淺談B2B領域的電子商務訂單掃描方案

楊靜瑤

電子商務這一名詞可以理解為在全球商業貿易活動中，利用互聯網的環境來進行電子交易，將傳統的商業活動各環節電子化、信息化、網絡化的電子商業活動。隨著互聯網的普及，全球電子商務的發展速度越來越快。根據2015年中國電子商務市場數據監測報告顯示，2015年上半年，我國電子商務交易額達到7.63萬億元，同比增長30.4%。2015年下半年的“雙十一網購狂歡節”，僅當日，全國雙十一的電子商務銷售額就達到1200億元，創下近幾年雙十一交易額之最。中國網購用戶規模在2015年達到4.17億人，近幾年，淘寶、微商、代購的賣家也翻倍增長，體現了我國電子商務全民化的增長勢頭，有著巨大的潛力。在全民電商的環境下，企業、行業的信息化、電子化，無疑不進一步為電子商務的應用提供了基礎，為電子商務在企業中的發展加快了速度。2015年上半年，B2B企業的交易額達到5.8萬億元，占電子商務交易總額的76%，同比增長28.8%。電子商務在企業中的發展，曾經被提出幾方面的關鍵因素，如支付、物流及數據。在我看來，除這些方面以外，注重電子商務采購下單環節的應用是B2B企業發展電子商務過程中必不可少的重要因素。

常見的電子商務模式有以下幾種，B2B，B2C，C2B，C2C，O2O。B2B（Business to Business），是指商家與商家建立的商業關系。B2C（Business to Consumer），就是供應商把商品賣給用戶，也就是商業零售，直接面向消費者銷售產品和服務。C2B（Customer to Business），即為由客戶發布自己要什么東西，要求的價格是什么，然后由商家來決定是否接受客戶的要求。C2C（Customer to Consumer），不同客戶把東西放到網上去賣，是個人與個人之間的電子商務模式。O2O（Online To Offline），也就是線下的商務機會與互聯網結合在一起，在線上進行宣傳，線下達成服務意向，消費者可以線上結算。B2B模式是在這幾種電子商務模式中歷史最長、發展最完善的商業模式，它能帶來可觀的利潤和回報。利潤主要來源于各種費用的下降，及供應鏈和價值鏈整合的好處。由于是商家與商家直接建立聯系，它的貿易金額是消費者直接購買的十倍，所以企業間的電子商務的重頭。采購量大，金額高，有自己的ERP系統和供應鏈流程等是B2B企業的特點，由于這些特點，就要求B2B企業的電子商務模式需要有顯著的優勢，比如能降低采購成本，降低庫存成本，節省周轉時間，擴大市場機會等。

通常來講，傳統的采購方式有電話訂購、傳真訂購、合同采購、現金采購、招標采購等。而B2B電子商務模式在展現降低采購成本這一環節中，有其獨特的優勢。實施電子商務的B2B企業的采購方式可以有以下幾種。

1.通過電子訂貨系統進行采購。在該系統中，采購員以電子形式向供應商進行訂購，這可以通過計算機相互連接完成，如今該連接包括安全的互聯網鏈接，即客戶企業通過互聯網與供應商企業進行ERP對EPR系統的互聯網連接，使得客戶直接在其ERP系統建立采購訂單，通過互聯網及相應數據的傳輸，在供應商企業的ERP系統直接建立銷售訂單。這一采購方式不僅支持ERP對ERP的直接鏈接，而且第三方平臺可以作為中間方，為客戶企業與供應商企業提供橋梁，完成ERP系統建立采購訂單到ERP系統收到銷售訂單的過程。

2.通過供應商電子商務平臺進行采購。采購者在進入供應商企業的電子商務平臺后，在不同的板塊進行查詢產品價格、庫存，下訂單，跟蹤訂單的操作。訂單下好后，直接通過電子形式進入供應商企業的ERP系統行程供應商企業的銷售訂單。

3.通過發送郵件進行采購。在這一采購方式中，它應用電子商務的訂單掃描方案，使得客戶企業將有著固定形式的訂單通過郵件發送到供應商企業指定的郵箱中，此郵箱通過后臺與電商掃描平臺的集成，自動將客戶企業的采購訂單轉換成供應商企業識別的訂單形式，進而自動轉變成銷售訂單，進入供應商企業的ERP系統。

我們提到了B2B企業有不同的電子商務采購方式，在第三種通過郵件發送訂單進行采購是電子商務訂單掃描方案流程的一部分。那么，什么是電子商務訂單掃描方案以及它有什么特點呢？我們將從以下幾部分來簡單分析。

一、什么是電子商務訂單掃描方案？

電子商務訂單掃描方案是基于云計算的文件處理和信息交流服務，使企業自動化的將關鍵的訂單文件進行處理和交換。通過使用電子商務訂單掃描方案，客戶企業可以將采購訂單以郵件的方式發送到指定的電子郵箱地址，經過訂單掃描解決方案的文件處理平臺及功能，對發送來的采購訂單進行讀取、掃描，與供應商企業ERP系統中的銷售訂單格式進行匹配，將采購訂單轉換成供應商企業ERP系統可識別的銷售訂單，不需人工操作，即可將采購訂單自動化的轉換為銷售訂單，實現銷售訂單的建立以及流入到供應鏈下一步處理的環節。

二、電子商務訂單掃描方案應用的背景

要想最優的應用電子商務訂單掃描方案，需主要從企業、業務、技術背景方面考慮其能否能應用電子商務訂單掃描方案。

1.企業方面

電子商務訂單掃描方案的受益群體有兩大類，客戶企業及供應商企業。那么他們需要有什么特點呢？客戶企業與供應商企業有大量的訂單往來，客戶企業需要有自己的內部建立采購訂單的流程，并且采購訂單規范化，如應用ERP系統生成的在一定格式下的采購訂單。供應商企業有著一定量的客戶企業數量，并且想追求提高生產率、提升銷售效率以及改善客戶服務質量，追求高效，高質量的為客戶處理訂單，從而能更快速的到達下一供應鏈環節。

2.業務背景

電子商務訂單掃描方案比較適用于需要經常下訂單、經常采購的客戶企業；從供應商企業來講，提供的產品是標準件，不用定制，較適應于業務量大，客戶廣的供應商企業。

3.技術背景

電子商務訂單掃描方案比較適應于有這ERP系統的供應商企業，在ERP系統內通過特定的模塊進行建立銷售訂單的操作。供應商企業有著專門的IT支持團隊，解決系統操作問題，提供ERP系統的支持與維護。對于客戶企業，電子商務訂單掃描方案適應于有著固定模板的采購訂單，可以是由ERP系統生成，或者人工手動生成可直接掃描的文件形式，如PDF，TIFF等。

三、電子商務掃描方案的優勢

1.可迅速投入使用

一般來講，供應商企業如果有意向使用電子商務掃描方案，在有著技術必備要求的前提下，建立這一解決方案需要2-3個月的時間即可投入使用。

2.7*24小時為客戶服務

電子商務訂單掃描方案投入使用后，意味著客戶企業可以隨時將訂單發送至供應商企業，通過電子商務訂單掃描方案，即時的將客戶企業的采購訂單轉變為供應商企業所識別的銷售訂單，并自動傳遞至下一環節進行訂單的處理和操作。

3.增加利潤，增加人工價值，提升訂單處理效率

供應商企業需要人工進行訂單錄入，處理等過程；在實施了電子商務訂單掃描的解決方案后，可以減少人工輸入訂單的時間，而這部分時間可以為客戶提供更好的服務，如跟進訂單，保證產品及時、準確的送達至客戶，處理客戶疑問，維護客戶關系等。使得在有效的時間內，做更多增加價值的工作，潛在的增加了產品的利潤。

4.量化的使用費用

使用電子商務訂單掃描方案可以根據由采購訂單轉化為銷售訂單的訂單量而由供應商企業支付相應的費用；與人工成本及花費時間來看，使用電子商務訂單掃描方案有著相當大的成本優勢。

5.不需要對客戶現有的流程進行改變

有的電子商務解決方案，需要IT的介入，通過IT手段將客戶企業與供應商企業進行流程連接，達到下單的目的；還有的電子商務解決方案，鼓勵客戶企業在供應商企業提供的電商平臺上進行下單；而電子商務訂單掃描方案則不需要對客戶企業已有的下單方式作出改變，保持客戶已有的郵件發送訂單或傳真發送采購訂單的方式，并享受更快的訂單處理過程，更短的發貨時間。

四、如何開展

在確定應用電子商務掃描方案之前，供應商企業需要對客戶的采購形式、業務量進行分析，了解是否投入能獲得相應的預期；此外，需要確定應用解決方案是否符合企業希望提升效率的目標。通過供應商企業與電子商務訂單掃描方案的提供商的接洽，了解雙方的分工；在技術層面，供應商企業也需要有基本的IT系統架構，在項目進展過程中，供應商企業提供必要的支持，將ERP系統的接入平臺與電子商務訂單掃描方案進行對接。在整個進展過程中解決方案提供商主導著方案的建立到投入使用的過程。在電子商務訂單掃描方案投入使用后，由供應商企業與客戶企業進行溝通，告知供應商企業內部訂單處理流程的優化，為客戶帶來更好的服務體驗。

總之，在日益追求效率、電子商務高速發展的今天，我們不僅需要注重電商中支付、物流環節的優化，還應考慮到在處理訂單環節，如何優化這一流程、滿足客戶的需。選擇電子商務訂單掃描方案前，需要對企業本身、客戶及供應鏈流程有著深入的了解，才能有效的利用這一方案帶來的便利，更好的為供應商企業、客戶企業服務。