檔案管理現代化的發展

祝曉青

摘 要：在社會信息化的背景下，檔案管理工作必將趨向于現代化的方向發展。檔案管理現代化發展革新了傳統檔案管理的思想、方位以及方式，有效提升了檔案管理工作的實效性。另外，過程性是檔案管理現代化的主要特征，只有對現代化檔案管理的多方面內容加以不斷強化，才能保障檔案管理現代化的穩定、長足發展。

關鍵詞：檔案管理；現代化；發展

隨著信息技術的不斷進步與發展，檔案管理已經基本實現了現代化的管理過程，主要體現在檔案管理技術、檔案資源以及管理手段的信息化與現代化，同時，從檔案內部管理角度出發，檔案管理也實現了進一步的創新與發展。為此，筆者深入的總結了促進檔案管理現代化發展的主要路徑，希望能夠為人們提供有效、精準的檔案管理服務做出一定的貢獻。

一、檔案管理現代化發展的必然性

在信息技術飛速發展的今天，人們信息化交流也隨之得到了快速的發展。在這種背景下，現代檔案具備了形式性的新特點，該特點決定了檔案管理現代化發展的勢在必行。隨著學術門類以及人們實踐活動的拓展以及增加，使得社會檔案門類呈現出了多樣性的特點，特別是一些社會性檔案以及生活性檔案，檔案基數以及種類的漲幅都很大，這就在一定程度上豐富了信息化的檔案。為此，檔案管理需要有現代化的管理手段和技術為其提供強有力的支撐。

隨著科技的不斷技術，檔案記載形成發生了日新月異的變化，改變了傳統的紙張記載形式，利用磁性、光盤以及虛擬檔案館等多種記載載體取而代之。而在應用這些現代化的管理技術過程中，勢必需要相關管理設備以及技術人員的支持。另一方面，在轉換非紙張記載形式的知識性過程中，絕大多數載體記載的信息與數據一般都要轉換為紙張形式方能被使用，為此，企業一定要對檔案的知識性管理水平以及管理的技術科學轉化能力進行提升。目前，現代檔案記載形式仍然存在一系列問題，例如，光盤記載以及磁性記載的使用時間往往受到了限制，再加之信息相對不夠穩定等。為此改善這一現狀，在現代化檔案管理中，要科學的調整相應的管理方式和技術手段。由此可見，檔案管理現代化發展勢在必行。

二、推動檔案管理現代化發展的有效途徑

（一）對檔案管理基礎性建設加以不斷的完善

檔案管理單位要建立一個科學而又完善的決策機制。檔案管理的現代化具有一定的規模性以及系統性，為此在管理發展過程中，一定要依托于一個全面性、整體性的決策。該決策基于實際部門與行業的整體情況，使決策能夠滿足檔案管理的需求。另外，檔案管理單位的主要工作目標在于實現檔案管理的整體性效益，在各部門性與環節性責任的落實與責任的制定下，不僅能夠促進效益的優化，還能有效推動檔案管理的現代化發展。

相關部門要制定標準化的檔案管理制度，通過規范管理工作的技術、業務，使收集、檢索、傳遞以及存儲檔案信息的標準得以統一。與此同時，檔案管理單位可以遵循國家的《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等相關性規定，對檔案管理的標準進行合理而有效的落實。

（二）對檔案管理信息資源建設進行不斷的強化

檔案管理單位要進一步保障管理中信息資源的建設，具體途徑如下。其一，對信息化的收集進行不斷強化，使檔案信息資源數據庫的建設得到不斷完善，同時，企業要做好接收和采集館藏檔案的信息化、數據化電子文件工作，只有這樣才能夠對檔案基數與涉及范圍進行科學的拓展，并為提供基礎性的檔案資源服務加以科學的保障；其二，企業可以通過對現代化手段的利用，科學的整理和處理多種資源。例如，磁性記載、感光型記載、虛擬檔案館的資料以及數據通常是利用解碼和數字的形式進行檔案記載的，在分析這些載體形式記載的資料和數據時，要通過技術化的處理，將其轉化為紙張性質，繼而分析和整理處理后的檔案，使檔案得到科學的保管。同時，通過對網絡數字化技術的應用，完成整合、編輯信息的過程，使信息的實用性得到有效提升。其三，檔案部門要對歸檔工作水平進行不斷的強化，待檔案接收完畢，對文件處理部門提出相應的要求，最后根據要求，進行檔案歸檔工作。

（三）進一步提升檔案管理技術

企業要對檔案管理設備進行不斷的改進，并使管理技術得到提升，通過對檔案管理現代化硬軟件條件進行不斷的健全，以促進檔案管理的現代化發展。檔案工作的現代化有賴于基礎性的硬件設施保障，并保障使掃描儀、計算機、互聯網以及刻錄機等得到及時的配置，選擇最佳時間對其進行維護和查看，使檔案管理的硬件設備能夠保持正常的工作狀態。

另一方面，企業要對檔案管理操作系統、信息安全系統、數據管理系統的建設進行不斷的完善，并對感光技術以及微縮技術等現代化技術進行靈活的運用，在科學的研制軟件過程中，保障檔案管理現代化的設備以及技術，繼而實現檔案管理現代化發展的目的。

四、結語

綜上所述，檔案管理是作為我國企業和社會發展的基礎存在的，它是推動社會主義建設的關鍵。在信息化的時代背景下，檔案管理現代化發展是向信息化、技術性管理集信息、設備、資源以及人力為一體的系統化管理方向發展。在現代化的檔案管理發展過程中，檔案管理單位要以基礎性的現代化管理設備和技術作為載體，并提升檔案管理人員的綜合素質，從而使檔案管理走向現代化的可持續發展之路。

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