簡議高校設備儀器類固定資產檔案管理

方永梅

（福建工程學院 檔案館，福建 福州 350118）

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簡議高校設備儀器類固定資產檔案管理

方永梅

（福建工程學院 檔案館，福建 福州 350118）

摘 要：在國家的新興戰略發展形勢下地方高校抓住機遇，創新人才培養，實現積極轉型，建設立足地方的應用技術大學。培養適用生產一線的動手能力強的高層次技術技能人才成為當務之急。設備儀器類固定資產投入大大增加，重視并強化設備儀器類固定資產管理，維護其安全和完整，發揮其最大使用效益，確保高校的持續穩定、健康和協調發展是檔案管理部門一項重要任務。論文針對高校設備儀器類固定資產檔案管理的現狀，分析存在的問題，提出了加強資產檔案管理的對策措施。

關鍵詞：高校；資產檔案；管理

引 言

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020）》明確提出要“適應國家和區域經濟社會發展需要，建立動態調整機制，不斷優化高等教育結構。優化學科專業、類型、層次結構，促進多學科交叉和融合。重點擴大應用型、復合型、技能型人才培養規模”[1]。黨的十八屆三中全會提出要深化教育領域綜合改革，深化產教融合、校企合作，培養高素質勞動者和技能型人才。在國家的新興戰略下，包括福建工程學院在內的地方高校，抓住機遇主動創新人才培養，積極轉型，立足地方、創建應用技術大學，服務地方，培養適用生產一線的動手能力強的高層次技術技能人才成為當務之急。地方高校現有的技術技能培養體系和實驗實習實訓環節等成為優化轉型的重點。在這種發展機遇背景下，國家對設備儀器類固定資產投入大大增加，每年數以百萬計的科研教學儀器擔當著教學育人的重任，這些儀器在帶來科研與教學便利的同時，也產生出管理實用維護等實際問題。重視并強化設備儀器類固定資產管理，維護其安全和完整，發揮其最大使用效益，確保高校的持續穩定、健康和協調發展是資產檔案管理一項重要任務。

一 高校設備儀器類固定資產現狀分析

高校設備儀器類固定資產從一定程度上代表學校的辦學實力，決定學校的辦學水平，展現著科研水平。在新形勢下，對地方高校轉型而言，設備儀器類固定資產尤為重要，是評估的主要硬性指標之一，發揮著舉足輕重的作用，擔當著對學生實踐實驗實習以及創新創業動手能力培養的重擔。以福建工程學院設備儀器類固定資產為例，從資金來源上講，我校設備儀器類固定資產絕大多數來自各級政府教育部門的財政撥款，這里主要有國家、省市級的縱向經費，還有各種方式的學科與科研平臺以及工程實踐中心專項建設經費和中央財政支持地方高校基金；另一方面，我校設備儀器類固定資產也有校企合作的橫向經費，以及比重越來越多的企業捐贈和校友捐贈等來源。可以說，資金來源多樣，經費管理復雜。從采購流程上講，設備儀器類固定資產的立項采購申報主要在使用儀器的相關院系以及教研室，相應的論證設備儀器類固定資產審批權在教務處以及上級相關部門，而相關的固定資產招標采購在資產管理部門以及招標機構，相應的固定資產采購計劃編制與制度管理卻在資產管理部門，說明采購管理主體不統一。從固定資產使用保管情況來講具體賬目在相關院系以及教研室，具體實物保存在院系實驗中心，甚至個別儀器設備在于教師個人手中，而相關的固定資產調配和日常監督在資產管理部門，表明固定資產的管理和使用是分離的。從固定資產的使用范圍上講，絕大部分在學校范圍內，小部分在校外使用，這造成管理具有一定的難度，無法及時有效的反饋儀器設備的保養維護情況。從儀器類固定資產檔案管理來講，相關檔案建立由資產管理部門和具體申報二級院系相關單位在固定資產投資項目自提出、立項、設計、施工、竣工以及配套工藝設備儀器申購、研制、安裝、調試和經費使用等建設過程中不同環節綜合收集的具有保存價值的文件、圖樣、聲像資料等保留形成，由資產管理部分負責歸檔，最終形成高校設備儀器類固定資產檔案移交到檔案管理部門。這些情況最終表現出固定資產類儀器設備分散保管，封閉使用，利用率低，個別大型精密儀器甚至于出現一年只有個別教師使用幾次的現象，維護保養缺乏，這種缺乏開發性和協同性的固定資產現狀造成了教育經費的浪費，無法實現儀器設備的經濟效益和社會效益。

二 高校設備儀器類固定資產檔案管理存在的問題

高校設備儀器類固定資產檔案管理從功能上講，一方面為全校資源共享和設備利用提供詳盡的依據，充分挖掘現有儀器設備的潛能，讓儀器設備在校內各單位部門之間合理高效的流動，提高設備利用率，減少重復購置造成的資金的浪費；另一方面為全校各單位及實驗室提供必要的基礎數據、市場信息查詢，協助其編制教學、科研和行政設備年度購置計劃，同時也為防范國有資產流失建立一道防火墻。高校設備儀器類固定資產檔案管理為學校的健康穩定快速的發展發揮著舉足輕重的作用，但目前高校設備儀器類固定資產檔案管理還遠遠未適應高校的轉型和高速發展[2][3]，主要表現在以下幾個方面：

（一）設備儀器類固定資產檔案行政管理與管理主體的矛盾

從行政管理角度來說，高校的設備儀器類固定資產檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，《檔案法》、《行政事業單位國有資產管理辦法》賦予檔案管理部門對設備儀器類固定資產行政管理的權限。但目前實際情況卻是高校檔案管理部門絕大多數掛靠在校辦或者黨辦，即使單獨成館，寥寥數人的編制與數以萬計的固定資產難以協調適應。這樣造成檔案管理部門以及檔案管理人員處于被動的從屬地位，無法充分發揮檔案管理的作用。

（二）設備儀器類固定資產多元管理與檔案綜合管理的矛盾

從設備儀器類固定資產的申報、采購、管理、使用各個環節上來看，設備儀器類固定資產屬于多部門管理。雖然從管理的角度看這有利于權力的制衡與相互監督，但從檔案管理的角度講，部分校內部門多偏重于設備儀器類固定資產的采購和使用，對資產檔案不了解甚至不重視，個別認為多此一舉，在實際工作中不注重固定資產購置原始資料的收集，在使用的過程中也未能注意維護記錄、檢測報告等資料的收集整理，更談不上及時歸檔，那么在這種多元管理體制下，各個環節中這些固定資產檔案凌亂不堪、缺失就不難理解了。從溯源的歷程上來看，看起來似乎各個部門都有責任，實際上各個部門都沒有責任，這樣就給檔案管理部門的綜合管理帶來負擔，甚至于無法完成基本的資產檔案信息，嚴重制約資產檔案管理工作正常有序的開展。

（三）設備儀器類固定資產信息管理與信息共享的矛盾

隨著國內外先進科技水平的高速發展，高校內新興學科、交叉學科蘊含著巨大的生命活力，獲得更多更大的經費支持。相應的數量巨大的實驗和科研儀器設備提上了采購日程。由于院系及相應的教研室或者課題組申購儀器多立足于本單位的實際需求，對校內其他單位已有或者正在采購的儀器設備無暇顧及；同時對于本部門的儀器設備維護記錄、檢測報告等資料的不能及時歸檔，致使檔案管理部門無法對設備儀器類固定資產信息及時管理更新，進而造成全校資源信息無法共享，致使現有的設備利用率不高，甚至于不同院系重復購置同種設備的現象，實際上浪費了寶貴的教育經費。另一方面，由于檔案管理部門和資產管理部門人員的專業技能的限制以及人員的限制，無法對高精密儀器設備進行完整的檔案信息收集，甚至于出現大量的設備儀器信息缺失、變形或掩藏，這在一定程度上也加劇了信息無法真正的實現共享的現象。為了提高資產檔案管理水平，我們必須制定嚴格有效的設備儀器類固定資產檔案管理措施與對策。

三 高校設備儀器類固定資產檔案管理措施與對策

（一）政策保障

高校設備儀器類固定資產檔案管理要做好，必須給予檔案管理部門依法行政管理的權利，尤其是對設備儀器類固定資產檔案管理真實情況的監督與實際運行情況的考核，使其成為固定資產檔案相關的院系及有關部門領導的責任績效考核的內容之一。使校內各單位領導增強檔案意識，對做好檔案工作有更全面深刻，提高依法管理的自覺性，使資產檔案工作掛在墻上，念在口中，落在實際中。

（二）組織系統保障

由于高校設備儀器類固定資產檔案管理主要由檔案管理部門和資產管理部門負責，設備儀器類固定資產的申報、保管、使用在二級的院系，所以明確組織系統關系是做好設備儀器類固定資產檔案管理的基礎。設備儀器類固定資產檔案管理的內容涉及到申報、采購、管理、使用等各個環節，有長達幾十年的時間跨度，面對工作量大、專業性強，必須建立權責明確運行良好的組織系統保障。從工作職責上來講，檔案管理部門主要負責組織相關人員培訓、組織協調相關部門，指導資產檔案歸檔的職責；在檔案管理部門的指導下，資產管理部門則主要負責資產檔案資料在各個時期的篩選收集、匯總整理、建立檔案文件以及相關檔案資料的開發利用的職責；相關的二級院系則主要負責檔案資料的收集和上報工作。

（三）人員保障

數以萬計的固定資產檔案單靠檔案管理部門有限的人員無法保質保量地完成。高校應建立由檔案管理部門這一點，貫穿資產管理部門形成直線，覆蓋各個二級學院的人員面。具體的講，檔案管理部門應有專人負責資產檔案的組織、協調、指導工作，在各個二級單位設有兼職檔案員，接受檔案管理部門舉辦的專業檔案指導培訓。資產管理部門在檔案管理部門的指導下應有專人負責資產檔案資料的收集、篩選、整理和開發利用;各二級單位的資產管理員應在兼職檔案員的指導協助下完成本部門的資產檔案收集與上報等管理工作。這些工作內容要歸納到相關人員與崗位的工作職責內，列入績效考核內容中。這就從源頭上解決了檔案人員缺乏且專業知識不足的頑疾。

（四）建立設備儀器信息管理與共享的開放信息平臺

由于設備儀器類固定資產檔案管理的內容十分龐雜，量大而人員不足，同時設備儀器類固定資產管理專業性十分強，為克服檔案管理部門和資產管理人員的專業技能的限制，減少資產檔案信息大的缺失，應建立設備儀器信息管理與信息共享的開放信息平臺。該平臺為一數據庫，它的上層管理者為檔案管理部門與資產管理部門，二級單兼職檔案員為初級管理者。資產管理部門、二級單位的資產管理員定時記錄各個環節中各種設備的實際情況，實行設備儀器類固定資產信息定時的更新。二級單兼職檔案員將這些更新信息篩選收集歸檔，資產管理部門定期歸檔上交檔案管理部門。該平臺為校內全體教職工開放，使其可隨時了解現有或擬采購中的儀器設備的性能等情況，讓設備信息在校內開放共享，便于教師了解本單位及兄弟單位的固定資產信息：臺套數，性能參數，存放地點，完好程度，使用時間等，為儀器設備在各單位間合理高效流動，提高設備利用率，減少重復購置提供依據。另外在各個院系采購相應的儀器設備時，必須先經過該系統的查重，并有檔案管理部門簽字蓋章，方可進入下一采購流程。

結 論

設備儀器類固定資產檔案管理為高校的發展發揮著重要的作用。高校應加強政策保障、組織系統保障、人員保障、建立設備儀器信息管理與信息共享的開放信息平臺，使設備儀器類固定資產檔案管理發揮其最大使用效益。

參考文獻：

[1]國家中長期教育改革和發展規劃綱要(2010-2020)[Z]. 2010-03-01.

[2]魏平峰.高校資產管理概論[M].成都:四川大學出版社, 2011.

[3]劉春霞.高校資產檔案收集工作探析[J].濟南職業學院學報,2014,(1):122-123.

（責任編校：張京華）

中圖分類號：F206

文獻標識碼：A

文章編號：1673-2219（2016）07-0111-03

收稿日期：2016－03－10

作者簡介：方永梅（1973－），女，河南洛陽人，福建工程學院館員，研究方向為檔案數字化管理。