新形勢下高校辦公室工作存在的問題及對策研究

英樹志 程會敏

摘要：高校辦公室是高校的綜合辦事與服務機構，其工作效率和服務質量直接影響著學校教學、科研、學生和后勤等各項工作水平。本文系統地分析了高校辦公室工作的作用與職能、存在的問題，并提出了提高辦公室工作效率的對策建議。

關鍵詞：高校辦公室 工作效率 職能

高等教育高速蓬勃發展，競爭也愈發激烈，高校的方方面面的工作也應該與時俱進來適應這個新常態。而高校辦公室作為綜合辦事及服務部門，既有內外溝通傳遞信息的職能，也具有輔助學校領導決策的職能，它的工作效率的高低、服務質量的好壞直接關系著學校教學、科研等各項工作的服務質量水平，因此為高效發揮和挖掘學校辦公室的職能作用，切實加強高校辦公室改革建設已經不容忽視。

一、高校辦公室的重要作用與職能

一般來說，高校辦公室通常被賦予督察督辦、溝通協調和綜合服務這三方面的作用與職能。

督查督辦主要是指督促學校各個部門機構切實執行上級決策、有效協調合作、規范和維護日常辦公秩序，保持和保障學校領導及上級部門行政命令的暢通執行。主要工作內容包含對上級任務執行情況的督查督辦和對內部工作的督查督辦。辦公室工作人員首先要養成嚴謹務實、快速響應、果斷處理的工作作風，從而在處理突發和偶發性事件時，能夠快速判斷輕重緩急有序處理，避免辦事拖拉。其次是要抓好重要文件和會議精神的傳達響應、抓好領導批示和交辦事項的辦理。最后要建立健全督查督辦制度，以便從制度上保障督辦檢查和跟蹤反饋工作的高效高質量運行。并通過學習培訓等方式培訓工作人員的質量和效率意識，并實踐到工作生活的各個環節中。

溝通協調也是高校辦公室的主要職能。在各部門之間出現任務劃分不清溝通渠道不暢時，其協調作用更顯得尤為重要。要搞好協調工作既要操持原則也不能過于僵硬，在協調過程中要有規章制度的尺子從而避免隨意性，同時也要靈活應變具體問題具體分析適時調整慣有的處理辦法；在充分履行辦公室的職能義務的情況下不能超越職能權限；在充分了解事實把握住關鍵問題時要尋求解決問題的最有效方法。

一流的教學科研來源于一流的管理和一流的服務，從某種程度上講，管理就是服務，綜合服務是高校辦公室的重要職能。高校辦公室為學校所有師生員工做好服務是所有工作的出發點和落腳點，一方面要完成學校布置的各項任務，另一方面要為工作在教學一線的教科研人員做好服務和保障工作。辦公室工作人員在工作中要熱情待人，在為師生領導服務的時候要誠心、耐心、細心、虛心。

二、高校辦公室在管理和建設中存在的問題

很多高校的基本職能雖然大體一致，但也基本上都在進行著行之有效的改革完善，形成了各自特有的風格特點，各有卓越可取之處，但不可避免地也存在著一些共性問題，經過調研發現，大致呈現出以下特點。

1.工作人員職業專業化程度不高。辦公室的工作性質決定了這個崗位的工作人員，應該具備比較過硬的政治文化素質、熟練扎實的業務行事能力。但是事實上，辦公室人員多是從各個行業各個部門選拔錄用的，往往并不是這個專業的人才或者是經過崗前的專業培訓的，所以一般都缺乏行政管理及秘書專業等方面的知識，在一定程度上會影響著辦公室職能作用的高效高質量發揮。而且，很多高校一般都缺乏健全的辦公室管理制度、規范合理的行文辦事章程，甚至沒有行之有效的獎懲激勵制度，從而導致人員的工作潛能很難有效挖掘，整體的工作水平和個人的創新能力提升都比較緩慢。

2.工作任務繁雜制約學習提高。辦公室工作的范圍廣泛內容紛繁復雜，既要參與學校決策、檢查督辦，還要協調處理各種關系，既要傳達領導指示也要上報師生民情，不僅繁多瑣碎且要謹言慎行。事實上往往是，參謀助手的作用會被擴大以至出現大事小情都要辦公室牽頭、事大事小都讓辦公室負責的怪象，加之一些偶然性、突發性工作和任務也比較繁多，致命工作人員有心無力很難抽出時間進行專業技能、業務能力的學習和提高。

3.工作技術手段落后影響工作推動。創新是互聯網的靈魂和精神，互聯網已成為大眾創業、萬眾創新不可或缺的工具和平臺。隨著互聯網技術的助推，高校正步入一個全新全方位的網絡環境，國家啟動的“互聯網+”行動計劃，也將影響和推動互聯網與學校辦公室的深度融合。雖然高校辦公室一般都做了硬件升級擁有了較為現代化的辦公設備，但在工作思想和思維模式上也還停留在傳統的水平上，優勢的寶貴硬件資源也沒有得到充分的共享。因此，實現辦公手段的自動化和信息化成為提高管理水平的迫切要求。

三、提高高校辦公室工作效率的對策

1.打造素質過硬的專業化管理隊伍。加強辦公室隊伍的規模高效建設、提高辦公室工作人員的職業技能是適應高校有效運作的現實需要。從實際工作過程來看，高校辦公室涉及的業務知識范圍廣泛，所以說工作人員的知識既要有專業性又要有綜合性，既要有深度又有廣度。辦公室管理人員要以時不我待的精神增強培訓工作的緊迫感和危機感，站在更高的起點，向著更高的目標，深謀遠慮搞培訓、學術交流會議等等；可以定期舉辦一些業務經驗交流會，就工作中常常出現的一些問題相互討論，同時鼓勵辦公室管理人員從事專業學術研究，并經常和外界保持聯系，多參加一些學術交流活動。

2.大力推進辦公信息化平臺建設。辦公自動化系統的信息傳遞模式是全方位的、多層次的、網絡互連的，是提高學校整體運轉能力不可缺少的工具，能在全校范圍內建立統一的數據資源和標準。它基于工作流的概念，使工作人員能夠方便地共享各種工作流程和數據信息，高效地溝通協同工作；能夠實現迅速的信息采集和信息計算處理，簡化了中間管理環節和數據冗余的情況，而且能大大提高管理效率。辦公系統可對辦公室的一些工作做集中流程化處理。應用辦公自動化系統之后，任務的創建者或者發起人可以首先創建工作起點流程，相關的其他同事在平臺上即可跟進流程，流程是自動實時流轉的而且一般還可附帶桌面彈出窗口或者手機短信提醒功能，每個工作人員的修改痕跡都可以保留，更重要的是最為常見而又效率不高的簽字也可以被電子簽名所取代。工作中要注意探索新思路改進系統功能，所有的辦公自動化系統都是根據人的需求而設計的，是要根據變化的需求做實時的改進升級的，所以不斷發現系統的缺陷和不足并在系統改版中改進。另外手機功能越來越強大越來越普及，移動辦公已經成為可能并逐漸擴大規模，高校辦公系統也可以同步開發手機APP版本，以便教師在校內校外甚至國內國外都可以參與、處理學校的事務。

綜上所述，高校辦公室的工作效率和工作質量是衡量一所高校綜合管理能力和現代化水平的重要標準，只要從人員職業技能提升、實時跟進辦公系統的現代化建設、加強人與物的有機統一等方面加強改革和建設，那么便能逐步穩步提高服務水平、促進學校的健康高效和快速發展。

參考文獻

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