淺析用友T3中采購的相關業務處理

林國東

摘 要： 本文主要是針對購銷存業務中的采購業務在T3軟件上的操作流程及各種采購業務在T3上的處理方法的簡介。

關鍵詞： 購銷存系統 采購業務 庫存管理 核算管理 采購結算

目前，企業信息化集中體現在ERP的實施和應用上。ERP是將最先進的管理理念貫徹于整個企業，保證企業準確無誤地掌握生產、銷售、采購、庫存等各部門的運營情況，實現財務業務一體化的過程。在企業會計信息化過程中，其中購銷存的業務處理是最重要、最繁瑣且比較容易出錯的環節，其業務操作流程比較復雜且種類較多，因財務人員對購銷存模塊的操作流程不熟悉，所以目前較多的企業是先使用財務軟件的總賬模塊，而購銷存模塊沒有使用，這樣就做不到企業的信息化目標。本文主要針對采購業務中的各種情況業務在用友T3財務軟件的操作流程做簡單的說明。

T3中購銷存系統主要包括采購模塊、銷售模塊、庫存模塊和核算模塊四個模塊，其各模塊的主要功能如下：采購模塊主要包括采購訂單處理、采購入庫處理、采購發票處理、采購結算處理、采購付款結算、供應商往來及月末結賬等功能。銷售模塊主要包括銷售訂單處理、銷售發貨單處理、銷售發票處理、客戶往來處理、收款結算和月末結賬等功能。庫存模塊主要包括入庫業務處理、出庫業務處理、其他業務處理和月末結賬等功能。核算模塊主要包括供應商往來制單、客戶往來制單、正常單據記賬、特殊單據記賬、暫估成本處理、購銷單據制單、月末處理和月末結賬等功能。其中采購業務操作主要在采購模塊、庫存模塊和核算模塊三個模塊之間進行。

一般情況下，一筆采購業務的處理可分為三大步驟進行操作，分別為采購訂單及入庫單處理操作、采購發票處理操作和采購付款單處理操作三個方面。其各步驟的主要操作流程如下：

采購訂單、入庫單處理流程：采購訂單→采購入庫單→采購模塊中錄入→庫存模塊中審核→核算模塊中記賬→憑證（借：原材料，貸：在途物資（或材料采購）→總賬。

采購發票處理流程：采購發票處理→采購模塊中錄入、復核、結算→核算模塊中制單→憑證（借：在途物資，應交稅費——應交增值稅——進項稅，貸：應付賬款）→總賬。

采購付款單處理流程：付款單處理→采購模塊中錄入、核算→核算模塊中制單→憑證（借：應付賬款，貸：銀行存款）→總賬。

由于在實際采購業務中存在各種不同的業務情況，以下就各種特殊采購情況下的業務操作流程作及處理方法做簡要介紹。

一、普通采購業務并支付款項的業務操作步驟

（一）采購訂單處理及采購入庫單處理操作流程。

1.采購訂單處理操作步驟

（1）“采購管理”/“采購訂單”，單擊“增加”，錄入相應的采購數據，并“保存”。

（2）單擊工具欄上的“審核”按鈕，完成采購訂單的審核。

2.采購入庫單處理操作步驟（完成采購入庫后的操作）

（1）“采購管理”/“采購入庫單”，單擊“增加”，錄入相應的采購入庫數據（或可由采購訂單流轉生成入庫單），并“保存”

（2）“庫存管理”/“庫存”/“采購入庫單審核”，單擊工具欄上的“審核”按鈕，完成對采購入庫的審核操作。

以下是完成采購入庫后的記賬及生成憑證的操作。

（3）“核算管理”/“核算”/“正常單據記賬”，選擇相應的入庫單，單擊“記賬”。完成入庫記賬操作。

（4）“核算管理”/“核算”/“憑證”/“購銷單據制單”/“采購入庫單”，選擇相應的入庫單據，單擊工具欄的“生成”按鈕，進入填制憑證窗口。

（5）單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應的采購入庫的記賬憑證，系統會自動將憑證轉入總賬系統中。

（二）收到供應商提供的采購發票（單據）后的業務操作流程。

1.“采購管理”/“采購發票”，單擊“增加”，錄入發票中相關數據（或由入庫單流程生成采購發票），完成后單擊工具欄上的“保存”按鈕。

2.對已經保存的采購發票，單擊工具欄上的“復核”按鈕，完成對發票的復核操作。

3.對已經復核的采購發票，單擊工具欄上的“結算”按鈕，完成對采購結算的操作。

4.“核算管理”/“核算”/“憑證”/“供應商往來核算”，選擇發票制單，選擇相應的發票（單據），單擊“制單”，進入填制憑證的窗口。

5.單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應的應付賬款的記賬憑證，系統會自動將憑證轉入總賬系統中。

（三）單位要進行貨款支付時的業務處理操作流程。

1.“采購管理”/“采購”/“供應商往來”/“付款結算”，選擇相應的供應商。

2.單擊“增加”在付款單中輸入相應的數據（或由采購發票流轉生成付款單），單擊工具欄上的“保存”。

3.對已經保存的付款單，單擊工具欄上的“核銷”按鈕，錄入本次結算金額，再單擊“保存”按鈕，完成本次付款結算的操作。

4.“核算管理”/“核算”/“憑證”/“供應商往來制單”/“核銷制單”，選擇相應的單據，單擊“制單”，進入填制憑證的窗口。

5.單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應的單位付款的記賬憑證，系統會自動將憑證轉入總賬系統中。

二、貨到單據（發票）未到的采購業務處理操作方法

（一）貨到單據在本月內到達的業務處理操作方法。

貨到后，先完成采購訂單處理及采購入庫單處理操作（操作方法同一的第（一）步驟進行操作），等到供應商的單據到達后，再進行采購發票處理操作（操作方法同一的第（二）步驟進行操作）。

（二）貨到單據（發票）要在下月才到達的業務處理操作方法。

貨到后，先完成采購訂單處理（操作方法同一的第（一）步驟中的1、采購訂單處理處理操作步驟），再到月末時進行采購入庫單處理操作步驟，注意操作到一（一）2中的第四步（4）驟時，即應選擇“核算管理”/“核算”/“憑證”/“購銷單據制單”/“采購入庫單暫估入庫”的方法進行處理。當下月收到供應商的單據（發票）時，按一中的（二）步驟完成正常的采購發票處理流程，并在第（4）步驟時，即“核算管理”/“核算”/“憑證”/“供應商往來核算”，選擇“紅字回沖制單”和“藍字回沖制單”的方法進行制單，生成一張“紅字回沖”憑證和一張“藍字回沖”憑證。其中“紅字回沖”憑證用于回沖上月采購入庫單中的暫估入庫的記賬憑證，“藍字回沖”憑證用于該筆采購的成本的計算。付款處理同一的（三）步驟相同。

三、采購退貨業務各種情況的處理操作方法

（一）若貨到后，尚未錄入采購入庫單，則直接退貨即可，在系統中可不進行任何處理。

（二）若采購入庫單已經錄入，但尚未進行采購入庫單記賬操作（即完成采購入庫單的（1）和（2）的兩步操作），則分以下幾種情況做相應的處理。

1.如果還沒有錄入采購發票并全部退貨的情況，可以在采購入庫單列表中刪除采購入庫單的方法進行處理。操作方法：先在庫存管理中取消該采購入庫單的審核，后到采購管理中對采購入庫單中進行刪除。

2.如果還沒有錄入采購發票并部分退貨，可以采取修改采購入庫單的方法進行處理。操作方法：先在庫存管理中取消該采購入庫單的審核，后到采購管理中對采購入庫單進行直接修改，并重新保存和對新的采購入庫單進行審核。

3.如果已經錄入采購發票且尚未結算（即完成采購發票的處理流程的（1）和（2）兩步操作），并全部退貨的情況，可采取刪除采購發票和刪除采購入庫單的方法進行處理。操作方法：先在采購管理中的采購發票取消采購發票的審核，然后刪除該采購發票。第二步進行刪除采購入庫單，其操作方法同上例。

4.如果已經錄入采購發票且尚未結算（即完成采購發票的處理流程的（1）和（2）兩步操作），并部分退貨的情況，可采取修改采購發票和修改采購入庫單的方法進行處理。操作方法：先在采購管理中的采購發票取消采購發票的審核，然后直接修改采購發票，并保存。第二步進行采購入庫單的修改，其操作方法同上例。

5.如果已經錄入采購發票且已經結算（即完成采購發票的處理流程的（1）、（2）和（3）三步操作），但尚未生成付款憑證并未付款時，可采取取消采購發票的結算并修改采購發票和修改采購入庫單的方法進行處理。其取消采購發票的結算操作方法：在采購管理中的采購發票中，單擊工具欄上的取消結算按鈕即可，修改采購發票和采購入庫單的方法同上。

（三）如果采購入庫單已經記賬（即完成采購入庫單處理流程中的（1）到（5）的所有步驟的操作），則只能采取錄入采購退貨單（紅字的入庫單）并對采購退貨單進行記賬處理的方法進行處理。操作方法：

1.“采購管理”/“采購入庫單。（紅字）”，單擊“增加”，錄入相應的采購退貨數據，并“保存”

2.“庫存管理”/“庫存”/“采購入庫單審核”，單擊工具欄上的“審核”按鈕，完成對采購退貨單的審核操作。

以下是完成采購退貨后的記賬及生成紅字憑證的操作。

3.“核算管理”/“核算”/“正常單據記賬”，選擇相應的入庫單，單擊“記賬”，完成退貨記賬操作。

4.“核算管理”/“核算”/“憑證”/“購銷單據制單”/“采購入庫單（紅字）”，選擇相應的入庫單據，單擊工具欄的“生成”按鈕，進入填制憑證窗口。

5.單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應的采購退貨的記賬憑證（紅字），系統會自動將憑證轉入總賬系統中。

四、涉及采購運費分攤業務處理操作方法

當采購業務中涉及采購運費分攤業務時，可采用以下操作方法進行相應的業務處理。

（一）在采購發票處理中，錄入一張采購運費發票，選擇“分攤”按鈕，進行相應的運費分攤設置。

（二）對采購運費發票進行審核操作。

（三）對采購運費發票進行采購結算操作，應采用人工結算的方法進行結算。

五、采購損耗業務處理操作方法

（一）合理損耗業務處理方法。

按普通采購業務操作的三個步驟進行正常處理，只是在進行采購發票處理中的采購結算時，應選擇手工結算（采購管理/采購/采購結算/手工結算），在手工結算的界面上的合理損耗的欄目上輸入損耗的數量，并進行相應的結算操作即可。

（二）非正常損耗業務處理方法。

在進行采購發票處理中的采購結算時，選擇手工結算，在結算界面上的非正常損耗的欄目輸入非正常損耗的數量，并進行相應的結算操作。當收到供應商提供過來的非正常損耗的紅票時，再在總賬系統中制作一張憑證（借：待處理財產損益，貸：在途物資，貸：應交稅費——應交增值稅——進項稅）的記賬憑證進行處理即可。

以上主要是針對實際工作中比較常見的采購業務的處理操作作的簡單說明，希望對大家的實際工作有所幫助。當然，在實際工作中的采購業務的情況種類還有很多，處理方法各有不同，但大家只要掌握一點，任何一筆完整的采購業務都需要進行三個步驟的處理，即入庫單處理、發票處理和付款處理三個操作過程。

參考文獻：

[1]查先進，嚴亞蘭.專業技術人員信息化能力建設教程.北京：國家行政學院出版社，2008.3.

[2]姚靠華，江文.計算機會計與審計.四川：西南財經大學出版社，2002.

[3]林蘭榮，陳忠山，項慧芳.會計電算化基礎.北京：電子工業出版社，2000.

[4]王景新，郭新年.計算機在會計中的應用.北京：經濟管理出版社，2000.

[5]趙合喜.會計電算化上機指導.北京：高等教育出版社，2003.6（2005重印）.

[6]汪剛，王新玲.會計信息化實用教程（用友T3會計信息化專版）.北京：清華大學出版社，2009.10.

[7]童云蘭，趙杰.會計電算化.重慶：西南師范大學出版社，2008.7.

[8]夏萍，王薇.會計電算化教程.北京：航空工業出版社，2008（2011重印）.