高校檔案信息化建設探討

李芬

(黃岡職業技術學院，湖北 黃岡 438002)

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高校檔案信息化建設探討

李芬

(黃岡職業技術學院，湖北 黃岡 438002)

摘要：在推進信息化進程的時代背景下，高校檔案信息化建設不斷深入，加快高校檔案館建設成為高校檔案工作的重要內容，從高校檔案信息化建設的重要性、存在的問題、建設的建議幾方面，提出高校檔案信息化建設方案。

關鍵詞：高校；檔案；信息化

1高校檔案信息化建設的重要性

1.1檔案信息資源為高校教學科研工作提供依據

教學檔案中記載著高校教學計劃、教學大綱、專業設置、課程設置、教學模式、教學改革和師資培訓中形成的計劃、方案、典型教案及聽課講評、統計報表、考試質量綜合分析、多媒體教學中形成的錄像帶、光盤等材料。高校學籍檔案還記載著學生在校學習的全過程及成績表，畢結業情況以及教學管理情況等。這些信息資源對高校的教學管理、教學改革、科研以及為學生出具畢結業證明、成績證明等提供了依據。

1.2檔案信息資源為高校各項工作提供參考

檔案中記載著學校過去幾年、幾十年各項工作的方針、政策以及具體執行的情況和效果，對于學校確定新的方針政策具有重要的參考作用，高校檔案中還有基建類、教學設備類、財會類、聲像學籍檔案等為各方面提供直接借鑒作用。因此檔案部門可以圍繞學校當前的中心任務和急需解決的問題，進行有關的檔案信息的收集、分析、篩選、編寫專題信息和綜述等，提供給學校領導、相關部門參考。

1.3檔案信息化建設有利于提高檔案工作效率

隨著檔案信息化建設的實施，辦公自動化的應用以及檔案網絡管理軟件的運用，從而實現網上移交檔案、網上歸檔、網上查檔，這就使得檔案收集、歸檔、查閱工作變得更為簡便、快捷，檔案部門人員也能騰出更多的時間用于檔案資料的整理，數據統計、檔案分析編研等，提高了工作效率，也避免了檔案因實體借閱造成的磨損和毀壞。

2當前高校檔案信息化的現狀與問題

新時期加強檔案信息化建設，探索檔案信息化新理念、新模式和新機制，首先需要認真梳理當前高校檔案工作中存在的問題，分析現狀，結合實際，制定科學的應對措施。檔案信息化程度還不高，距離數字檔案館的發展目標還有很大的差距，還有很多空白需要填補，概括起來，當前高校檔案信息化發展現狀表現為以下三個方面。

2.1現行管理方式及理念與當前信息化發展不相協調

高校檔案信息化建設包括檔案資源數字化建設、檔案信息數據庫建設、檔案信息資源的有序組織、檔案信息資源的開發利用以及檔案人才的培養等。在檔案管理理念與方式方法方面，還沒有脫離傳統的檔案工作方式，部分高校的檔案工作還是采取傳統人工紙質的管理理模式，對一些檔案信息還是人工筆錄、歸類以及統計，使得檔案管理的整體效率不高，且易出錯。另外，檔案信息化建設在多數高校已經開始實施，但是由于工作人員對傳統檔案管理模式的沿襲，加上對當前信息化手段的陌生，使得檔案信息化工作模式難以成為檔案工作的主流，造成檔案信息化建設滯后，與當前信息化發展趨勢不相協調。

2.2檔案信息化程度不均衡且總體偏低

近年來，在數字校園建設的帶動下，高校檔案信息化建設得到了較快的發展，但從總體情況看，高校檔案信息化發展不均衡，且程度偏低。受各種主客觀因素的影響，各高校檔案信息化發展情況不盡相同。在檔案管理方法和技術方面，依舊依賴傳統紙質檔案管理，其工作模式仍以實體檔案為主，雖然已經開始采用計算機與信息技術進行輔助管理，但多數僅限于對檔案目錄的信息化管理，檔案全文信息化管理還處于起步階段，信息化建設滯后于時代的發展，以數字檔案館和檔案知識服務體系建設為發展目標來衡量，高校檔案信息化發展還有很大的發展空間。

2.3設備落后，資金缺乏

要實現檔案信息資源有效的開發利用，必須配備適應其發展需要的基礎設備，如計算機軟硬件系統，文字掃描系統、網絡系統、檔案管理軟件系統等，雖然目前大多數高校檔案館(室)也都有了計算機，由于資金不足，檔案信息化建設得不到很好的配備，技術得不到很好的提高，致使檔案工作的信息化建設還滯后于現實的需求，達不到計算機檢索、查閱檔案資料、網絡傳輸信息等，大大制約了檔案開發利用工作的發展，影響了工作效率，阻礙了檔案工作信息化的進程。

3當前高校檔案信息化建設應采取的對策

高校檔案信息化建設促使檔案部門開展網絡服務,對于檔案部門和利用者來說都是一種革命性的變革,這不僅表現在利用的方式上,更是表現在工作理念上的主要變化。

3.1檔案信息化基礎設施建設

要把檔案信息化建設納入本單位的總體規劃,加強檔案信息化基礎設施建設,推進運用微機管理檔案進程,提高校檔案館(室)和各單位檔案室計算機和網絡技術應用水平,充分發揮檔案館(室)的各項功能和作用。加強內部局域網建設,實現檔案網絡與辦公網絡的接口,并在校園網上使用檔案網絡管理系統,完成各單位向校檔案館(室)的遠程歸檔,實現檔案工作數字化。

3.2檔案信息資源建設

充分利用信息化檔案管理軟件,有重點、分步驟地將現有檔案信息數字化。該項工作可以通過以下兩個途徑實現:一是由學校各個基層單位將本年度產生的歸檔文件目錄按照檔案部門的要求直接錄入到檔案網絡管理系統中,這樣可以減輕檔案部門日常歸檔的工作壓力,又使得學校各個部門的文件材料信息能及時、完整地進入檔案信息數據庫,方便本單位的有關人員了解工作情況,同時加快檔案信息資源網上共享的發展進程。二是檔案部門組織大量人力,通過人工輸入的方式,將現存檔案案卷目錄轉化為機檢數據。根據電子檔案接收、保管、利用的技術方法,加強對學校各單位電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督指導,保證有保存價值的電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性。按照電子文件與紙質文件并存的原則,實行電子文件和紙質文件歸檔雙軌制,有計劃、有步驟地對本單位的檔案資料進行數字化技術處理。

3.3檔案管理應用系統建設

要遵循“規范、先進、實用”的原則,既要滿足當前工作需要,又要兼顧信息技術發展的趨勢。進一步加大檔案管理軟件推廣工作力度,提高檔案管理技術和應用水平,為保證檔案信息交換和實現檔案信息資源共享創造條件。加強檔案信息建庫入網工作,把檔案數據庫作為學校重要信息資源,納入學校網絡辦公的總體格局中,逐步構建全校檔案文獻數據庫。充分利用和發揮網站的作用,使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。在校園網信息平臺上,建立檔案網站,有計劃地上載開放檔案目錄和現行文件目錄,并積極創造條件上載已公開的檔案全文信息,提供網上查詢和使用服務。

3.4明確服務重點是關鍵。檔案服務工作必須圍

繞核心檔案信息資源，確定核心服務對象或用戶群體，把握核心用戶的需求與工作特性，以此為基礎構建檔案信息服務體系。近年來，個性化服務受到檔案界的關注。個性化服務是在特定檔案信息資源與潛在用戶之間建立起關聯性，進而從用戶特性出發選擇適宜的服務對策，而針對核心檔案信息資源開展個性化服務無疑是有效個性化服務的關鍵。現階段，高校檔案個性化服務，應圍繞高校人才培養與科學研究這兩方面核心工作來展開。具體說來，應做好畢業論文檔案，以保障管理部門相關工作的有效開展；應做好學籍檔案網上檢索與服務工作，為用人單位提供便利的學歷審查服務；建立畢業生就業與成長檔案，為大學社會聲譽評估和改進學生培養工作提供科學依據；做好教師科研檔案的系統管理與服務工作，為科研管理提供有效服務；做好各類評估檔案的管理與服務工作，為黨政決策提

供重要依據；建立校內各級各類干部專門數據庫，為有效使用與管理干部提供依據。建立基礎設施檔案數據庫，為基礎設施維護與校園建設提供依據，等等。

3.5加大投入力度

檔案信息化建設是一項大投入、長積累、晚見效的工作,要加大檔案信息化建設資金的投入力度,以緩解檔案信息化建設資金總量不足、供需矛盾突出的問題。實現檔案信息化,最基本的投入渠道只能是財政,檔案部門不創造物質財富,也無創收渠道,經費只能由財政供給。檔案部門要理直氣壯地爭取領導重視和支持,將其列入信息化工程,解決預算經費,一次難以到位的可確定基數,分年兌現。同時,堅持爭取財政支持與積極自籌相結合,注意發揮自身的主觀能動性,廣開籌資渠道,爭取多方面支持,多渠道解決。

參考文獻：

[1]倪麗娟.面向社會開發高校檔案信息資源[J].機電兵船檔案，1999(6):55-57.

作者簡介：李芬(1972.10-)，女，黃梅，職稱：副研究館員，方向：檔案。

中圖分類號：G271

文獻標志碼：A

文章編號：1671-1602(2016)14-0228-02