淺談企業檔案標準化及信息化管理

王蕾

摘 要：檔案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。可以說檔案工作是既有極其縱深的歷史，又有無限廣闊的發展空間，是一項充滿旺盛生命力的事業。

關鍵詞：淺談；企業檔案；標準化；信息化；管理

在企業管理工作中檔案是一項重要的基礎工作，最近幾年來我們通過認真做好文件材料的收集，提高檔案人員的業務素質，強化檔案工作的服務意識，整體提高了我們的檔案管理水平，做好了企業管理工作中這一重要的基礎工作，充分發揮出了檔案信息資源的內在價值。

處于市場經濟體制下的企業在資本所有制形態、技術形態與管理形態上發生深刻的變革，企業檔案工作在管理體制、管理模式、服務機制上也會隨之發生變化，我們應在企業檔案工作傳統經驗的基礎上，探討市場經濟體制下企業檔案工作的新路。

企業檔案管理包含兩方面的含義：一是宏觀管理，國家檔案行政管理部門對企業檔案工作宏觀管理。二是微觀管理，是企業自身內部的檔案工作的管理，這里說的是企業檔案工作的微觀管理。

企業檔案微觀管理形式應因企而定，不能千企一面，對不同規模、不同資本所有制形態、不同技術形態與管理形態的企業應區別對待，以能滿足企業自我需要為限，以法人為單位實行集中統一管理。

企業檔案微觀管理的核心是集中統一管理。例如大型企業集團是以資產為紐帶，以母子公司為主體，多法人的經濟聯合體，具有多層次的組織結構，在其內部可實行以法人為單位的多級集中統一管理方式。即總公司一級集中統一管理母公司及控股、參股企業有關資產運作的檔案，各子公司的檔案由法人單位獨自管理。各法人單位在職權范圍內對自有檔案實行集中統一管理，這有利于維護企業的權益。至于一般中小型企業，均應以法人為單位實行集中統一管理。

微觀企業檔案工作管理模式要與企業形態相適應、與企業需求相適應。一是檔案管理機構的設置應與企業規模形態相適應。大型企業集團，由于規模大、組織機構復雜，可實行以法人為基礎的多級管理。規模一般、結構簡單的中小型企業可實行單級管理。二是檔案管理形態應與企業技術形態相適應。當前企業檔案管理形態有實體管理、信息管理、知識化管理等形態，企業技術水平不同相應檔案管理形態也不相同。三是檔案管理的重點應與企業經營管理形態相適應。企業檔案中除文書、科技、人事等檔案外，以資本運作為主的企業應加強與資本經營相關檔案的收集，以生產經營為主的企業應加強經營、知識產權等檔案的收集。

為使企業檔案管理模式與企業需求相適應，企業的檔案管理工作要轉變觀念、與時俱進，檔案管理范圍應與企業長遠需求相適應。在市場經濟體制下，企業尤其是中小企業從經濟效益角度考慮，檔案人員大部分為兼職，流動性大，加之企業需要大量有關市場、產品、銷售等資料信息。使企業檔案工作陷入了兩難的境地，因此要實行集中統一管理的做法。

檔案管理觀念應與企業競爭需要相適應。企業檔案工作要為提高企業核心競爭力服務，應樹立“大檔案”觀，一方面要加強對產品成本、質量認證、環保認證、知識產權等檔案的收集，減少一般檔案的數量，另一方面要加強技術標準、市場等資料的收集，企業檔案工作要貼近實際，面向企業競爭的需要。

檔案管理手段要與企業信息化進程相適應。目前，企業檔案管理中手工管理、計算機輔助管理、網絡管理同時并存，要加快信息化管理的步伐，帶動工業化，但不能盲目。

做好檔案管理工作，其根本就是做好檔案的報務工作，這是檔案管理工作的出發點和落腳點。通過對檔案的查找和利用，可以清楚地看到企業歷史發展的足跡，看到各個時期取得的榮譽和成績，同時也可以發現不足，總結經驗，更好地工作，公司上市后，對檔案管理工作又多了一些新的體會，特別是最近開展的再融資工作，更覺出了檔案工作的重要性。從資料中不難看出，這其中凝聚了大家辛勤的汗水，它是歷任檔案管理人員勞動智慧和經驗的結晶，它就像一張醫院里拍攝的x光片一樣，通過它把人的整個臟腑看得清清楚楚，它利在千秋、功在千秋。

資料的健全，真實的再現企業發展過程，是對歷史經驗的總結。從現實出發，從企業的長遠利益出發，都要求各級管理人員，需站在一定的高度統一認識，我們的企業要把檔案管理工作的成果視為無形資產，這對企業生存與發展將具有深遠的意義。

從黨政機關到企事業單位，單純從檔案管理工作的角度來看，短期內，看不出檔案管理工作有多大的重要性，但是，隨著時間的推移，大到國家小到一個單位或是一個家庭，只要時間一長，如果沒有記錄的資料，那么，再重要的事情也不一定記得住，俗話說：好記性不如爛筆頭，講的就是這個道理。

檔案信息是檔案的有機組成部分，隨著信息傳播的加快，信息安全工作日益提上日程。主要體現在兩個方面：

一是電子信息。電子檔案是檔案工作信息化發展的必然趨勢，與紙質檔案相比，它具有易修改性、易刪除性、易復制性、易損壞性、電子檔案對保管和使用條件要求較高，確保電子檔案實體安全主要是避免人為破壞及條件損失。電子信息安全主要是確保電子檔案的長期有效性和完整性。由于電子檔案的讀取與相關元數據。背景信息等緊密相連，在保證電子檔案實體的各項防護措施符合相關保管要求的前提下，還要將電子檔案的元數據、背景信息等相關要件一起保存，曾經有一些單位由于沒有及時實現數據安全、有效、完整地遷移，也沒有保存產生這些電子檔案的元數據、背景信息的文件材料，導致當時形成的電子檔案到如今打不開，讀不了，這個教訓是深刻的。同時，網絡基礎環境下的電子信息安全還建立在計算機網絡安全基礎上的，因此要做好對系統外部非法用戶和不安全數據侵犯的防護。

二是開放檔案的信息安全。《政府信息公開條例》明確了依法公開政府信息是各級行政機關的一項重要職責和基本義務。隨著《政府信息公開條例》的廣泛實施，保存在機關檔案室和檔案館的檔案信息正在由內向型管理向開放型管理轉變，檔案開放的利用將呈現出更加多元化的發展趨勢，也對檔案利用的安全提出了更高的要求，如何準確把握檔案信息應向社會開放，哪里暫不宜開放是當務之急。

從事檔案工作多年來，最深刻的體會是開發利用檔案是工作的生命所在。開發利用檔案信息是檔案工作的根本上的，也是檔案工作中最具活力的一項重要工作。特別是社會主義市場經濟的今天，開發利用檔案更顯得十分必要。

圍繞經濟建設，努力擴好檔案信息的開發利用，做到以下幾點：

1.把主要精力轉到開發利用上，搞好檔案信息的開發利用，首要的是要解決觀念問題，從實際需要出發，而不是從本本出發，管理模式工、管理方法要為利用和解決發展服務。

2.適應解決發展需求，積極主動地提供服務。搞好信息開發利用工作，使之充滿生機活力。檔案材料一般都是“過去式”，表面上看帶有“滯后性”，但歷史的經驗值得借鑒，只要及時提供并科學加工，就會起到超前服務的作用。

3.加強市場、網絡建設，形成全方位服務體系。檔案作為一種信息資源，也必須要走向市場，實現信息共享。

4.實行現代化管理與開發，不斷提高服務水平。目前，地方檔案部門和有條件的職能部門應積極著手現代化的設備，應用多媒體技術，光盤、微縮、計算機網絡技術，改善檔案信息開發利用條件，更好地發展信息時代的檔案事業，為經濟建設服務。

5.培養高素質的檔案專業隊伍，增強全社會檔案意識。搞好檔案信息的開發利用，一靠檔案專業隊伍素質的提高，二靠全社會檔案意識的增強。在思想素質方面要解放思想轉變觀念，摒棄過去那種“重保管，輕利用”、“重整理，輕交流”的狹隘觀念，樹立全新的市場經濟意識。

總之，隨著企業形態和類型的多樣化，企業檔案管理形式將會呈現多元化、個性化的趨勢。為此，對企業檔案工作的管理觀念、方式要作相應的調整，在堅持原則的前提下，要對集中統一管理的形式與范圍作相應的變革。

參考文獻：

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