如何強(qiáng)化當(dāng)前藥品監(jiān)管檔案管理工作

蘇 霞

（周口市食品藥品評(píng)價(jià)中心 河南 周口 466000）

如何強(qiáng)化當(dāng)前藥品監(jiān)管檔案管理工作

蘇 霞

（周口市食品藥品評(píng)價(jià)中心 河南 周口 466000）

近些年來，隨著人們對(duì)藥品安全的不斷重視，對(duì)食品藥品的監(jiān)管工作也逐漸被提上日程。其中，藥品監(jiān)管檔案管理工作是最基礎(chǔ)也是最重要的工作。強(qiáng)化當(dāng)前藥品監(jiān)管檔案管理工作，有利于藥品監(jiān)管工作的順利展開，有利于實(shí)現(xiàn)藥品監(jiān)管事業(yè)的健康發(fā)展。本文重點(diǎn)分析藥品監(jiān)管檔案管理的重要性及其存在的問題，并就如何強(qiáng)化其檔案管理工作提出相關(guān)解決對(duì)策。

藥品監(jiān)管；藥品安全；檔案管理；

隨著藥品問題的不斷出現(xiàn)，人們對(duì)藥品安全的呼聲也越來越高，藥品監(jiān)管工作逐漸被政府?dāng)[在了突出位置。加強(qiáng)藥品監(jiān)管檔案管理工作雖說是最基礎(chǔ)的工作，但是只有保證檔案管理工作的高效，才能促進(jìn)藥品監(jiān)督管理工作的順利開展，確保市民用藥的安全性。因此，必須高度重視檔案管理工作，并認(rèn)真做好。

1.藥品監(jiān)管檔案管理工作的內(nèi)容和意義

多年的藥品監(jiān)督管理產(chǎn)生的大量檔案，包括藥品標(biāo)準(zhǔn)、各種檢測(cè)報(bào)告、原始數(shù)據(jù)、產(chǎn)品批文等等，內(nèi)容比較繁雜，專業(yè)性較強(qiáng)，這些檔案一般具有嚴(yán)格的保密性，是一項(xiàng)嚴(yán)肅而又特別的工作，因此不同于其他唐安管理工作。

藥品監(jiān)管檔案管理工作立足于保證人民安全用藥的工作目標(biāo)，其承載著保證藥品安全，造福人民的重要責(zé)任使命。例如不少因?yàn)榉貌缓细袼幤范鸬牟涣挤磻?yīng)或者中毒事件的發(fā)生，包括最近的假疫苗事件，都是對(duì)藥品安全監(jiān)管不力造成的后果。著對(duì)人民的生命安全造成了嚴(yán)重的威脅，也時(shí)刻提醒著藥品安全監(jiān)管部門，必須充分重視，從檔案管理著手，切實(shí)做好藥品安全監(jiān)管工作。

2.當(dāng)前藥品監(jiān)管檔案管理工作存在的問題

2.1 沒有引起足夠重視

在目前的藥品安全檔案管理工作中，存在著重業(yè)務(wù)、輕管理的現(xiàn)象，表現(xiàn)在監(jiān)管相關(guān)工作一旦確定便可以交差完成，對(duì)檔案的留存不關(guān)心也不重視，導(dǎo)致檔案管理工作效率低。造成一些檔案隨意擺放，因沒有及時(shí)入庫而無法正常管理歸類，造成了檔案庫的利用率較低，也不利于日后的檢索查證。

2.2 信息管理滯后

隨著信息時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)極大地方便了人們的生活，也給藥品監(jiān)管檔案管理工作提供了眾多機(jī)遇和挑戰(zhàn)。加快藥品監(jiān)管檔案的信息化建設(shè)，做到電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步性和一致性，成為新時(shí)期檔案管理工作的重點(diǎn)。同時(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行電子掃描和入網(wǎng)也為廣大人民群眾提供了方便，使人們可以自行登錄相關(guān)網(wǎng)站查詢信息，方便快捷。因此，實(shí)現(xiàn)藥品監(jiān)管檔案管理工作的信息化，成為新時(shí)期的重要任務(wù)。

2.3 管理人員素質(zhì)不齊

由于檔案管理工作本身的服務(wù)性，加之一些單位的不重視，視其為一種大眾工作，對(duì)人員的素質(zhì)和專業(yè)性也要求相對(duì)較低，造成了許多藥品監(jiān)管檔案管理人員的素質(zhì)低下，業(yè)務(wù)不熟練，專業(yè)性不強(qiáng)，工作效率低下。也有些單位的檔案管理多為行政辦公室負(fù)責(zé)，且專職人員較少，多為兼職人員，經(jīng)驗(yàn)不足，觀念性不強(qiáng)，導(dǎo)致工作不到位等等，這些都在一定程度上造成了藥品監(jiān)管檔案管理工作的混亂和不協(xié)調(diào)，為藥品監(jiān)管其他工作的順利展開造成了不良影響。

2.4 檔案管理不規(guī)范

進(jìn)行藥品監(jiān)管檔案管理工作是為了以后方便相關(guān)企業(yè)及人員進(jìn)行查證和適時(shí)檢索。尤其是多一些年代相對(duì)久遠(yuǎn)的檔案查證，需要專門進(jìn)行保管和收藏。但是，現(xiàn)在許多的藥品監(jiān)管檔案多與其他業(yè)務(wù)檔案混為一談，摻雜在一起，致使管理不夠規(guī)范，查找更是難如登天，這也使得廣大民眾對(duì)此項(xiàng)工作不甚滿意。

3.如何強(qiáng)化當(dāng)前藥品監(jiān)管管理工作

針對(duì)以上出現(xiàn)的種種問題，相關(guān)工作人員必須予以重視，確保藥品監(jiān)管管理工作的有序進(jìn)行和規(guī)范管理，推動(dòng)藥品監(jiān)管工作的順利展開。強(qiáng)化當(dāng)前的藥品監(jiān)管檔案管理工作，可以從以下幾個(gè)方面入手：

3.1 制定規(guī)范的檔案管理制度

檔案管理工作在相關(guān)檔案的收集、歸類整理、檔案保密、以及查詢檢索、銷毀等都需要有一定的管理制度來約束。為此，要強(qiáng)化檔案管理工作，首先相關(guān)部門要制定相對(duì)規(guī)范化的管理制度，以確保檔案管理工作的規(guī)范進(jìn)行。在制定好制度后，可以以書面形式發(fā)放到各部門進(jìn)行傳閱。要求每一個(gè)員工都形成檔案有序、高效管理的良好習(xí)慣，把檔案管理制度落到實(shí)處。

3.2 改善檔案管理工作環(huán)境

社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求藥品監(jiān)管檔案管理工作跟上時(shí)代的步伐，采用信息化的辦公方式，如辦公軟件、建立檔案電子庫等，以提高工作效率，方便人民。改善檔案管理的工作環(huán)境首先需要加大對(duì)辦公設(shè)備的資金投入，建立監(jiān)控設(shè)備等，使檔案得到更好的保存，也能有效防止他人的隨意進(jìn)出，保護(hù)檔案的保密性和完善性。改善檔案管理的辦公環(huán)境，還需要通過有效調(diào)節(jié)室內(nèi)溫度和濕度來保證不會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案資料造成損害，如可以配備滅火器等。另外，在閱讀區(qū)域也可以引進(jìn)一些高端設(shè)備如照相機(jī)、掃描儀、電子查詢系統(tǒng)等，從硬件和軟件兩個(gè)角度提高檔案管理的條件，改善其工作環(huán)境，提升檔案管理的工作質(zhì)量。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

藥品監(jiān)管檔案管理工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平存在較大差異，針對(duì)這種情況，要著重提高檔案管理辦公室的軟實(shí)力，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)。首先，可以向社會(huì)公開招聘引進(jìn)專業(yè)對(duì)口的人才，壯大檔案管理隊(duì)伍。其次要拓寬人才培養(yǎng)方式，重點(diǎn)培養(yǎng)檔案事業(yè)發(fā)展的專業(yè)人才，如在單位內(nèi)部挑選有發(fā)展?jié)摿Φ娜藛T進(jìn)行深造，培養(yǎng)他們成為優(yōu)秀的檔案管理人員。同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)和教育，提升其業(yè)務(wù)水平和專業(yè)知識(shí)，使其更好地為檔案管理服務(wù)。當(dāng)然，也要時(shí)刻培養(yǎng)他們的相關(guān)意識(shí)，使其真正認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)藥品監(jiān)管工作的重要性，增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)責(zé)任感。

另外，也可以通過在工作中滲透相關(guān)藥品法培訓(xùn)、加強(qiáng)信息化建設(shè)、全面實(shí)施網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控等方式，達(dá)到強(qiáng)化藥品監(jiān)管檔案管理工作的目的。

4.結(jié)束語

總之，藥品監(jiān)管的檔案管理工作基礎(chǔ)性較強(qiáng)，但它是做好藥品監(jiān)管工作的重要保證。針對(duì)目前檔案管理工作出現(xiàn)的問題，需要檔案管理人員引起高度重視，強(qiáng)化藥品監(jiān)管檔案管理工作，提高檔案管理的有效性，以確保藥品監(jiān)管順利進(jìn)行，為民眾提供更方便快捷的服務(wù)。

[1]江玲玲. 強(qiáng)化藥監(jiān)檔案長效管理機(jī)制[J]. Archives and Construction, 2008(12):47-48.

[2]孫玉娥, 王作梅. 強(qiáng)化檔案管理 推進(jìn)醫(yī)院管理評(píng)審工作取得實(shí)效[C]// 全國醫(yī)院情報(bào)圖書管理專業(yè)委員會(huì)成立大會(huì)暨首屆情報(bào)圖書管理學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集. 2007.

[3]南通市海安食品藥品監(jiān)管局. 加強(qiáng)檔案管理 促進(jìn)食品藥品監(jiān)管事業(yè)發(fā)展[J]. 檔案與建設(shè), 2008(12).

[4}孫紅兵. 當(dāng)前食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程項(xiàng)目檔案資料的歸檔問題[J]. 中國食品藥品監(jiān)管, 2009(12):68-69.

How to strengthen the current drug regulatory file management

SU Xia. Zhoukou Food and Drug Evaluation Center, Henan Province, Zhoukou 466000, China

In recent years, with the constant focus on drug safety people, the food and drug supervision work has been on the agenda. Among them, the drug regulatory file management is the most basic and most important work. To strengthen the current drug regulatory file management, which is beneficial to drug regulatory work smoothly, is helpful to realize the healthy development of the drug regulatory. This paper analyses the importance of the drug regulatory file management and its existing problems, and puts forward corresponding countermeasures on how to strengthen the file management.

Drug regulatory; Drug safety; File management

G271

A

1009-5624-（2016）03-0037-03