淺析如何做好企業檔案管理工作

張飏飏

摘 要：企業檔案管理對企業項目的運作、市場定位、營銷策略有著重要指導性作用。在當前的時代背景之下，檔案管理工作已經成為衡量企業競爭軟實力的重要指標，隨著時代的更迭、經濟的進步，石油產業亦如同雨后春筍般快速發展，為了與之相適應，企業應制定先進、系統、高效的檔案管理模式，促進企業健康、穩步、可持續發展。本文通過探究企業檔案管理現狀，闡述了其概念及實質，并制定了幾種切實可行的有效方案。

關鍵詞：新時期；企業；檔案管理；優化措施

一、簡介

隨著社會經濟的快速發展，我國的市場經濟體制不斷發生變化，企業也逐漸朝著多元化的方向發展，企業的檔案也越來越復雜和多樣，這就需要企業做好檔案管理工作。企業的檔案管理工作是衡量企業管理水平的重要標準，對企業的經濟發展與管理工作的開展有著積極的促進作用，因此，必須加強企業檔案管理工作，使其朝著規范化、科學化的方向發展。

二、我國企業檔案管理存在的問題

（一）管理者缺乏對檔案管理工作的重視度

管理者的學識、眼界以及素質，是構建企業文化的核心。而在很多企業當中，由于管理者只注重市場發展及利益方面，而忽略了檔案管理這一問題，促使很多檔案管理部門如同虛設，并未充分發揮其作用與功能。隨著時代的更迭、經濟的進步，市場競爭愈發激烈，在這樣的背景之下，加強對檔案管理工作的重視已經成為企業立足、發展的根本，企業管理者應給予其高度重視。

（二）缺乏完善、有效的檔案管理制度

在當今社會上，大部分企業均缺乏完善、有效的檔案保密制度、外借制度、保管制度、整理制度以及收集制度等。雖然有些企業管理者意識到了檔案管理的重要性，然而，由于投入力度不夠，在人員聘任、執行力以及制度的建立等方面仍然不盡人意；有些企業雖然建立了檔案管理制度，但是時常會發生缺乏借閱手續、檔案丟失、整理資料不及時等現象，還有一些資料與數據被人為涂改，對檔案的利用價值、有效性及真實性存在重要影響。

（三）缺乏信息化、現代化的檔案管理機制

隨著時代的更迭、經濟的進步，現代化科技手段亦得到了長足的發展，然而，由于缺乏靈活的數據傳遞系統，促使檔案管理部門形同虛設，其工作質量及效率始終難以提升。其中，缺乏先進的系統及技術支持；未能建立完善、規范化的管理系統是缺乏信息化、現代化管理機制的主要因素；除此之外，有些企業雖然建立了健全的管理系統，也給予檔案管理工作高度重視，卻由于未制定配套的管理政策，導致執行力不夠，從而降低了檔案管理工作的實際質量及效率。

（四）檔案管理人員的素質、學識良莠不齊，對管理工作存在重大影響

現階段，由于社會主義經濟市場的完善與發展，很多企業對內部的投產方式及經營模式進行了大范圍的變革，尤以油田企業為最，通過重組企業人資部門，聘任了很多剛剛畢業的大學生，然而，由于缺乏正確的認識，企業也并未著重培養，并未充分發揮出檔案管理工作的職能及作用，導致企業信息及數據的記錄、存儲與處理始終處于較低的水平。

三、企業檔案管理優化措施

針對檔案管理存在的問題，企業應在發展生產技術與生產規模的同時，加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，全面提升企業檔案管理工作水平。

（一）加強檔案管理人員素質建設與能力培訓

在過去，由于科技手段發展的不成熟，檔案管理工作極為繁瑣、復雜，僅憑人工的力量完成，加大了員工的工作量。隨著時代的發展、信息化的進步，企業引進了現代化辦公技術及先進的管理設備，加之員工的有效配合，不僅減少了以往反復的工作內容，亦提高了檔案管理的質量及效率。簡單來說，雖然如今已引進了現代化、智能化、信息化的檔案管理設備及體系，但是，仍然需要員工輔助管理，通過增強設備和員工的配合力度，來提高檔案管理工作的質量及水平。由此可見，檔案管理人員的學識、管理能力以及綜合素質極為重要。

企業應秉承“公正、公平”原則，系統、全面的評估檔案管理人員的專業學識、管理能力以及綜合素質，并將其歸類，通過開展培訓教育活動，來提升其管理能力及綜合素質，令其快速了解檔案管理實質及技術方式。聘請專業知識豐富、綜合素質高的檔案主管，對檔案管理工作進行全面、有效的安排與指導；除此之外，還需定期開展培訓活動，了解每一位成員的能力、學識水平及擅長的業務類型，充分挖掘員工的潛能，為其提供展示自身才華的舞臺。與此同時，還應增強員工的法律意識，拓寬其眼界及知識范圍，從根本上提升他們的工作素養、業務能力及文化水平。并通過實踐鍛煉、相互交流指導等途徑增強教育和培訓效果。

（二）建立信息化檔案管理體系

企業應從多個角度對自身的工作模式、運營特點及業務類型進行整合與分析，并在此基礎之上，對傳統的檔案收集、歸類、整理及處理模式進行專業性調整，促使其快速過渡于服務人性化、管理網絡化、存儲數字化、分類細致化、采集自動化這一方向，建立健全的、規范的檔案管理制度，提升其辦公智能化、自動化水平，實現檔案管理工作的系統化、電子化及網絡化。現階段，OA系統因其自身的優勢，而深受各大企業的青睞，能夠定期將系統內生成的信息及數據傳遞到檔案管理系統之內，并自動完整歸檔及整理工作，確保信息傳送精準、及時、高效。

在建立、完善及調整檔案管理系統的過程中，應按照企業檔案檢索目錄要求、文化特征、投產運營模式以及管理特點，參考其他企業或地區建立檢索目錄的成功檢驗，建立獨具企業特色的檔案檢索目錄，并以此來實現信息的永久保存、及時傳遞以及高效交流。

（三）創新工作思路，適應新形勢下檔案工作的新要求

企業檔案保管的目的是為了利用，而檔案管理又是一項復雜的系統工程，這就要求檔案管理人員要不斷更新思想觀念，解放思想，破除守舊的工作思想觀念，要及時換腦筋，破除自我封閉，因循守舊，安于現狀的舊觀念，樹立敢想"敢闖"積極主動大膽開拓工作精神。作為企業專職檔案管理人員，通過加強學習和日常工作的實踐總結，必須要有扎實的業務功底和較強的管理能力和服務意識，不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節，而且還應掌握各門類檔案的管理方法，夯實理論基礎；勤總結、勤改進，不斷創新，不斷為企業檔案工作注入新的活力和動力，堅持以利用為中心的業務指導思想，拓展企業檔案工作的新領域走向經濟建設的主戰場。就目前而言，創新可以說是提高企業競爭實力、合理配置資源不可缺少的重要因素，因此，企業管理者應給予其高度重視。傳統的檔案管理制度、模式及觀念，過于陳舊、單一，已無法充分滿足企業可持續發展的需要，所以，創新已經成為一種必然趨勢。可通過運用現代化、網絡化手段，分析當前已有的檔案內容，并對其進行歸類與綜合，及時在企業局域網發布與檔案相關的信息與公告，便于資源的共享，可從根本上提高企業對檔案的利用水平。

四、總結

總而言之，檔案管理可謂是企業管理不可缺少的一部分，亦是推動企業現代化、網絡化發展的重要力量。所以，企業檔案管理工作與企業管理同步發展，只有做到同步發展，才能有效的開發檔案信息資源，確保檔案資源能夠更好有效為企業的各項工作服務。

參考文獻：

[1]劉艷.淺談檔案管理工作標準化建設設[J].知識經濟，2012（19）.

[2]趙翠紅.在市場經濟中企業檔案管理的挑戰和出路[J].學理論，2009（30）：177-178.

[3]白淑琴.論信息技術在企業檔案管理中的作用[J].科技信息，2011（20）：487.