淺談如何提高辦公室檔案管理的工作效率

程然

(河北省承德市灤平縣人力資源和社會保障局，河北 灤平 068250)

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淺談如何提高辦公室檔案管理的工作效率

程然

(河北省承德市灤平縣人力資源和社會保障局，河北 灤平 068250)

摘要：人力資源和社會保障局辦公室檔案管理工作長期以來一直是不能忽視的工作內容,傳統的一些管理模式已經不在適用于辦公室檔案管理工作，需要進一步強化檔案管理工作職能,改進辦公室檔案管理工作方法，這樣才能提高整體工作效率，本文就辦公室檔案管理工作所存在的不足進行了分析，并提出了改進方法，以便更好的改進檔案管理工作。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；管理模式；提高；完善

辦公室作為人力資源和社會保障局中的一個重要組成部門，在單位中發揮了無法替代的作用。隨著單位之間、部門之間、員工之間分工不斷的細化，辦公室的功能和職責也更加清晰，在實際工作中，如何切實做好辦公室檔案管理工作，一直是社會、單位、個人關注的焦點問題。

無論從事什么工作，只有尋求更好的管理措施，才能提高工作效率，由此可見，非常有必要探討改進辦公室檔案管理工作提高工作效率的措施。

1辦公室檔案管理工作存在的問題分析

1.1檔案管理的意識不強

在我國，由于檔案管理專業人才的培養遠遠沒有跟上社會需求的步伐，因此，有的人力資源和社會保障局的領導沒有意識到辦公室檔案管理的重要性，經常指派單位里面一些快要退休的、懷孕的女性等工作人員兼職在從事，很少有專業的人士來從事，這就導致現代辦公室檔案管理的意識不強。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏進一步對日常材料的搜集和保存，工作中的責任心有待進一步加強。

1.2辦公室檔案管理工作人員的素質有待提高

很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業的知識和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中有待解決的重要問題。隨著時代的發展，信息技術的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時代的步伐，在檔案管理工作中運用現代技術協助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應的現代辦公軟件操作技能。當面對這些問題時，現代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業技能相對缺乏、專業水平相對較低、缺乏足夠的運用現代辦公軟件的能力等問題。一些工作人員對信息技術和計算機技術只懂得簡單操作，導致先進的設施無法發揮應有的作用，自然會導致辦公室檔案管理工作效率低下，因此，必須認真對待辦公室檔案管理工作人員的素質問題，也是現代辦公室檔案管理發展中必須解決的問題。

1.3辦公室檔案管理缺乏系統型的管理模式

現代辦公室檔案管理的發展使得檔案的種類比較繁雜，自然也就給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進行記錄和整理。由于現階段檔案管理的信息化建設還沒有完全成熟，很多硬件設施沒有完全能夠支撐工作的需求，這也使得一些單位的檔案管理工作還停留在紙質文件管理的方式。多種類型數字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態，有些數據累計存儲在業務數據庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上，沒有建立一個系統型的管理模式。

2如何提高辦公室檔案管理工作的效率

2.1 進一步增強辦公室檔案管理意識，更新檔案管理理念

我國現階段有的人力資源和社會保障局對于辦公室檔案管理的管理意識不夠強，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國一些單位的辦公室檔案管理工作難以得到較大的進步，因此，增強單位辦公室檔案管理的意識，更新檔案管理理念就顯得尤其重要。首先，要提高單位領導對于辦公室檔案管理規范化關系的正確認識，立足于我國辦公室檔案管理的發展現狀，結合辦公室檔案管理的目標，應該堅持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會發展需求和單位自身發展目標的辦公室檔案管理意識。無論是從單位的管理決策還是單位的服務意識樹立等方面，都需要飽含辦公室檔案管理的意識。在單位的檔案管理運行中強化崗位責任制，盡量改善辦公室檔案管理中不合理的規章制度、強化檔案管理工作人員的愛崗敬業意識。

2.2提升工作人員的專業水平

檔案是一門專業性很強的學科，從檔案的收集、整理、保管、統計、檢索、利用、編研、鑒定等都有一套的理論和方法。檔案管理人員只有學習和掌握這些理論和方法，才能保證工作質量，提高工作效率。在未來的工作實踐中，一定要提升辦公室工作人員的這些專業水平，在選用辦公室檔案管理人員時，要實施嚴格的審核，選取業務能力好、工作責任心強的人員， 當工作人員上崗之后，應該定期進行教育培訓，不斷增強辦公室檔案管理人員的業務能力。

2.3加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。

根據檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數字化處理和轉換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制訂電子檔案管理辦法。

結束語

就現階段，人力資源和社會保障局辦公室在實際工作中涉及到的檔案會越來越多，給辦公室檔案管理工作帶來了很大難度。在今后的工作中，要不斷提高檔案管理質量，提高工作效率。只要我們以高度的職業責任感和較強的敬業精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規范化、科學化發展。本文在此分析了人力資源和社會保障局辦公室檔案管理工作中存在的問題，并探討了相應的改進措施，希望文中觀點可以為相關工作者開辟思路。

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中圖分類號:G271

文獻標志碼：A

文章編號：1671-1602(2016)02-0167-01