辦公自動化在鄉鎮衛生院的發展狀況

常炎焱

吉林省衛生和計劃生育委員會項目資金監管服務中心

辦公自動化在鄉鎮衛生院的發展狀況

常炎焱

吉林省衛生和計劃生育委員會項目資金監管服務中心

計算機的廣泛運用和網絡的普及，加強了辦公領域的網絡應用和不斷的發展完善。鄉鎮衛生院作為服務性的醫療單位，每天都要為大量的病患服務，信息量之大可以想象。因此對于鄉鎮衛生院的辦公自動化發展，可以為醫院的管理方面提供便利，提高工作效率，并且實現醫院的現代化、數字化、網絡化的管理。

辦公自動化；鄉鎮衛生院；管理系統

一、鄉鎮衛生院的管理現狀和存在的問題

醫院可以說是信息比較密集、變化比較快的場所，對于之前的鄉鎮衛生院來說，網絡還沒有普及，因此信息的傳遞主要靠打印好的紙質版文件，或者是寫好的紙質版的文件。這在很大程度上造成了資源的浪費和時間的浪費，并且成本較高，辦公效率也比較低。隨著網絡的不斷發展，鄉鎮衛生院的網絡信息化建設也得到了相應的完善，并且將原來的紙質版的文件轉變成了現在的資源共享的文件管理形式，從而有效的提高了辦公的效率，但是從當前的鄉鎮衛生院的辦公自動化系統使用情況來看，由于處于初級的發展階段，鄉鎮衛生院的辦公自動化還存在一些問題。

首先，對于原來的以紙質版出現的文件進行查閱時，比較費時費力，并且給查詢帶來一定的困難，也比較難以更改；其次，對于一些數據沒有進行信息化的管理，使得制定的相應的制度不能立刻實施到位，對于制度的調整也比較困難；再次，鄉鎮衛生院的部門設立的比較繁瑣，因此用以前的管理方法不能有效的提高工作效率；最后，對于醫院來說，信息包括醫院內部的管理信息和醫療信息兩個方面，由于醫療信息量比較大，因此在對工作進行梳理的過程中會影響工作進度，并且流程的分析也不盡合理。

二、辦公自動化在鄉鎮衛生院中存在的價值

（一）信息管理方面

信息的管理包括衛生院的各種公告、醫務工作情況、值班信息、科研教學成果等各個領域。因此，利用辦公自動化可以使資源得到共享，并且衛生院各科室的工作人員撰寫的相關科研信息經過有關部門領導的同意后，可以放到平臺上進行發布，從而方便全體員工進行查閱和交流。

（二）業務工作流程方面

業務工作的流程體現了衛生院的管理重點，通過業務工作流程的平臺，各個科室的工作人員將更加明確自己的職責，更加高效的完成工作。因此，將辦公自動化和衛生院的其他數據系統進行有效的結合，形成一套完整的醫院信息管理系統，將會有效的提高業務工作流程的辦理效率，并且可以有效的降低成本，為工作流程提供有效的數據查詢，使得工作更加的高效。

（三）內部管理方面

衛生院的內部員工可以通過辦公自動化的信息平臺，利用其中的電子郵件的功能，更加方便快捷的進行郵件的查閱和回復，從根本上解決了傳統的紙質版的文件傳遞信息的高成本和低效率。并且這種內部的網絡平臺，只是內部員工才可以進入，因此杜絕了其他垃圾郵件的騷擾，也防止了醫院內部信息的泄露。

（四）醫院的主頁論壇方面

將衛生院的各科室進行分類，并且及時的對主頁進行更新，發布有關醫院的相關動態，并且支持文件和圖片的上傳和評論；衛生院的員工還可以就自己平時在工作中遇到的問題在論壇上進行提問，并且與他人進行學術交流，從而增長知識和工作經驗。

三、辦公自動化在鄉鎮衛生院中的應用

現階段，隨著醫療機構業務的不斷擴大，各個職能部門和業務部門的工作也更加的細化，加之醫院的人員流動快、新員工的適應期比較長的特點，因此用傳統的人工進行管理難免會出現錯誤，造成了信息傳遞的延誤。因此對于衛生院的管理方面應該更加的高效，辦公自動化在鄉鎮衛生院中的應用就有效的解決了信息傳遞的問題。

首先，醫院的領導者可以通過辦公自動化的系統查閱資料。對于病人的入院數量和收入金額進行查看，還可以查看需要的一些報表和數據，對于各科室的工作情況也能一目了然，不必再像原來那樣對大量的紙質文件進行查閱，節約了時間，提高了辦事效率。

其次，分管科室領導的主要任務是查看領導下達的任務，并及時的匯報工作情況，對后期的工作進行合理的安排。這樣，在辦公自動化的系統應用中，就可以有效的將科室的事件進行歸檔整理，并完成相關文件的上報和對電子表格的審閱工作。

再次，醫院的普通職工可以通過辦公自動化的系統，對郵件進行查閱，并及時的向領導反映問題。并且員工還可以進入到論壇的交流平臺與同事之間進行學術交流，從中學到更多的知識和工作經驗。與之前的紙質版的文件管理相比，這種辦公效率明顯的占有優勢，員工只需要將原來的文件從計算機上搜索出來發送給領導就行，不必再翻閱大量的文件，提高了工作效率。

最后，對于醫院的新員工來說，通過對辦公自動化的系統進行翻閱，可以在更短的時間內讓員工對醫院的規章制度有所了解，并且更快的了解自己的崗位要求和需要處理的各種問題，從而更快的融入到醫院的工作當中，避免了不必要的失誤。

四、結束語

辦公自動化的系統在鄉鎮衛生院的應用，顛覆了原來的員工工作繁重、統計數據的困難情況，使得醫院的辦事效率和辦事質量都得到了顯著的改善，使醫院在管理方面得到了極大的發展。通過在鄉鎮衛生院當中實施辦公自動化的系統管理，有效的將工作流程進行了規范、并且加快了信息的傳遞，降低了工作的成本、提高了工作效率，從而建設了一個科學、先進的技術交流平臺。因此，辦公自動化將會隨著計算機和網絡的不斷發展，在醫院的管理系統中占據越來越重要的地位，是建設現代化醫療機構的必然工具。

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