如何破解中學(xué)檔案管理工作的困境

胡 靜（湖南省桃源縣第一中學(xué)）

如何破解中學(xué)檔案管理工作的困境

胡 靜
（湖南省桃源縣第一中學(xué)）

在學(xué)校的各項管理工作中，檔案管理是十分重要的管理工作之一，它也是衡量一個學(xué)校管理水平的重要指標(biāo)，因此，檔案管理工作也必須受到學(xué)校的重視，找出目前管理工作中存在的問題，然后加以分析研究，最終制定出科學(xué)合理的措施來改善這項工作，促進(jìn)學(xué)校的管理工作更進(jìn)一步。

檔案管理；問題；對策

檔案管理指的是對一項事物或者一個事件的發(fā)展變化總結(jié)歸納然后保存，以便后來對事物分析、對事件回顧。實際上檔案管理就是對過去的歷史的記錄，對于企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)，甚至一個國家都有十分重要的意義，所以整個中學(xué)的發(fā)展以及各個學(xué)校的未來規(guī)劃都與檔案管理工作密不可分，然而如何發(fā)揮中學(xué)檔案管理工作的實際作用，需要我們不斷地研究探討。

一、分析當(dāng)前中學(xué)檔案管理的弊端

1.檔案管理工作落后

隨著我國科學(xué)技術(shù)的日益提高，推動了社會生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。各個行業(yè)開始向信息化發(fā)展，多媒體信息技術(shù)也被引入很多學(xué)校的課堂教學(xué)中，但是卻很少看到信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，使檔案管理工作落后于時代的發(fā)展。一些學(xué)校的檔案室自建校以來就沒有更新過，條件簡陋，場館破敗，各種現(xiàn)代化的硬件設(shè)施也都相當(dāng)缺乏，這嚴(yán)重影響了檔案管理工作，這種環(huán)境下，要想真正地實現(xiàn)信息化還需要很長的一段時間。

2.實物檔案資料嚴(yán)重缺失

大多數(shù)人對于檔案管理工作的理解是對一些文字資料的歸檔管理，事實上這是一種很片面的認(rèn)識，檔案中還包括一些實物，這些實物資料也需要管理，實物的意義甚至遠(yuǎn)大于文字的描述。目前很多學(xué)校在編寫校史紀(jì)念冊或者建設(shè)校史陳列室時經(jīng)常遇到一個問題，那就是學(xué)校檔案中的文字資料能夠滿足要求，但是實物資料、歷史照片等遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求，有些學(xué)校連最能凸顯學(xué)校歷史的錦旗或者獎杯都嚴(yán)重缺失，這也看出了實物檔案缺失的嚴(yán)重程度，并且這些實物資料的缺失是無法通過簡單的方式彌補(bǔ)的，所以應(yīng)該加強(qiáng)對實物檔案的管理工作。

3.檔案編研工作重文書輕教學(xué)

檔案編研工作存在重文書輕教學(xué)的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象導(dǎo)致了編研材料的檔次較低，一次性成果很多，但是適合社會發(fā)展和形勢變化的深層次的成果很少。在檔案的編研工作中，我們應(yīng)該清楚地認(rèn)識到編研是一項較高層次的信息開發(fā)工作，如果這項工作被很好地開展、被深層次地挖掘，會更好地服務(wù)于社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，并且為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層提供準(zhǔn)確的決策依據(jù)。然而在實際工作中，由于檔案編研工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，使編研工作受到阻礙，使“重文書，輕教學(xué)”的現(xiàn)象更加普遍，一些與教學(xué)策略息息相關(guān)的信息沒有得到及時的開發(fā)，使檔案編研工作面臨很大的挑戰(zhàn)。

二、改善當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作的策略

1.制定規(guī)章制度，以法管檔

中學(xué)檔案管理工作要以檔案管理的規(guī)章制度為重要的保障，這也是檔案法律法規(guī)落實到具體的中學(xué)檔案管理工作的關(guān)鍵。學(xué)校應(yīng)該把《檔案法》《中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》等相關(guān)規(guī)定與學(xué)校的實際情況結(jié)合起來，制定出詳細(xì)的、切實可行的管理規(guī)章制度，然后由各級檔案管理人員將該規(guī)章制度運(yùn)用到實際的工作中。在制定管理規(guī)章制度時，一定要把切合實際的獎懲機(jī)制添加進(jìn)去，使檔案管理工作的質(zhì)量與檔案管理工作人員的職位升遷、獎金發(fā)扣、工資調(diào)整等聯(lián)系起來，以此來調(diào)動檔案管理人員工作的積極性和主動性。另外還要對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的法律意識，實現(xiàn)用法律來指導(dǎo)檔案工作的目的，從而使整個檔案管理工作的風(fēng)氣得到改善。

2.檔案資料與校園文化建設(shè)相結(jié)合

中學(xué)檔案應(yīng)該具有校園文化特色，使檔案管理工作與校園文化建設(shè)緊密聯(lián)系。作為學(xué)校的形象以及歷史建設(shè)成果的載體，中學(xué)檔案應(yīng)該把校園文化建設(shè)的需求作為自己的關(guān)注點(diǎn)，在檔案中重點(diǎn)展現(xiàn)中學(xué)的文化風(fēng)貌。

3.提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的管理理念和管理模式的落后，是中學(xué)檔案管理工作停滯不前的原因之一，所以中學(xué)檔案管理的工作人員，要努力培養(yǎng)自己的創(chuàng)新意識，采取多種渠道擴(kuò)大資料來源，加大對檔案資源的編研力度，提高自己的服務(wù)精神，改善工作方式。另外還要通過引進(jìn)專業(yè)人才、增加培訓(xùn)機(jī)會等方式來提高檔案管理人才的職業(yè)素質(zhì)，使中學(xué)檔案管理工作更加專業(yè)。例如，可以為檔案管理人員提供網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，使其掌握電子檔案的使用技巧，學(xué)會電子存儲、分類、檢索、保護(hù)和利用這些電子檔案，保證檔案的安全性和可靠性。

總之，中學(xué)的發(fā)展離不開檔案管理工作的支持。雖然，目前我國中學(xué)的檔案管理工作取得了一定的成績，但在管理的硬件和軟件上也存在一定的不足，需要通過完善規(guī)章制度、加大資金投入、擴(kuò)充檔案內(nèi)容、提升工作人員職業(yè)技能等來解決這些問題，使中學(xué)檔案管理工作發(fā)揮自己的實際作用，更好地服務(wù)于社會、服務(wù)于學(xué)校。

李小葉.對中學(xué)檔案管理工作的思考［J］.信息系統(tǒng)工程，2014 （1）：120-122.

·編輯 溫雪蓮