中職學校的無形資產，也是中職學校在發展中所收獲的最寶貴財富。目前，中職學校在發展中面臨巨大挑戰，中職學校必須抓住每一次發展機遇，正確審視每一次競爭環境和每一次競爭機遇，抓住機遇實現質的飛躍。檔案記錄著中職學校的每一次質的飛躍，這就要求中職學校加大力度宣傳學校的教育優勢和教學優勢，確保檔案信息的有效性和真實性。中職學校檔案管理工作始終應以立卷歸檔為基本原則，針對信息資料的不同載體和不同門類對這些信息資料進行整理，確保中職學校歷史記錄的有效性和完整性。同時應該結合學校實際發展情況，建立健全的學生檔案管理系統，保證學生檔案資料具有完整性和真實性。

二、學生檔案管理制度規范化

近幾年來，各中職院校都在對學生積極開心理健康教育，對學生當下的心理健康情況也做出了進一步跟蹤調查，積累了許多學生心理健康情況的素材，各中職院校可以將這些素材加以整理及收集，最終形成學生心理健康狀況的檔案。就目前各中職院校的教育管理情況，可以利用心理檔案分析及判斷不同學生的心理特征，并針對不同的心理特征作出相應的心理疏導，以便學生能夠健康成長。從未來就業的角度說，用人單位可以通過學校收集整理出的心理檔案及時了解每個學生的心理健康情況是否良好，以便挑選最適合用人單位的優秀人才。所以，各中職院校應該加強心理檔案的收集整理工作，并加以有效運用。中職院校為了使檔案信息的準確性及完整性得到保證，可以根據學生檔案不同的形成特點，制定相應的檔案管理制度。首先，學生檔案管理需成立相應的主管部門，并根據形成檔案的需求問題，劃分出與之相關的其他部門，并將其職責范圍落實到位，真正做到各盡其責，分工明確。其次，檔案材料必須制定相應的歸檔時間，做到及時形成檔案、及時歸檔，讓檔案材料能保持連貫和齊全。及時歸檔能讓檔案管理的工作量減輕，同時讓檔案信息的最新性及完整性得到保證。最后，檔案的存檔要形式統一，檔案的傳遞、管理、存放、接受等工作必須嚴格按照要求完成，讓檔案更加安全和真實。

三、學生檔案管理實現網絡化

目前各行業對計算機的應用越來越廣泛，各院校的畢業、錄取等環節都漸漸走向網絡化，這也促進各中職院校推廣及形成電子檔案的基礎。檔案管理人員要注意其客觀規律，有效運用新時代下的計算機技術，有步驟、有計劃地進行學生檔案的歸檔及分類處理，讓學生檔案真正實現網絡化管理。從2001年起，教育部門運用了大量存儲技術、高速掃描儀、管理軟件等，制定出高等教育學歷相關的網絡電子注冊制度，對學生的學歷證書等信息采取數字管理的方式，通過網絡進行查閱。中職院校同樣可以借鑒這種方式，實現學生檔案管理的網絡化。各中職院校目前已經基本形成校園網，這也為構建學生檔案管理網絡化奠定了基礎。中職院校可以通過多媒體技術，將檔案資料中的錄像、錄音、藝術作品、照片、文本等資料完成數字化的處理，形成電子檔案，構建檔案信息資料的相關數據庫，讓檔案信息真正實現網絡化檢索、電子化存儲，這也是學生檔案管理未來的發展目標。網絡化的學生檔案管理能夠減少人力資源，讓學生檔案管理工作者的工作效率得到提高，同時方便查閱學生檔案，讓原本繁瑣的查閱方式得到改革，讓檔案資源的利用率得到提高。

四、結語

檔案管理對中職學校工作具有明顯的促進作用，既可以推進各項教育教學的順利開展，又可以詳細記載學校的發展歷史。檔案管理作為中職學校多項工作中比較重要的一項工作，對促進中職學校的發展具有積極作用。這就要求中職學校因地制宜地健全檔案管理工作，加強檔案管理的信息化建設，確保檔案管理工作最大限度地滿足學校發展需求。

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